Atuty najemników

Czy outsourcing to tylko kolejne, nowe, anglojęzyczne słowo związane z informatyką, czy też coś praktycznego, co może się przydać?

Czy outsourcing to tylko kolejne, nowe, anglojęzyczne słowo związane z informatyką, czy też coś praktycznego, co może się przydać?

Dzisiejsze systemy informatyczne to aplikacje, do których realizacji trzeba zatrudniać sporą grupę fachowców i angażować niemałe fundusze. Proces przygotowania się do realizacji takiego systemu absorbuje siły zarówno informatyków i użytkowników, jak i menedżerów zarządzających firmą. W czasie podejmowania decyzji o stworzeniu systemu powstaje pierwsze poważne pytanie: Tworzymy system sami czy zlecamy jego wykonanie na zewnątrz? Jeżeli prace wykona firma zewnętrzna, wtedy można mówić o outsourcingu.

Coś nowego?

Przyglądając się outsourcingowi z boku, nie zauważymy niczego niezwykłego. Jedna firma wynajmuje inną, by ta wykonała na rzecz tej pierwszej konkretną pracę. Sprawa stara jak świat, dlaczego więc wszyscy mówią, że to coś nowego.

Wyjaśniając, powołam się na niezwykle wymowny przykład budownictwa. Stawianie domu to proces, w którym uczestniczy wiele osób różnych specjalności: murarze, ślusarze, tynkarze, dekarze, stolarze, posadzkarze, hydraulicy, malarze, kierowcy, dźwigowi itp. Najpierw stawia się dom, później go wyposaża, tynkuje i maluje. Grupy specjalistów przy dobrze zorganizowanej pracy przemieszczają się z jednej budowy na drugą bez przestojów w oczekiwaniu na pracę. Jeżeli jednak wyobrazimy sobie, że na budowie będziemy mieli za dużo ślusarzy, to jest już pewien problem. Do czasu wstawienia drzwi ślusarze będą się nudzić. A często bywa tak, że specjaliści, zamiast przechodzić z budowy na budowę, marnują czas czekając aż nadejdzie ich pora i rzeczywiście wszyscy będą potrzebni.

Inny przykład. Po zakończeniu budowy utrzymaniem budynku zajmuje się jeden administrator, który w przypadku awarii czy planowanego remontu jest "uzupełniany" przez brygadę fachowców zatrudnianych w określonym celu przez administrację. Administracji jednego budynku nie opłaca się utrzymywać na stałe fachowców wszystkich rodzajów specjalności. Są takie administracje, które - mając pod zarządem wiele budynków - zatrudniają fachowców specjalizujących się w usuwaniu najczęściej występujących awarii. Nigdy jednak nie zdarzyło się, by administracja zatrudniała fachowców od wszystkiego, a już na pewno w takiej liczbie, aby we własnym zakresie budować domy.

W pierwszym przykładzie mamy do czynienia z sytuacją, gdy inwestor jest zmuszony do ponoszenia sporych nakładów, związanych z utrzymywaniem zbyt dużej liczby specjalistów rzadko wykorzystywanej dziedziny. W drugim przykładzie starałem się pokazać, że nie jest to konieczne. Mając dostępne środki, łatwo możemy zatrudnić specjalistów z dużą praktyką, funkcjonujących na rynku, na którym stale doskonalą swoje umiejętności. Rynek ponadto ma tę zaletę, że przed podjęciem decyzji można przyjrzeć się każdemu kandydatowi. Jakość specjalisty przed kupieniem jego usług można ocenić za pomocą referencji lub własnych obserwacji rynku.

Żołnierz w teorii

Jeżeli do tych dwóch przykładów dorzucimy rachunek ekonomiczny, to prosta wydaje się myśl tego, który pierwszy skorzystał z dobrodziejstwa outsourcingu. Zbyt drogie jest utrzymywanie kosztownych specjalistów, którzy nic nie robią. Dobrych specjalistów zawsze można zatrudnić za określone pieniądze.

Mając środki, menedżer może decydować o sposobie ich wydawania. Niejednokrotnie zdecyduje, że lepiej będzie zatrudnić specjalistę-praktyka, doskonalącego swoje umiejętności w wielu przedsięwzięciach na rynku, niż utrzymywać nawet najlepszego mistrza, który wiedzę opanował jedynie w teorii. To tak, jakby porównywać rezerwistę z żołnierzem służby czynnej. Ten pierwszy pamięta, jak się strzela, lecz drugi umie trafić w cel. W razie wojny lepiej korzystać z usług drugiego. Jeżeli jednak nie ma wojny, to po co utrzymywać kosztowną dużą armię? W razie czego korzystniej zatrudnić najemników.

Własnymi czy cudzymi siłami

Udało mi się spotkać dwie firmy skrajnie postrzegające kwestię outsourcingu. W jednej starano się kurczowo robić wszystko we własnym zakresie. Prace zasadnicze poprzedzano długimi szkoleniami rzeszy własnych informatyków. Gdy rozpoczęto praktycznie stosować wiedzę poznaną na szkoleniach, szybko okazało się, iż teoria prezentowana na kursach nijak ma się do praktyki. Konieczne stało się zatrudnianie konsultantów mających doświadczenie. Dopiero ich profesjonalizm pozwolił nie błąkać się po obszarach niewiedzy. Nim wiedza konsultantów została wchłonięta przez przeszkolonych informatyków, minęło sporo czasu, budżet przewidziany na przedsięwzięcie wyczerpał się, a system, który miał unowocześnić firmę, do dziś nie powstał. Ponadto większość przeszkolonych informatyków, znudzona brakiem tempa prac, zmieniła pracę na ciekawszą.

W drugim przedsiębiorstwie firmy zewnętrzne są zatrudniane do ściśle określonych prac, a po ich zakończeniu i przekazaniu - wycofywane. Zespół informatyków, pozostających na stałe w tej firmie, jest wystarczający jedynie do utrzymywania systemów, stworzonych przez firmy zewnętrzne. Jego rozwój jest zapewniony dzięki udziałowi informatyków w przedsięwzięciach na zasadzie obserwatora. W firmie tej systemy informatyczne powstają szybko i sprawnie.

Układ współpracy z zewnętrznymi firmami pozwala dobrze planować i przewidywać koszty związane z inwestycjami informatycznymi. Firma korzystająca z outsourcingu, zawierając umowę, ma pewność, że przedsięwzięcie zostanie przeprowadzone w ramach określonego budżetu, gdyż ryzyko związane z przekroczeniem jest przeniesione na firmę zewnętrzną. Przedsiębiorstwa zawierają długofalowe umowy z zewnętrznymi firmami po to, by z jednej strony mieć do dyspozycji dynamiczny i wyszkolony personel, z drugiej - nie ponosić kosztów związanych z jego przechowywaniem w czasie, gdy nie ma dla niego pracy.

O outsourcingu należy pomyśleć również wtedy, gdy w firmie nie ma wystarczająco licznej grupy informatyków gotowych podjąć wyzwanie informatyczne. Większość firm nie ma rozbudowanych działów informatycznych. Tam rolą informatyków jest najczęściej administrowanie systemami firmy. Jeżeli zachodzi konieczność dokonania radykalnych zmian w systemie, może okazać się, że nikt w firmie tego nie będzie umiał wykonać. Outsourcing może być wówczas jedynym sposobem na zrealizowanie przedsięwzięcia. Rozpoczynanie inwestycji informatycznej w mało znanej technologicznie gałęzi informatycznej wiąże się często z koniecznością przeprowadzenia kosztownych szkoleń, a i to nie daje żadnych gwarancji, żadne ze szkoleń bowiem nie zastąpi doświadczenia. Outsourcing również wtedy może być najtańszą formą wykonania dobrego systemu.

Zawsze można samemu malować mieszkanie - prawie każdy umie to zrobić. Lecz jeżeli zatrudnimy malarza, ten wykona to lepiej, szybciej i często taniej. Aha - najważniejsze - można ponarzekać na jego pracę.

Zdzisław Biernacki jest zastępcą dyrektora ds. konsultacji InfoViDE.


TOP 200