Pierwszym etapem do osiągnięcia korzyści biznesowych wynikających z wdrożenia systemu BPM jest jego optymalny wybór. Szerzej opisywaliśmy to zagadnienie w artykule „BPM – recepta na skuteczną optymalizację firmy?”. Po zidentyfikowaniu w swojej organizacji takich problemów jak: nieskuteczna komunikacja, zbyt duża liczba błędów ludzkich (przeoczenia, niedopełnienia obowiązków) czy kłopotów związanych z przepływem informacji, warto wdrożyć proces analizy rynku i wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania Business Process Management. Oczywiście wdrożenie aplikacji pochodzącej od wiarygodnego dostawcy jest dużo bardziej korzystne już na starcie, jednak kolejne profity odczuwalne są także w przyszłości, w trakcie długich miesięcy pracy z wybranym systemem. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy są m.in. systematyczne aktualizacje – poprawki błędów oraz wdrożenia nowych funkcji, które sprawiają, że aplikacja cały czas pozostaje w pełni efektywna na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Ponad 1000 usprawnień w cztery lata – BPM zawsze w dobrym stanie

Świetnym przykładem stale aktualizowanego systemu BPM jest rozwiązanie firmy IBM. Dość powiedzieć, że premiera aplikacji IBM BPM oznaczonej numerem 8.5 była w roku 2012. Przez cztery lata, aż do wersji 8.5.7, producent przygotował ponad… 1000 ulepszeń, nowych funkcji, poprawek mniejszych błędów (również tych zgłaszanych przez samych użytkowników) oraz wiele usprawnień. Ciekawostką jest fakt, że nad rozwojem tego narzędzia czuwa na stałe ponad 600 programistów.

Zmiany te dotyczyły praktycznie każdego aspektu działania systemu. Jednym z nich jest odciążenie całej struktury aplikacji. Dzięki temu IBM BPM stał się szybszy w instalacji oraz bardziej intuicyjny w konfiguracji. Zoptymalizowany został również sam proces realizacji wdrożenia w struktury firmy (m.in. poprzez wprowadzenie wizualnego edytora dla plików konfiguracyjnych), co niesie za sobą wymierne skutki biznesowe. Szybciej jesteśmy w stanie rozpocząć pracę z programem i podejmować decyzje biznesowe na podstawie ustrukturyzowanej analizę danych. Ważną zmianą jest również ulepszony silnik procesowy dostosowany do różnych sposobów budowania procesów. Część z nich może być bowiem tworzona w sposób uporządkowany, inne mogą zawierać w sobie także pewną liczbę zdarzeń ad hoc. Zdarzają się także procesy całkowicie pozbawione struktury.

Inną ważną zmianą jest wdrożenie nowego portalu procesowego pozostającego w pełnej zgodności z portalem w wersji 8.5. Co istotne, jest on w pełni kompatybilny z urządzeniami mobilnymi, dzięki obsłudze specyficznych cech małych i średnich ekranów. Ciekawostką jest także możliwość prezentowania na jednym ekranie zadań pochodzących z wielu serwerów procesowych w jednym momencie. Producent zapowiada również, że w niedalekiej przyszłości w mobilnej wersji portalu procesowego pojawiać się będą kolejne funkcje zbliżające go w pełni pod względem funkcjonalności do jego desktopowego odpowiednika.

W IBM BPM stale aktualizowane oraz udoskonalane są rozbudowane funkcje raportowania m.in. dynamiczne dashboardy, które różnią się swoją zawartością w zależności od tego, czy przegląda je właściciel procesów (możliwość śledzenia wydajności w kontekście oczekiwań), lider zespołów (wizualizacja oraz zarządzanie pracą zespołu) czy członek zespołu projektowego (uproszczony widok zadań, ich harmonogramów oraz własnej wydajności). Co prawda, nie są one jeszcze dostępne w wersji na urządzenia mobilne, jednak wdrożenie tej funkcjonalności planowane jest w niedalekiej przyszłości.

Kamieniem milowym w rozwoju IBM BPM było także zintegrowanie w ramach jego struktur technologii Spark. Apache Spark to działająca na zasadach Open Source platforma klastrowego przetwarzania danych wyposażona w pamięć operacyjną w celu szybszego wykonywania operacji analitycznych. Rozwiązanie to ceni się za łatwość obsługi, zwłaszcza jeśli chodzi o tworzenie algorytmów wykorzystujących informacje pochodzące ze złożonych danych. Warto podkreślić, że już w 2014 r. Spark został wyznaczony na jeden z najważniejszych projektów Apache i wciąż dynamicznie się rozwija.

Należy także zauważyć, że producent IBM BPM cały czas aktywnie pracuje nad pełnym przeniesieniem narzędzia Process Designer (odpowiedzialnego za projektowanie i programowanie procesów) do przeglądarki. Warto podkreślić, że funkcjonalność ta jest już dostępna w wersji webowej od dłuższego czasu. Jej funkcjonalność pozostawała jednak niepełna. Obecnie internetowa wersja narzędzia jest już w większości zgodna ze swoim desktopowym odpowiednikiem. Całkowite zrównanie funkcjonalności nastąpi w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

Sporą pracę wykonano także w temacie lepszej administracji procesami. Znacznie udoskonalono m.in. narzędzie monitora procesów (bardziej skuteczne realizowanie audytów wykonania usług), usprawniono instrumentację, dodano możliwości definiowania alertów dla administratora, funkcję wykrywania oraz zatrzymywania tzw. wiecznych pętli, poprawiono również wizualizację procesów nie zawierających tzw. humantasków.

Aktualny BPM to skuteczny BPM

Ogromna liczba aktualizacji IBM BPM oraz wdrażanych nowych funkcji pokazuje, jak istotną rolę w procesie wyboru systemu powinna pełnić wiarygodność dostawcy. To głównie od jego sprawności zależy, czy posiadana przez nas aplikacja odpowiadać będzie na najnowsze trendy obecne na rynku. Powyższe skutkuje zaś lepszą skutecznością biznesową oraz konkurencyjnością naszej firmy.

Zapraszamy do zapoznania się z oficjalną stroną IBM BPM.