Apreo Logistics to firma o bardzo młodym stażu, posługująca się autorskim systemem informatycznym rozwijanym od kilkunastu lat. Jak to możliwe?

Obecny kształt środowiska IT Apreo Logistics jest efektem decyzji i pracy wielu osób oraz zmian organizacyjnych. Korzenie Apreo i wdrożonego tam systemu sięgają założonej w 1990 r. firmy Euroad. Zespół pracowników i używany przez nich system kolejno przechodził z rąk do rąk. I tak, firma Euroad została w 2003 r. przejęta przez holenderską Vos Logistics. W tym samym roku polski oddział firmy został nagrodzony tytułem Lidera Informatyki. "Chciałbym całkowicie wyeliminować konieczność używania papieru w biurze. Już wkrótce technologia pozwoli nam na śledzenie nie tylko pojazdów, ale i pojedynczych przesyłek, a może także diagnozowanie stanu taboru na odległość" - mówił Arkadiusz Glinka, ówczesny szef działu IT Vos Logistics Polska. Cztery lata później, w 2007 r. zdecydowano o wydzieleniu spedycji z polskiego oddziału firmy. Przeszedł on w ręce funduszu Tar Heel Capital. Tam zaś zrodził się pomysł utworzeniu Apreo Logistics. Niewielka spółka świadczy usługi spedycyjne zatrudniając w warszawskiej centrali 35 osób. Kolejne 50 osób pracuje w 10 oddziałach terenowych. Zmiany właścicielskie przetrwał System Wyszukiwania i Planowania. Trafił do Apreo Logistics i stał się podstawą kolejnego innowacyjnego projektu, na którym oparto biznes młodej firmy. W półtora miesiąca powstał portal bazujący na Microsoft Windows 2003 Server i Microsoft SQL Server oraz platformie ASP.Net. Rozwiązanie generuje oferty, zarządza obiegiem dokumentów, udostępnia dane o klientach, dostarcza informacje zarządowi i robi dziesiątki rzeczy, bez Apreo nie mógłby funkcjonować.

Symbioza IT i biznesu

Obecnie Arkadiusz Glinka, dyrektor zarządzający Apreo Logistics jest jednocześnie szefem działu IT. Z dumą podkreśla, że w jego firmie nie istnieje proces biznesowy, który nie miałby odzwierciedlenia w systemie. "Umożliwia on wykonanie każdej czynności wchodzącej w skład procesu biznesowego w możliwie najprostszy i najszybszy sposób" - mówi. Jego zdaniem, w dużej mierze dzięki temu i możliwości łatwiejszej obsługi większej liczby małych kontraktów Apreo Logistics w ciągu roku podwoiła sprzedaż.

Wydatki firmy na IT to ok. 300-400 tys. zł rocznie. Znaczna część tej kwoty jest przeznaczana na rozwój oprogramowania. Aktualna lista zadań i kolejka prac informatyków jest dostępna z poziomu firmowego portalu. Nacisk kładziony jest na wykorzystanie autorskich rozwiązań w architekturze SOA oraz inicjatywy rozwoju środowiska IT, które doprowadzą do oszczędności i podniesienia efektywności. Problemy decyzyjne pojawiają się tylko na etapie racjonalizacji i priorytetyzacji zmian sugerowanych przez użytkowników portalu. Priorytet mają usprawnienia bezpośrednio umożliwiające podniesienie efektywności biznesowej firmy.

Sprecyzowana funkcjonalność

Z portalu korzystają wszyscy pracownicy. System posiada mechanizmy kontroli i weryfikacji operacji oraz ograniczenia uniemożliwiające wykonywanie niepożądanych działań. Wszystkie operacje odbywają się na aktualnych danych. Dla potrzeb zarządu, system uzupełniają wbudowane narzędzia analityczne i możliwość eksportu do arkuszy Excela.

Zdaniem Arkadiusza Glinki, z faktu posiadania własnego, skrojonego na miarę oprogramowania, wynika ogromna zaleta w postaci niezależności od zewnętrznych wdrożeniowców, a co za tym idzie - możliwości relatywnie taniej i szybkiej adaptacji. Jego zdaniem, elastyczność firmowego środowiska ujawnia się zwłaszcza w konkurencji z dużymi firmami transportowo-spedycyjnymi.

Istotnym elementem środowiska jest aplikacja służąca do obsługi i windykacji należności. Opracowane przez informatyków Apreo rozwiązanie umożliwiło usprawnienie i zautomatyzowanie tych procesów. W efekcie zwiększono ściągalność należności. "Aby osiągnąć podobny efekt, musiałbym zatrudnić kilka dodatkowych osób do działu windykacji albo zakupić dużo droższy system o wielu funkcjach, zbędnych z naszego punktu widzenia" - mówi dyrektor firmy.

Korzyści i plany

Pierwsze korzyści z posiadania własnego oprogramowania osiągnięto już na etapie wdrożenia. Podczas rozwoju środowiska IT porządkowaniu i optymalizacji poddawano kolejne procesy. Dzięki możliwości operowania na spójnych i stale aktualnych danych wprowadzono mechanizmy służące m.in. kontroli wydajności planowania środków transportu i wydajności na poszczególnych stanowiskach. Usprawniona została komunikacja oraz stopień wykorzystania dostępnych zasobów - przede wszystkim taboru. "Bez naszego systemu pracownicy praktycznie nie mogą się już obejść" - dodaje.

We wrześniu br. ma zostać uruchomiony system automatycznego wyliczania macierzowych ofert przewozowych składanych do klientów. Taka funkcjonalność umożliwi skrócenie procesu ofertowania i decydowania o opłacalności zleceń. Zaoszczędzi też żmudnej pracy. Do końca roku planowane jest uruchomienie testowej wersji systemu planowania i optymalizacji wykorzystania dostępnych pojazdów i tras z uwzględnieniem podstawowych parametrów, opartego na analizie matematycznej wg algorytmu opracowanego przez pracowników Apreo. W swoich założeniach projekt uwzględnia możliwość udostępniania usługi optymalizacji wykorzystania dostępnych zasobów w outsourcingu.

Inne plany rozwoju środowiska IT są związane przede wszystkim z zamiarem utworzenia własnego działu transportu. Biorąc pod uwagę plany rozwoju firmowego systemu IT można być pewnym, że informatykom Apreo Logistics pracy nie zabraknie. Arkadiusz Glinka, podobnie jak w 2003 roku, ma wiele pomysłów.