Excel 97 rozszerzony o funkcje pracy grupowej

Microsoft Excel 97 zawiera wiele rozwiązań usprawniających pracę narzędzi oferowanych przez poprzednią wersję pakietu, a także wyposażony jest w zupełnie nowe funkcje, np. wspierające pracę grupową. Pod względem możliwości obsługi pracy grupowej Excel był znacznie gorszy od aktualnej wersji konkurencyjnego pakietu Lotus 1-2-3 (Lotus Development Corp.).

Excel 97 w wersji beta (aplikacja ma wejść na rynek w styczniu 1997 r.) nie jest jedynie lepszym produktem, ale też obszerniejszym. Określenie to nie dotyczy objętości samego kodu. Użytkownicy używający pakietu Excel 95 nie mieli takich możliwości, jakie oferuje im Excel 97. Arkusz kalkulacyjny może obecnie składać się z 65 536 wierszy (cztery razy więcej niż w Excel 95). Zwiększyła się też pojemność komórek i wykresów. W każdej komórce można upakować 32 tys. znaków (poprzednio 255), a dwuwymiarowy wykres może zawierać 32 tys. pkt. odniesień (poprzednio 4 tys.).

Nowy format arkuszy Excel 97 nie wyeliminował jednak niektórych niedoskonałości operacji przetwarzania danych w trybie trójwymiarowym obecnej wersji programu. Na przykład w dalszym ciągu nie można wydzielić pewnego obszaru (zestaw rekordów) z jednego arkusza i wpisać go do drugiego. Jeśli operacja dotyczy więcej niż jednego arkusza, to aplikacja odmawia posłuszeństwa.

Jeśli programista przyzwyczaił się do tworzenia aplikacji przy użyciu narzędzi Visual Basic for Application (oferowanego dla Excel 95), to może być zaskoczony zmianą środowiska - nowa wersja wykorzystuje Visual Basic. Zamiana ta jest jednak dobra - Visual Basic pracuje solidniej i pozwala lepiej kontrolować proces tworzenia nowych aplikacji.

Excel 97 oferuje szeroki zestaw narzędzi do formatowania dokumentów. Można teraz łączyć komórki w bloki, dzięki któremu użytkownik nie ma problemów z wprowadzaniem danych do arkusza i nie musi sobie zaprzątać głowy liczbą kolumn i wierszy. Wprowadzone po raz pierwszy do pakietu Excel polecenie warunkowego formatowania dokumentu zmienia automatycznie format komórki, po wcześniejszym przeanalizowaniu formatu danych umieszczonych w tej komórce. I tak np. komórka zawierająca dane o wartości sprzedaży jakiegoś produktu może być automatycznie tak formatowana, że wartości nie odpowiadające określonym wymogom, są wytłuszczone i wyświetlane w kolorze czerwonym.

Tabele przestawne (pivot tables) zachowują się obecnie w ten sposób, że po wprowadzeniu do nich poprawek nie zmieniają swojego formatu. Jest to bardzo ważna cecha. Kolejne usprawnienie, wprowadzone do tabel przestawnych, polega na tym, że użytkownik w ramach takich tabel może tworzyć specjalne pola, które pracują na bazie pól rezydujących w innej tabeli. Można też wywołać opcję, która przeszukuje ponownie źródło informacji (wyszukując w nim stosowne dane) za każdym razem, gdy użytkownik zmienia wygląd strony przetwarzanej tabeli. Ogranicza to w znacznym stopniu liczbę danych, jakie muszą być przechowywane w roboczym arkuszu.

Teraz coś nowego - spróbujmy kliknąć na wykresie. Uwaga, tym razem klikamy jeden raz. Nie ma tu już tego rozróżnienia, które przyprawia niejedną osobę eksploatującą Excel 5 o ból głowy - aby wywołać jakąś opcję, należy kliknąć raz, a przy innej trzeba już kliknąć dwa razy. Koniec zamieszania z klikaniem na różne sposoby. Excel 97 pozwala budować trójwymiarowe wykresy bąbelkowe i piramidowe. Microsoft przebudował program asystencki pomagający budować wykresy (na pracę którego narzekali bardzo użytkownicy używający pakietu Excel 5). Pozwala on obecnie na formatowanie wykresów na kilka nowych sposobów (można np. dodawać linie siatki w momencie sporządzania wykresu, a nie dopiero po).

Osoby należące do współpracujących grup roboczych mają nareszcie jednoczesny dostęp do budowanego wspólnie dokumentu. Każdy z użytkowników może przy tym tworzyć własny wygląd dokumentu i konfigurować opcję Timer. Odświeża ona automatycznie zawartość pliku (który może być modyfikowany przez inne osoby) w określonych przez użytkownika odstępach czasu.

Wypada też wspomnieć o zestawie narzędzi do komunikowania się z siecią Web. Jednym kliknięciem można utworzyć hiperpołączenie w dowolnej komórce arkusza czy obiekcie graficznym. Użytkownik ma do dyspozycji narzędzie do publikowania plików na stronach serwera Web. Każdy może wtedy nie tylko wyświetlić taki dokument na ekranie, ale też skopiować go na swój komputer i poddać np. operacji filtrowania.