Awangarda technologiczna w energetyce cieplnej

Gdańskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej zrealizowało rozbudowane projekty centralizujące strukturę technologiczną i zarządczą oraz optymalizujące najważniejsze funkcje w grupie GPEC.

Efektem wdrożenia jest radykalny wzrost wydajności kluczowych procesów biznesowych związanych z dostawami ciepła. Podstawowym wyzwaniem do dalszego wzrostu firmy było scentralizowanie i ujednolicenie procesów biznesowych sześciu spółek grupy GPEC. Punktem wyjścia była rozproszona struktura, w której spółki nie miały wspólnych procesów ani IT nawet na poziomie domeny, rozwiązania IT były modelowym przykładem architektury spaghetti, co utrudniało zarządzanie firmą.

Informatyka porządkuje procesy

W ramach projektu centralizacji funkcji wdrożono szynę integracyjną, która połączyła kluczowe systemy między sobą i spółkami grupy GPEC – organizacja została objęta jednorodną, uporządkowaną infrastrukturą IT. Efektem jest imponujący wzrost wydajności, redukcja kosztów operacyjnych i możliwość pełnej koordynacji prac między spółkami. Zlikwidowano silosy informacyjne, a zarządzanie grupą weszło na nowy poziom.

Tomasz Klajbor, kierownik Działu IT, GPEC

Naszą ambicją jest utrwalenie wizerunku IT jako rzetelnego partnera biznesowego dla naszych klientów. Zaczynaliśmy dwa, trzy lata temu jako centrum kosztów. W ciągu dwóch lat zbudowaliśmy model oparty na usługach i wdrożyliśmy procesy według najlepszych praktyk ITIL.

Centralizacja spowodowała zmianę sposobu zarządzania wszystkimi spółkami w Grupie GPEC, ujednoliciła kulturę organizacyjną i zasady współpracy. Pozwoliła wprowadzić model zarządzania poprzez funkcje, które odpowiadają za realizację procesów i projektów we wszystkich spółkach grupy GPEC” – mówi Łukasz Pawłowski, dyrektor ds. rozwoju GPEC.

Finalista konkursu "Computerworld Lider Informatyki 2015"

w kategorii "Sektor użyteczności publicznej": Gdańskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej.

Radykalnie wzrosła wydajność i jakość kluczowych procesów biznesowych, m.in.: zarządzania grupami brygad pracowników, pracą planistów, włączeniami i wyłączeniami węzłów cieplnych itp. Skrócono czas realizacji zadań wykonywanych przez pracowników terenowych, zmniejszono koszty operacyjne obszaru techniki, wyeliminowano powielanie informacji w różnych systemach. Było to możliwe dzięki nastawieniu Działu IT jako partnera biznesowego. „Mamy ambicję być ambasadorem technologii w naszym biznesie. Chcemy nie tylko realizować potrzeby klienta, ale je kreować” – podkreśla Tomasz Klajbor, kierownik Działu IT w GPEC.

Pełna koordynacja pracy

Duże korzyści z optymalizacji obszaru techniki widoczne są po stronie planistyki i zarządzania pracą brygad ciepłowniczych. Wdrożony przez GPEC system Field Force Automation (FFA) składa się z modułów dla planistów i zarządców oraz mobilnej aplikacji dla pracowników terenowych (brygadzistów).

Proces doboru ludzi do prac przy węzłach w terenie został zautomatyzowany. Zaszyte w systemie skrypty dobierają pracowników według kwalifikacji, znajomości danego węzła itp. Tak tworzony kalendarz jest widoczny dla wszystkich zainteresowanych, a jego poszczególne elementy można dowolnie filtrować według potrzeb.

Całość wspierana jest flotą urządzeń mobilnych z technologią NFC. Pracownicy otrzymują na żywo powiadomienia push, dobór optymalnych tras przejazdu uwzględniający sytuację na drogach, rodzaj interwencji itp. Całość wspierana jest przez tagi NFC rozmieszczone w węzłach ciepłowniczych obsługiwanych przez GPEC. Brygadziści odczytują tagi, mogą predefiniowanym opisem oznaczyć sytuację na miejscu, zrobić zdjęcie, notatkę głosową itd. Moment później wprowadzone przez pracowników dane pojawiają się w systemie widoczne dla planistów w siedzibie firmy.

Łukasz Pawłowski, dyrektor ds. rozwoju, GPEC

Dzięki przeprowadzonym wdrożeniom jesteśmy w stanie szybciej i skuteczniej działać na rzecz realizacji potrzeb naszych klientów. Po stronie organizacji mamy zaś dokładniejszą wiedzę, która pozwala nam podejmować lepsze decyzje

Aplikacja mobilna stała się jednym z podstawowych narzędzi wspierających pracę brygadzistów, radykalnie poprawiając ich wydajność.

Strategia GPEC obejmuje sukcesywny rozwój rozwiązań mobilnych. „To kierunek, w którym widzimy zasadniczą szansę dla biznesu. Kiedy wdrożymy CRM, zamierzamy uruchomić aplikację mobilną e-BOK dla klientów” – mówi Tomasz Klajbor. Mobilne interfejsy będą wdrażane także dla innych kluczowych systemów wykorzystywanych w organizacji.

Miara sukcesu

Wdrożone projekty radykalnie uprościły architekturę IT i podniosły wydajność GPEC. Miarą może być podstawowy proces biznesowy dostawców ciepła: efektywność procesu włączeń i wyłączeń, która wzrosła radykalnie po zakończonym procesie optymalizacji funkcji technicznej i centralizacji środowiska IT w GPEC. „Proces włączeń i wyłączeń dostaw ciepła jest najbardziej krytycznym procesem w całej organizacji. Dzięki nietypowemu zastosowaniu systemu Workflow podnieśliśmy jego efektywność, skracając czas realizacji zgłoszenia klienta o ponad 80%” – mówi Michał Polak, menedżer ds. projektów IT w GPEC.

Wzrost wydajności GPEC w liczbach

  • 80-proc. wzrost efektywności procesu włączeń i wyłączeń
  • 90-proc. redukcja średniego czasu przekazania zgłoszenia od planisty do brygadzisty – 240 min w 2013 r. do 25 min w 2014 r.
  • 72% mniej nadgodzin przepracowanych przez załogę GPEC – z 208 w 2013 r. do 59 w 2014 r.
  • 20-proc. wzrost wydajności pozostałych procesów w efekcie centralizacji funkcji między spółkami GPEC