Pracownicy spędzają dużo czasu na realizowaniu powtarzalnych zadań, takich jak: rozsyłanie dokumentów do zatwierdzenia, cykliczne wprowadzanie tych samych danych do arkuszy kalkulacyjnych, wyszukiwanie plików. Wiele procesów biznesowych, które mogą być przeprowadzone przez maksymalnie kilkadziesiąt minut, trwa nierzadko kilka godzin lub nawet dni. Firmy, które postawią na rozwiązania do automatyzacji procesów, zyskają więcej czasu i poprawią produktywność. To przełoży się także na oszczędności finansowe.

Business Process Automation (BPA) skupia się na wykorzystaniu technologii do automatyzacji procesów w całej organizacji. Procesy definiuje zaś jako działania, które prowadzą do osiągnięcia określonych celów. Przykłady obejmują zamawianie towarów, zatwierdzanie umów, czy nawet wdrażanie (onboarding) nowych pracowników. Każdy proces mający tendencję do podążania za predefiniowanym przepływem pracy od początku do końca i jest powtarzalny, możemy poddać automatyzacji.

Obecnie znajdziemy na tyle rozbudowane i dopracowane rozwiązania do automatyzacji, że wielu zadań nie musimy już realizować manualnie. BPA pozwala na wykonywanie wielu rutynowych czynności za pomocą oprogramowania. Jak wynika z badania WorkMarket 2020 zrealizowanego wśród 200 liderów i 200 pracowników firm z różnych sektorów, 53% ankietowanych stwierdziło, że dzięki automatyzacji zadań może zaoszczędzić dwie godziny dziennie. Ponadto wdrożenie automatyzacji sprawia, że pracownicy mogą poświęcać czas na realizację ciekawszych i bardziej przydatnych dla firmy zadań.

Automatyzacja nie tylko oszczędza czas

Kiedy zdecydujemy się na automatyzowanie procesów biznesowych, zyskamy więcej czasu i poprawimy produktywność. Oprócz tego uda się osiągnąć co najmniej kilka dodatkowych korzyści.

Automatyzacja to dobry start dla firmy, która przeprowadza cyfrową transformację. Zapoczątkuje kulturę ciągłej zmiany, w której najpierw zautomatyzujemy kilka procesów, a później wprowadzimy kolejne optymalizacje. Zyskamy przy tym większą transparentność, ponieważ automatyzacja wymaga przejrzystości procesu już na etapie jego projektowania. W trakcie automatyzowania procesu lepiej zorientujemy się, jak wykonywane jest dane zadanie i ile osób jest przy nim angażowanych (i do czego). Już sam fakt przeprowadzenia takiej analizy umożliwi wprowadzenie poprawek w przepływie pracy. Co więcej, mapowanie procesów może później zapewnić przejrzystość wszystkim pracownikom, a także służyć jako zasób szkoleniowy dla firmy.

Jasno określona odpowiedzialność, konfigurowalne powiadomienia, cenne spostrzeżenia i krótszy czas realizacji – wszystko to wiąże się z automatyzacją procesów. Już na etapie projektowania uda nam się wyeliminować niektóre niepotrzebne działania, by ulepszyć poszczególne przepływy. Gotowe, zautomatyzowane procesy przyczynią się do poprawy wydajności, ale też do uzyskania lepszej dokumentacji w zakresie zgodności wykonywania zadań. Rejestrowany będzie każdy szczegół konkretnego procesu, co sprawi, że podczas audytów będzie można bez problemu zweryfikować, czy poszczególne aktywności wykonywane są zgodnie z wytycznymi i wymogami prawnymi.

Finalnie automatyzacja procesów zapewnia standaryzację, która pomaga pozycjonować organizację jako niezawodną i taką, na której można w pełni polegać. To z kolei przełoży się na zwiększone zadowolenie klientów, ponieważ konsekwentnie będą spełniane poszczególne obietnice.

BPA vs BPM vs RPA

W świecie rozwiązań automatyzujących pracę jest co najmniej kilka ich typów. Warto wskazać najważniejsze różnice. I tak, BPA jest często uważane za podsegment szerszej funkcji zarządzania procesami biznesowymi (BPM – Business Process Management). Rozwiązania BPM koncentrują się na opracowywaniu, wdrażaniu i utrzymywaniu struktur i procesów biznesowych. Określają, czym właściwie są procesy i jak powinny działać. Z kolei BPA przejmuje istniejące procesy i usuwa lub zmniejsza pracę wykonywaną manualnie przez personel. Rozwiązania BPA najczęściej nie obsługują etapu tworzenia lub edycji procesu, lecz skupiają się na optymalizacji już istniejących procesów. Ponieważ BPA często jest określane jako jedna z funkcji BPM, wiele platform BPM zawiera również wbudowane funkcje BPA.

Często dochodzi do zamieszania między oprogramowaniem BPA a RPA (Robotic Process Automation). Każdy rodzaj oprogramowania co prawda automatyzuje czynności biznesowe, ale wykorzystuje do tego różne metody. BPA umożliwia przede wszystkim ręczne konfigurowanie i wdrażanie automatyzacji procesów za pomocą workflow builderów, czyli specjalnych kreatorów do przepływów pracy. Rozwiązania RPA wchodzą z kolei w interakcję z GUI (interfejsy graficzne) innych programów, wykorzystując zautomatyzowane boty do realizacji zadań. Platformy BPA i RPA nie wykluczają się wzajemnie i mogą integrować się ze sobą w ramach jednej organizacji, aby wypełniać luki w przypadku współpracy z poszczególnymi programami i procesami.

RPA wykorzystuje m.in. inną strategię niż ta z BPM/BPA. W przypadku platform RPA mamy do czynienia z programowymi robotami AI, które obserwują, w jaki sposób aplikacje korporacyjne są wykorzystywane przez pracowników w ich obecnym stanie. Następnie można wdrażać automatyzację tych zadań, przyspieszając pracę. Zamiast zmieniać sposób, w jaki aplikacje współdziałają ze sobą, tak jak robi to BPM, roboty RPA zarządzają istniejącymi powtórzeniami w przepływie pracy, bez zmiany sposobu.

Podsumowując, BPM zapewnia zarządzanie przepływem pracy i optymalizację poprzez tworzenie i ulepszanie przepływów. BPA jest metodą stosowaną do uproszczenia tych przepływów pracy, a RPA zapewnia programową (boty AI) automatyzację już zdefiniowanych i istniejących przepływów.

Chmura i połączenie z low-code

Wiele platform BPM oferuje obecnie dodatkowe możliwości w zakresie tworzenia prostych aplikacji przy użyciu platform low-code. Dostawcy rozwiązań dążą do tego, aby organizacje mogły relatywnie łatwo tworzyć aplikacje biznesowe, procesy, a także usprawniać przepływy pracy – i wszystko z poziomu jednej platformy. Ze względu na to, że stosowane są rozwiązania low-code, do tworzenia i edycji poszczególnych projektów nie trzeba angażować programistów – zwykle wystarczy, aby specjalista IT rzucił jedynie okiem na gotowe rozwiązania i ocenił, czy warto coś zmienić. Zdecydowana większość zadań jest z kolei możliwa do realizacji przez osoby bez doświadczenia i wiedzy technicznej. Platformy umożliwiają dostęp do licznych kreatorów, wstępnie skonfigurowanych systemów, czy też gotowych funkcji-bloków, z których udaje się „składać” poszczególne procesy i przepływy pracy.

Kolejny trend to coraz częstsze przechodzenie do chmury. Większość nowoczesnych platform BPM działa w chmurze, choć ciągle są jeszcze wersje do wdrażania on-premise (w siedzibie firmy). Jeśli firma może sobie pozwolić na aplikację chmurową, na pewno przyspieszy to samo wdrożenie i zmniejszy jego koszty. Z drugiej strony zdarza się, że organizacja ma np. określone wymagania odnośnie do tego, gdzie przechowywane są dane, czy też kto może uzyskać do nich dostęp. Pojawiają się również ograniczenia prawne, np. w przypadku przechowywania danych wrażliwych. Wówczas może się okazać, że lepszym – a nawet jedynym – rozwiązaniem jest wdrożenie on-premise.

Niezależnie od przyjętego modelu poleganie na rozwiązaniach automatyzujących znacznie usprawnia pracę, redukuje koszty i zwiększa wydajność. Firmy, które chcą budować przewagę konkurencyjną i świetnie prosperować w gospodarce cyfrowej, nie mogą sobie dziś pozwolić na ignorowanie platform do automatyzacji.