Analityka wychodzi poza firmę

Możliwość analizowania informacji z otoczenia biznesowego firmy otwiera drogę do nowych sposobów optymalizacji kosztów i podnoszenia efektywności łańcuchów zależności biznesowych. Jakie dane są szczególnie cenne?

Typowe wewnętrzne źródła danych zasilających systemy BI:

- Oprogramowanie klasy ERP

- Systemy sprzedażowe

- Aplikacje finansowo-księgowe

- Oprogramowanie magazynowe

- Systemy wspierające zarządzanie produkcją

- Oprogramowanie klasy CRM

- Systemy billingowe

- Systemy GIS

- Systemy automatyki przemysłowej

- Aplikacje branżowe

Przykładowe zewnętrzne źródła danych zasilających systemy BI:

- Systemy wspierające działalność operatorów usług outsourcingowych

- Systemy transakcyjne dostawców i podwykonawców

- Serwisy internetowe banków (m.in. NBP - kursy walut)

- Sieci społecznościowe

- Analizy rynkowe

- Wyspecjalizowane raporty i zestawienia branżowe

- Serwisy e-commerce

W praktyce oprogramowanie klasy Business Intelligence sprawdza się przede wszystkim jako narzędzie bezpośrednio wspierające procesy decyzyjne na różnych szczeblach biznesu. Nowoczesne narzędzia tego typu pomagają przedstawić informacje finansowo-księgowe, dane sprzedażowe oraz ich związki przyczynowo-skutkowe w bardziej ujednoliconej i czytelnej postaci. To z kolei ułatwia poszukiwanie obszarów, w których organizacja biznesowa może działać lepiej lub taniej.

Działalność prowadzona w warunkach narastającej konkurencji coraz częściej wymaga bliskiego współdziałania z partnerami biznesowymi. W obliczu wydłużających się łańcuchów tworzenia wartości biznesowej postępuje integracja systemów transakcyjnych, przybywa interfejsów umożliwiających swobodny przepływ informacji dotyczących zamówień, stanów magazynowych czy możliwości produkcyjnych. Wszystkie te informacje mogą być - i coraz częściej są - poddawane analizie pod kątem partykularnych interesów poszczególnych podmiotów łańcuchów biznesowych. Wielowymiarowe analizy są jednak coraz częściej przeprowadzane na podstawie przetwarzania informacji pochodzących z coraz mniej oczywistych źródeł. Prawdziwy potencjał takich opracowań zależy głównie od prowadzonego biznesu i wynikającej stąd pośrednio dostępności odpowiednich danych oraz od pomysłowości samych użytkowników, rozwiązań analitycznych wspierających procesy decyzyjne.

Dane bez ograniczeń...

Z jednej strony narzędzia analityczne są coraz częściej wyposażane w funkcje ułatwiające integrację zewnętrznych źródeł danych. Z drugiej strony natomiast takich danych jest dostępnych coraz więcej. Systemy transakcyjne dostawców i partnerów biznesowych, sieci społecznościowe, analizy rynkowe czy rozwiązania telemetryczne - to tylko niektóre z potencjalnych źródeł informacji, które mogą okazać się niezmiernie przydatne z perspektywy biznesowej, nie tylko wprost. Informacje zewnętrzne często zapewniają kontekst niezbędny do podjęcia właściwej decyzji oraz perspektywę niezbędną do wyciągnięcia właściwych wniosków. "Menedżerowie, podejmując decyzje biznesowe, bardzo często są zapatrzeni w wewnętrzny mikrokosmos firmy. Wykorzystanie informacji pochodzących z zewnątrz organizacji pomaga urealnić obraz rynku i określić obszary, w których możliwe jest wprowadzenie ewentualnych zmian" - mówi Witold Kilijański, prezes firmy . Jego zdaniem, podparcie wiedzy na temat własnego biznesu informacjami dotyczącymi otoczenia gospodarczego pozwala na istotne zwiększenie jakości ocen rynkowych.

"Im wcześniej informacja znajdzie się w łańcuchu biznesowym i im mniej przetworzona trafi do systemu analitycznego, tym większy potencjał interpretacyjny ze sobą niesie. Przykładem niech będzie informacja o zapotrzebowaniach i zapytaniach klientów zbierana w punktach sprzedaży. Jej interpretacja pozwala na znacznie dokładniejsze prognozowanie rzeczywistego popytu, a tym samym lepszą alokację towarów, likwidację nadmiarowych stanów magazynowych i zmniejszenie kosztów" - przekonuje Andrzej Amanowicz, dyrektor Konsultingu Sprzedaży Aplikacji w .

Chociaż zasadniczo nie ma technicznych ograniczeń co do liczby źródeł informacji zasilających jeden system Business Intelligence, to często integracja nadmiernej ilości źródeł danych przekłada się na wymagania w zakresie wydajności sprzętu i skalowalności bazy danych. "Ograniczeniem nie jest tu ilość źródeł danych, ale budżet klienta" - wyjaśnia Andrzej Miktus, starszy konsultant w grupie Business Applications Unit w Infovide-Matrix. Szczególnie dużych wolumenów informacji biznesowych dostarczają m.in. systemy billingowe, rozwiązania przeznaczone dla handlu detalicznego oraz wyspecjalizowane narzędzia.

... i wprost z rynku

Wiedza niewykorzystana

Z analiz koncernu IBM wynika, że w statystycznej firmie do podejmowania decyzji skutecznie wykorzystywane jest tylko 7 proc. dostępnych dla organizacji danych biznesowych. W miarę wzrostu ilości danych odsetek ten systematycznie spada. Jednocześnie eksperci podkreślają, że przetwarzanie wszystkich dostępnych informacji nie znajduje uzasadnienia praktycznego.

"Typowe zastosowanie dla danych z zewnątrz to przetwarzanie informacji adresowych. W większości środowisk analitycznych informacje takie jak nazwy miejscowości czy kody pocztowe są wykorzystywane głównie w warstwie prezentacyjnej oraz w procesach czyszczenia informacji" - mówi Andrzej Miktus. Jego zdaniem, często analizie poddawane są również informacje pochodzące bezpośrednio z systemów działających u operatorów logistycznych i w firmach transportowych. "Firmy, które podzlecają obsługę logistyczną zewnętrznym dostawcom, często poddają analizie szczegółowe informacje dotyczące przebiegu procesów logistycznych. Liczy się przede wszystkim czas realizacji zleceń transportowych" - dodaje Andrzej Miktus.

Ciekawym pomysłem jest także zaprzęgnięcie narzędzi analitycznych do oceny wyników sprzedażowych i danych finansowych w szerszym kontekście rynkowym. Wykorzystywane są tu m.in. dostępne komercyjnie cykliczne zestawienia przygotowywane przez niezależne agencje rynkowe. "Firmy przetwarzają na swoje potrzeby dane z raportów rynkowych publikowanych przez agencje badawcze. Tego typu informacje są często konfrontowane z własnymi wynikami w rozbiciu na branże, sektory rynkowe oraz regiony geograficzne. W wielu branżach na takich analizach opiera się planowanie sprzedaży" - podkreśla Witold Kilijański. Przyznaje przy tym, że w licznych niszowych branżach brakuje nawet podstawowych wskaźników porównawczych. Analizy porównawcze zdecydowanie ułatwiają zestawienie własnej oferty z realiami rynkowymi i są regularnie wykorzystywane m.in. w branży farmaceutycznej, w handlu detalicznym, w agencjach pracy tymczasowej, a nawet w przemyśle. "W branży budowlanej strategiczną informacją może być choćby liczba wydawanych pozwoleń na budowę w rozbiciu na poszczególne regiony. Z kolei w firmach ciepłowniczych wykorzystywane są dane meteorologiczne. Natomiast dla branży lotniczej kapitalnym źródłem informacji biznesowych są dane publikowane przez Organizację Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego" - wymienia Witold Kilijański. Według niego, tego typu informacje, płynące bezpośrednio z rynku, powinny stanowić podstawę do podejmowania decyzji inwestycyjnych. Często są one czerpane bezpośrednio z rozwiązań wspierających elektroniczną wymianę dokumentów. Potem mogą być wykorzystywane na przykład do szacowania krótkoterminowych poziomów sprzedaży w rozbiciu na poszczególnych partnerów handlowych.

Innym obszarem zastosowania systemów analityki biznesowej w kontekście przetwarzania informacji pochodzących od partnerów biznesowych są działania z zakresu rabatowania. "Systemy Business Intelligence wykorzystywane są głównie do analizowania danych biznesowych, w celu zwiększenia wiedzy o zachowaniach klientów. Dzięki temu można trafniej konstruować oferty i kampanie marketingowe kierowane do klientów - nie tylko w celu zwiększenia sprzedaży, a dalej zysku, ale także zadowolenia klienta" - mówi Łukasz Białek, konsultant ds. systemów w firmie Business Partners eXcellence.

Obok zastosowań ukierunkowanych wprost na zwiększenie efektywności sprzedaży, wzrostu satysfakcji klientów oraz podwyższenia obrotów pojawia się szereg mniej typowych obszarów wykorzystania narzędzi klasy BI. Chodzi tu głównie o osiągnięcie celów specyficznych dla rodzaju prowadzonej działalności. "Wykorzystanie narzędzi Business Intelligence w kontekście sprzedaży zmierza w kierunku dostarczania klientom jak najbardziej spersonalizowanych ofert, a także podniesienia skuteczności sprzedaży przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów" - podkreśla Andrzej Miktus. Możliwe są również daleko idące działania zmierzające do optymalizacji wewnętrznych procesów biznesowych.

Wiedza tkwi w społeczności

Rozwiązania analityczne zyskują wiele nowych zastosowań w kontekście realizacji strategii zakładającej budowanie relacji z klientami przy wykorzystaniu serwisów społecznościowych. "Nie ma lepszego niż Internet barometru nastrojów konsumenckich, preferencji poszczególnych grup docelowych i źródła informacji o tym, kto może być wykorzystany jako tzw. trend setter. Fora internetowe są nieocenionym źródłem dla projektantów towarów, firm odzieżowych, a nawet organizacji społecznych i politycznych" - uważa Andrzej Amanowicz. Jego zdaniem, nowoczesne systemy mogą pozyskiwać dane bezpośrednio z witryn internetowych, serwisów społecznościowych czy forów dyskusyjnych, zachowując przy tym pełną zgodność z przepisami prawa, m.in. w zakresie ochrony danych osobowych.

Jednocześnie internetowe społeczności otwierają wiele nowych możliwości przetwarzania informacji dotyczących klientów, dostawców i konkretnych produktów. "Gromadzone w ten sposób informacje świetnie uzupełniają firmowe dane i pozwalają na jeszcze lepsze poznanie procesów zachowania klientów i zachodzących w nich zmian. Dzięki temu można szybciej reagować i wprowadzać korekty do prowadzonych działań marketingowych, handlowych czy wytwarzanych produktów. To z kolei przekłada się na podniesienie efektywności wykorzystania nakładów na tworzenie nowych i rozwijanie obecnych produktów oraz prowadzonych działań promocyjnych" - podkreśla Łukasz Białek. Potencjał w zakresie przetwarzania informacji pochodzących z sieci społecznościowych tkwi także w możliwości poznania relacji między faktycznymi i potencjalnymi klientami. "Kluczowy okazać się może kontekst znajomości - osoby z podobnych kręgów co dotychczasowi klienci mogą okazać się dobrym celem dla dalszych działań marketingowych" - wyjaśnia Andrzej Miktus.

Eksperci podkreślają, że z rynkowego punktu widzenia rozwój sieci społecznościowych w Polsce nadal nie jest wystarczający, aby tego typu serwisy stanowiły reprezentatywne źródło danych rynkowych. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby informacje pozyskane ze społeczności wykorzystywać do własnych celów analitycznych. "Dane pochodzące z internetowych społeczności mogą być też istotnym wsparciem dla procesów zarządzania kadrami i działań rekrutacyjnych" - uważa Witold Kilijański.

Dzisiaj już wszyscy niemal czołowi dostawcy systemów analityki biznesowej rozwijają swoje narzędzia pod kątem możliwości przetwarzania nieustrukturyzowanych danych oraz rozpoznawania informacji zapisanych w formie tekstowej. Zdaniem analityków, to właśnie w tego rodzaju niespójnych, często rozproszonych informacjach znajduje się obecnie największy potencjał w zakresie budowania wiedzy na temat funkcjonowania organizacji biznesowej na rynku.

Kluczowa jakość danych

Kluczowe znaczenie dla trafności analiz i prawdziwości raportów tworzonych za pomocą systemów klasy Business Intelligence ma ilość oraz jakość danych. O ile w czasach lawinowego wzrostu wolumenów informacji biznesowych zgromadzenie odpowiedniej puli danych nie jest problemem, tak problematyczny może okazać się wybór reprezentatywnej grupy danych. Jeszcze większym kłopotem może okazać się jakość informacji trafiających do systemów analityki biznesowej spoza firmy. Z tego względu szczególną uwagę warto zwrócić na skuteczne wykorzystanie zaszytych w rozwiązaniach klasy Business Intelligence mechanizmach czyszczenia danych oraz zarządzania ich jakością. Wykorzystanie nietypowych, zewnętrznych źródeł informacji może powodować również szereg problemów związanych z ich integracją oraz przetwarzaniem.


TOP 200