Praktycznie każda organizacja boryka się z problemem archiwizacji i zarządzania dokumentami. Kiedy staje się on nadmiernie kłopotliwy, jednym z wyjść jest outsourcing.

Rynek usług polegających na przechowywaniu i udostępnianiu dokumentów papierowych rozkwitł w połowie lat 90. Bezpośrednim impulsem były zmiany uwarunkowań prawnych związanych z przechowywaniem dokumentów. Wprowadziły one np. obowiązek przechowywania niektórych dokumentów - m.in. informacji związanych z zatrudnieniem - nawet przez pół wieku. Zarządzanie przyrastającymi stosami umów, faktur i potwierdzeń wymagało zatrudniania pracowników, przygotowywania pomieszczeń i zabezpieczania ich. Rozwiązanie tego problemu stanowiło przekazanie papierowych archiwów firmie zewnętrznej (opis działania jednej z nich publikujemy w dziale Konteksty, str. 36). Wielu oferentów poprzestało na prostej archiwizacji powierzonych im dokumentów. Niektórzy jednak postanowili rozszerzyć ofertę o kompleksowe usługi zarządzania dokumentami papierowymi. Uzupełniły ją usługi polegające na tworzeniu elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

Pudło za złotówkę

Najprostsza usługa oferowana przez firmy zajmujące się archiwizacją i zarządzaniem dokumentami polega na przechowywaniu dokumentów klienta. Są one składowane w specjalnych pudłach, w których można zmieścić zwykle kilka segregatorów. Co ciekawe, z usług tego typu korzystają nawet stosunkowo małe firmy. Koszty samego przechowywania są niewielkie. Miesięczne wydatki związane z powierzeniem dokumentów mieszczących się w jednym pudle wynoszą 1 zł. W tej cenie przedsiębiorca zyskuje dostęp do przechowywanych dokumentów na drugi dzień od zgłoszenia żądania, które można złożyć za pośrednictwem prostej aplikacji dostępnej przez przeglądarkę. Możliwa jest oczywiście szybsza reakcja, ale trzeba za nią dodatkowo zapłacić. Kontrakty są negocjowane indywidualnie. Zdarza się bowiem, że duże firmy żądają codziennie dostępu do tysięcy dokumentów.

Przedsiębiorstwa składujące większe ilości dokumentów korzystają zwykle z innych opcji. Usługodawca może np. porządkować akta klienta, a po upływie określonego czasu niszczyć je, co - w niektórych przypadkach - podlega szczegółowym procedurom. Przed fizycznym zniszczeniem klient dla bezpieczeństwa potwierdza ten fakt, a sam proces niszczenia może być nagrywany na taśmy wideo. Może także odbywać się w asyście przedstawicieli klienta. Po zakończeniu wydawany jest certyfikat zaświadczający o zniszczeniu dokumentów.

Bardziej rozbudowane usługi pozwalają także na katalogowanie dokumentów i zapewniają możliwość przeszukiwania archiwum, np. według działu firmy, w którym powstał dokument, daty jego powstania, a nawet słów kluczowych. Usługodawcy są również skłonni projektować przepływy dokumentów w różnych organizacjach. Na podobnych zasadach jak dokumenty papierowe przechowywane mogą być także cyfrowe nośniki informacji - taśmy magnetyczne, dyski optyczne czy zwykłe płyty CD.

Cyfry z papieru

Z bardziej wyrafinowanych usług korzystają przede wszystkim duże przedsiębiorstwa - operatorzy telekomunikacyjni, banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy farmaceutyczne, a także przedsiębiorstwa z branży energetycznej. Co ciekawe - choć mogłoby się wydawać, że sieci supermarketów i hipermarketów nie powinny mieć problemów z przestrzenią - także one korzystają z outsourcingu archiwizacji dokumentów.

Kolejnym krokiem, na jaki mogą się zdecydować klienci, jest digitalizacja zbiorów. Eliminuje to konieczność zamawiania papierowych dokumentów. Nawet najwyższe poziomy usług nie gwarantują szybszego dostępu do dokumentów papierowych niż w ciągu godziny. Jednak po ich zeskanowaniu upoważnieni pracownicy firmy klienta mogą się z nimi zapoznawać praktycznie natychmiast. Firmy decydują się na skanowanie wszystkich lub jedynie najnowszych dokumentów. W przypadku bardzo dużych zbiorów digitalizacji podlega jedynie ich część. Pozostałe skanowane są tylko wówczas, kiedy zgłaszane jest żądanie dostępu do nich. Na ogół na bieżąco skanowane są nowe dokumenty. Wyjątek stanowią zwykle dokumenty, do których dostęp jest sporadyczny. Nie są potrzebne do bieżącej działalności, jednak prawo wymaga ich przechowywania.

Podobnym procesom mogą podlegać także dokumenty elektroniczne. Usługi obejmują bowiem nie tylko dokumenty papierowe, ale także dowolne dokumenty elektroniczne tworzone w firmie, np. te powstające na komputerach pracowników w programach, takich jak Word czy Excel, ale także w systemach ERP. Archiwizowana może być również poczta elektroniczna.

Symbioza dostawców

Klienci mogą także zlecić stworzenie systemu obiegu dokumentów elektronicznych, który pozwoli zapanować nad archiwum. Zainteresowanie takimi usługami wyrażają firmy, dla których sprawne zarządzanie dokumentami przekłada się na lepszą obsługę klientów. Decydują się one nie tylko na powierzenie i zarządzanie archiwami dokumentów papierowych, ale także na zlecenie firmie outsourcingowej zadania stworzenia i obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Do takich systemów trafiają zwykle dokumenty niezbędne do sprawnego działania innych systemów IT, np. aplikacji wspomagających kontakt z klientem CRM.

Firmy zarządzające archiwami przekonują przy tym, że nie stanowią konkurencji dla producentów oprogramowania do zarządzania dokumentami. Wręcz współpracują blisko z dostawcami aplikacji. Zasilają jedynie systemy klienta dokumentami elektronicznymi, przechowując ich papierowe oryginały. Ich zdaniem skanowanie wszystkich dokumentów nie ma sensu. Koszt operacji przewyższa bowiem potencjalne korzyści. Tak jest w przypadku dokumentów finansowo-księgowych czy kadrowo-płacowych. Niezbędne dane i tak znajdują się w odpowiednich systemach elektronicznych. Z dostępu do oryginału korzysta się w wyjątkowych okolicznościach.

Jak w banku

Bezpieczeństwo odgrywa kluczową rolę w świadczeniu usług związanych z archiwizacją dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim zabezpieczenia fizycznego. Dokumenty i nośniki przechowywane są w specjalnych, ogrodzonych i strzeżonych przez agencje ochrony pomieszczeniach, które podlegają stałemu monitoringowi przy wykorzystaniu telewizji przemysłowej. Wejście każdego pracownika jest rejestrowane w systemie zbudowanym z wykorzystaniem kart magnetycznych i kodów dostępu. Pomieszczenia są klimatyzowane i chronione systemami przeciwpożarowymi. Firmy zapewniają także, że lokują swoje obiekty poza obszarami narażonymi na powodzie. Poczucie bezpieczeństwa wynika także z faktu, że pudła, w których przechowywane są dokumenty, oznaczone są jedynie kodami kreskowymi. O tym, gdzie znajdują się dane konkretnego klienta, można się dowiedzieć wyłącznie przy użyciu systemu obsługującego te kody. Ponadto - jak deklarują usługodawcy - pracownicy podlegają "prześwietleniu". Są też szkoleni w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych.

Także w przypadku cyfrowych nośników usługodawcy przykładają ogromną wagę do zabezpieczenia przechowywanych informacji. Dostęp do nich ograniczony jest przez mechanizmy autoryzacji i uwierzytelniania użytkowników zaszyte w oferowanych rozwiązaniach. Każde działanie użytkownika systemu czy usługodawcy jest rejestrowane. Jako że dostęp do informacji może być zdalny, dane chronione są także podczas transmisji. Najczęściej odbywa się to dzięki wykorzystaniu standardowych mechanizmów przeglądarki internetowej (np. protokołu SSL). Często budowane są systemy, w których komunikacja odbywa się poprzez wydzielone łącze. Sejfy, w których znajdują się nośniki elektroniczne, spełniają wymogi związane z przeciwdziałaniem zagrożeniom ogniowym, zalaniem wodą, a także wybuchem. Chronione są również przed działaniem fal radiowych i magnetycznych.