Automat prawdę ci powie

Użytkownicy modułów HR systemów ERP są w sytuacji kierowcy malucha, który nagle przesiadł się do luksusowego auta.

Użytkownicy modułów HR systemów ERP są w sytuacji kierowcy malucha, który nagle przesiadł się do luksusowego auta.

Oba samochody pełnią podobne funkcje. Jednak komfort jazdy, a także dodatkowe wyposażenie sprawiają, że nie ma między nimi żadnego porównania. Podobnie ma się rzecz z systemami kadrowo-płacowymi i modułami HR. Podstawowym zadaniem tych produktów jest naliczanie płac, zarządzanie informacjami na temat pracowników i wymiana danych ze stosownymi urzędami. Jednak skala możliwości otwierająca się przed działami kadrowymi, w których wdrożono moduł wspierający zarządzanie kadrami jest znacznie szersza. Polscy menedżerowie, "przesiadający się" ze starych systemów kadrowo-płacowych na systemy zintegrowane zawierające moduły HR, są nimi oszołomieni. Często nie potrafią wykorzystać funkcji oferowanych przez zakupiony system, a część jego wyposażenia wydaje się im początkowo nieprzydatna czy wręcz zbyteczna.

Pierwsze wejście

Moduły do wspomagania zarządzania kadrami pojawiły się w ofercie producentów systemów ERP dwa i pół roku temu. Początkowo nie były zbyt popularne. Dziś działają w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach różnych branż. Są wśród nich m.in. Polska Telefonia Cyfrowa, poznańskie zakłady Volkswagena, Agora czy Huta im. Tadeusza Sendzimira.

Dotychczas podstawowym bodźcem, który skłaniał przedsiębiorstwa do zakupu modułów HR, był przymus. Firmy decydowały się na wymianę systemów w obliczu problemu roku 2000 albo w momencie, gdy okazywało się, że używane dotychczas rozwiązanie jest już skrajnie niewydolne. Dlatego też od nowych modułów oczekiwano przede wszystkim jednego - bezkolizyjnego przejęcia funkcji realizowanych przez stary system. Właśnie na odwzorowaniu użytkowanych dotychczas funkcji w nowym systemie zakończono wszystkie zrealizowane do tej pory projekty. W firmach wdrożono funkcje związane z naliczaniem płac i ewidencją czasu pracy, zarządzaniem dokumentacją kadrową oraz wymianą danych z ZUS-em i urzędami skarbowymi. Ten wycinek funkcjonalności modułów HR - bardzo trudny ze względu na ciągle zmieniające się przepisy prawne i finansowe - jest jednak marginalny z punktu widzenia korzyści, jakie mógłby przynieść firmie taki moduł.

Dobra podstawa

Moduły HR w systemach ERP spełniają podstawowe oczekiwania użytkowników - tak jak luksusowy samochód zaspokaja większość oczekiwań kierowcy malucha. Są stabilne, wydajne, pozwalają na szybkie naliczenie płac i urlopów wraz z uwzględnieniem wszystkich czynników wpływających na ich wysokość. Umożliwiają tworzenie raportów służących do wielowymiarowych analiz polityki personalnej firmy. Ich wdrożenie zwolniło pracowników działów kadr z większości obowiązków związanych z ewidencją pracowników.

Oczywiście wszyscy użytkownicy systemów mają również pewne, czasem poważne, zastrzeżenia względem funkcjonowania systemów. Dotyczą one głównie problemów z edycją i drukowaniem dokumentów. To prawdziwa pięta achillesowa niemal wszystkich modułów wspomagających zarządzanie kadrami. Do legendy w niektórych firmach urosły już przygody z drukowaniem list płac, które pojawiają się nie na tej drukarce co powinny, a w dodatku są znacznie dłuższe niż jest to konieczne. Wiele z wdrożonych systemów ma do tej pory problemy z wyliczaniem urlopów czy naliczaniem wynagrodzeń za pracę w warunkach określanych przez prawo jako szkodliwe. Bardziej zaawansowani użytkownicy systemów narzekają również na trudności w projektowaniu kolejnych raportów. Mimo iż każdy z modułów HR oferowanych na naszym rynku ma specjalne mechanizmy wspomagające samodzielne tworzenie różnego rodzaju zestawień, pracownicy działów kadr oczekują większych ułatwień w tych sprawach.

Osobną kategorię problemów stanowią kłopoty ze wsparciem ze strony dostawców systemów. Jest to rzecz priorytetowa, ponieważ większość zmian w prawie regulującym problemy związane z płacami i zarządzaniem kadrami jest podawana do wiadomości niemal w przeddzień ich wejścia w życie. Oznacza to konieczność szybkiej, a przy tym nierzadko gruntownej ingerencji w system, przy której nie można obejść się bez pomocy fachowca. Użytkownicy skarżą się, że dostawcy oprogramowania do ostatniej chwili zwlekają z dokonaniem koniecznych poprawek. Zwykle przy tej okazji pojawiają się także problemy związane z podziałem odpowiedzialności, a więc także i płatności za dokonane zmiany.

Najtrudniejszy... drugi krok

Prawdziwe korzyści, ale i prawdziwe kłopoty są wciąż przed firmami, które zdecydowały się na zakup modułów HR. Po ujednoliceniu źródeł danych i uregulowaniu spraw związanych z obiegiem dokumentów oraz naliczaniem płac, przyszedł czas na wdrożenie funkcji wspomagających zarządzanie szkoleniami, rekrutację wewnętrzną i zewnętrzną, ocenę pracowników czy planowanie sukcesji. Tak naprawdę dopiero po ich wdrożeniu będzie można mówić o prawdziwych różnicach między rozwiązaniami oferowanymi na rynku. Dopiero wtedy również będzie można oceniać prawdziwe korzyści płynące z informatyzacji działów kadr.

Niestety, nawet w największych i najbardziej renomowanych przedsiębiorstwach nie ma procedur, regulujących czynności, które miałyby teraz znaleźć odwzorowanie w systemie. Dlatego wdrożenie nowych funkcji musi być związane ze zdefiniowaniem wymagań stawianych pracownikom, wypracowaniem formalnych metod oceny kandydatów ubiegających się o pracę, uporządkowaniem i ujednoliceniem systemu ocen personelu. Będzie to znacznie trudniejsze niż późniejsze odwzorowania tych funkcji w systemie, tym bardziej że w wielu firmach stworzenie takich mechanizmów może oznaczać prawdziwą rewolucję, która będzie dotyczyć nie tylko działów kadr, ale także kierowników średniego i wyższego szczebla.


TOP 200