Lubuska Wytwórnia Wódek Gatunkowych Polmos SA w Zielonej Górze była jedną z pierwszych firm w Polsce, która zdecydowała się na wdrożenie systemu klasy MRP II. Dziś firma inwestuje w system handlu elektronicznego.

Decyzję o przejściu na system zintegrowany kierownictwo zielonogórskiego Polmosu podjęło już w 1993 r. W tym okresie zakład korzystał jedynie z kilku, działających niezależnie od siebie, programów stworzonych przez jedną z lokalnych firm. Ona także zajmowała się obsługą informatyczną Polmosu. "Byłem pierwszym zatrudnionym w firmie informatykiem" - wspomina Marek Kloc, koordynator ds. informatyki w Lubuskiej Wytwórni Wódek Gatunkowych Polmos SA w Zielonej Górze.

Powodem decyzji - która doprowadziła do zmiany stosowanego rozwiązania - był fakt, że firma z zewnętrz nie mogła pomóc w dalszym rozwoju informatyki. Opracowane przez nią rozwiązania powodowały przestoje w pracy, np. gdy dokonywała się indeksacja bazy danych Clipper. Trwało to kilka godzin. "Wykorzystując stare rozwiązania, trudno było wprowadzić w firmie skuteczną kontrolę finansową. Przy każdym zamknięciu miesiąca trzeba było wzywać do pomocy firmę informatyczną" - opowiadają przedstawiciele firmy.

Wybór ograniczony

"Na początku lat 90. stosunkowo niewiele producentów systemów MRP II działało w Polsce. Nie mieliśmy więc zbyt dużego wyboru" - stwierdzają przedstawiciele zielonogórskiego Polmosu. W roku 1993 zdecydowano się na wybór oferty JBA, która kilka miesięcy wcześniej otworzyła oddział w Polsce. "Firma nie miała w naszym kraju referencji, dlatego zażądaliśmy od centrali JBA w Wlk. Brytanii, aby na piśmie zobowiązała się przejąć prace wdrożeniowe od polskiego przedstawicielstwa, jeśli nie będzie ono sobie radzić z realizacją projektu" - mówi Marek Kloc.

"Bycie pierwszym ma jednak również dobre strony. Firmie zależało na pierwszej referencji, a więc pozytywnym zakończeniu wdrożenia. Być może to, że jesteśmy pierwszym klientem w Polsce, wpłynęło także na dobre, partnerskie stosunki między nami przez ostatnie 7 lat" - dodaje. Dzisiaj firma zastanawia się, czy równie dobrze będzie się współpracować z nowym właścicielem JBA - kanadyjską firmą GEAC. "Myślę jednak, że Polska nie zostanie potraktowana drugoplanowo. W końcu JBA ma tu ok. 40 klientów" - wyjaśnia Marek Kloc.

W roku 1994 wdrożenie objęło moduły: finansowo-księgowy, zaopatrzenia, gospodarki magazynowej, sprzedaży. Powstał także System Informowania Kierownictwa (SIK). System - z wyjątkiem części odpowiedzialnej za sterowanie produkcją - uruchomiono 1 stycznia 1995 r. "Na potrzeby projektu powołaliśmy Radę Komputeryzacji, która do dzisiaj zajmuje się opracowywaniem strategii rozwoju informatyki. Do niej spływają pomysły kierowników i pracowników poszczególnych działów. Rada opiniuje je, a następnie przedstawia zarządowi" - mówi Ryszard Jakubiuk, prezes zarządu Lubuskiej Wytwórni Wódek Gatunkowych Polmos SA.

Pierwsze korzyści z wdrożenia systemu MRP II pojawiły się już po 3, 4 miesiącach, gdy pracownicy nauczyli się uzyskiwać dzięki niemu potrzebne im dane. "Zmiany w firmie, tuż po wdrożeniu systemu zintegrowanego, wiązały się głównie ze zmianą sposobu pracy. Wprowadzono precyzyjną organizację, ścisły podział obowiązków. Utworzyliśmy np. stanowisko koordynatora ds. indeksów materiałowych, który sprawdza ich poprawność w całej firmie" - opowiadają przedstawiciele Polmosu Zielona Góra. "Wiele spraw uległo uproszczeniu. Możemy np. przeprowadzać automatyczną inwentaryzację magazynów" - dodają.

Parująca produkcja

Największy problem stanowiło przystosowanie do wymogów Polmosu modułu sterowania produkcji. "Na ten czas przypadła większość prac koncepcyjnych. Musieliśmy od nowa opracować procesy sterowania produkcją i oceny jakości wyrobów" - mówi Marek Kloc. Największy problem przy wdrożeniu tego modułu stanowiło odzwierciedlenie tzw. ruchu spirytusu.

"W rozliczeniach z dostawcami zakładamy, że kupujemy spirytus 100%, podczas gdy zwykle stanowi on jedynie 97% zakupionej cieczy. Jego zawartość procentowa zmienia się także w zależności od temperatury. Z kolei półprodukty o mniejszej zawartości alkoholu rozliczamy w litrach. Fakt ten był najtrudniejszy do odzwierciedlenia w module produkcyjnym" - twierdzą przedstawiciele firmy. "Musimy w systemie zawrzeć także informacje o ubytkach spirytusu, którego część wyparowuje. Te informacje interesują m.in. nadzór podatkowy" - dodają.

Nietypowe moduły

Specjalnie na potrzeby LWWG polski oddział JBA opracował moduł naliczania akcyzy. Zaliczki na podatek akcyzowy są obliczane codziennie, a raz w miesiącu sumowana jest akcyza miesięczna. Jest to o tyle problematyczne, że zgodnie z ustawą podatek akcyzowy musi być obliczany na podstawie rzeczywistej gospodarki magazynowej przedsiębiorstwa, a nie sprzedaży. Poprawność naliczania akcyzy kontrolują pracownicy nadzoru podatkowego, z którzy stale znajdują się na terenie przedsiębiorstwa. "Do ich dyspozycji oddaliśmy jedną końcówkę systemu JBA System 21, do którego mają dostęp w ograniczonym, niezbędnym do ich pracy zakresie" - mówi Marek Kloc. Wdrożenie systemu produkcji przypadło na lata 1996 i 1997. W roku 1998 uruchomiono moduły analizy kosztów i rentowności wyrobów.

Dzisiaj trudno znaleźć w firmie obszar, którego nie objęłaby informatyzacja. Całość produkcji ponad 100 gatunków alkoholi, a także ich dystrybucji oraz rozliczeń finansowych Polmosu w Zielonej Górze pomaga ogarnąć system klasy MRP II/ERP. Duże znaczenie ma zwłaszcza kontrola płatności. "Chyba żaden z pracowników działu finansowo-księgowego, czy sprzedaży nie wyobrażałby sobie dzisiaj pracy bez wsparcia systemu informatycznego. Musimy na bieżąco kontrolować np. wielkość kredytu kupieckiego, a w razie jego przekroczenia zablokować dostawę" - opowiada Marek Kloc.

Kolejnym projektem, który miał umożliwić kierownictwu Lubuskiej Wytwórni Wódek Gatunkowych lepsze zarządzanie, była budowa hurtowni danych. Polmos wykorzystuje rozwiązanie firmy Cognos. Raz dziennie dane z JBA System 21 są agregowane na serwerze IBM AS/400, na którym on pracuje. Następnie importowane są do aplikacji Cognos Powerplay, która umożliwia ich wizualizację. Hurtownię zbudowano z wykorzystaniem serwera Windows NT. "Wybraliśmy rozwiązanie firmy Cognos, gdyż JBA nie oferowało wtedy takiego produktu" - stwierdza Marek Kloc. Obecnie firma zastanawia się nad zastąpieniem dotychczasowego rozwiązania nowym, które będzie w pełni zintegrowane z oprogramowaniem JBA System 21 i stworzenie hurtowni na serwerze AS/400.