Papierowa akredytywa odchodzi w przeszłość. Czołowe banki na świecie oferują swym klientom możliwość obsługi dokumentowych instrumentów finansowania handlu zagranicznego za pośrednictwem bankowości internetowej. W Polsce pierwszym takim bankiem jest BPH.

Usługa zarządzania transakcjami akredytyw i inkasa, występująca pod rynkową nazwą TradeNet, jest dostępna na platformie internetowej BusinessNet, którą Bank BPH stworzył z myślą o obsłudze klientów korporacyjnych. System BusinessNet, uruchomiony w 2004 r., jest uniwersalną platformą transakcyjno-komunikacyjną o otwartej architekturze, szerokim i jak widać stale rozszerzanym zakresie funkcji (patrz: CFO czerwiec-lipiec 2005). Za system ten BPH otrzymał główną nagrodę w konkursie "The European Banking Technology Awards 2005". Usługę TradeNet udostępniono w listopadzie 2005 r.

TradeNet umożliwia firmom korzystającym z tej funkcji stały dostęp do informacji handlowych w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca na świecie oraz zarządzanie transakcjami na każdym etapie ich realizacji - od przygotowania zlecenia aż po dokonanie rozliczenia. Zapewnia bezpieczeństwo transakcji oraz szybki i sprawny proces ich realizacji. Nie wymaga wizyt w banku ani instalowania specjalnego oprogramowania. Klient, korzystający z platformy BusinessNet, sam może uruchomić tę funkcję i nic go to nie kosztuje.

Papier i SWIFT

Akredytywa i inkaso - to jedne z najstarszych instrumentów finansowych. Szczególnie popularna, ale i trudna w praktycznym stosowaniu jest akredytywa. Instrument ten jest tak skonstruowany, że minimalizuje ryzyko zarówno po stronie kupującego, jak i sprzedającego, wymuszając na obu stronach drobiazgowe wypełnienie wszystkich warunków kontraktu. Akredytywa jest narzędziem stosowanym zwłaszcza wówczas, gdy partnerzy dopiero rozpoczynają współpracę. W tradycyjnej papierowej wersji, zanim instrument ten trafił do banku importera, wymagał bardzo starannego wypełnienia dokumentów - zleceń, potwierdzeń - i zebrania wymaganych podpisów. W banku księgowanie transakcji odbywało się ręcznie. Po drugiej stronie - w banku wskazanym przez eksportera - powtarzano te same procedury i czynności, sprawdzając zgodność dokumentów ze stanem faktycznym. Zanim doszło do rozliczenia transakcji, mijało wiele czasu, nawet jeśli po drodze nikt nie popełnił żadnego błędu. Strony miały bardzo ograniczone możliwości śledzenia transakcji. Informacje docierały z dużym opóźnieniem.

Gdy kilkanaście lat temu narodziła się bankowość elektroniczna, nastąpiło usprawnienie funkcjonowania instrumentów dokumentowych. Bankowość elektroniczna nie zdetronizowała papieru, ciągle królował on na wejściu i na wyjściu, ale w komunikacji międzybankowej jego miejsce zajęła wiadomość SWIFT-owa. W tym systemie banki stron kontraktu porozumiewają się wprawdzie za pośrednictwem systemów elektronicznych, ale ich klienci ciągle skazani są na dokumentację papierową oraz na ryzyko pomyłek w zleceniach. Nie mogą też monitorować transakcji na bieżąco. Status transakcji sprawdzany jest drogą telefoniczną, a pracownicy banków muszą ręcznie wyszukiwać transakcje w wewnętrznych rejestrach banku. Monitoring dat płatności leży w gestii klienta.

Obsługa przez Internet

Kolejnym usprawnieniem obsługi instrumentów dokumentowych w rozliczeniach handlu zagranicznego jest wykorzystanie Internetu - eliminacja papierowych formularzy i wizyt klienta w banku, możliwość inicjowania transakcji w dowolnym czasie z dowolnego miejsca i ciągłej kontroli nad przebiegiem transakcji.

Podstawą fukcjonalności TradeNet jest aplikacja Netimex zakupiona od izraelskiej firmy SureComp. Takim systemem posługują się 24 banki na świecie. Jego ważną cechą jest to, że automatycznie weryfikuje zlecenia na wejściu, co pozwala uniknąć błędów. Umożliwia także tworzenie wzorów zleceń oraz spisu klauzul, co klientowi banku daje możliwość delegowania tej czynności mniej doświadczonym pracownikom, nawet takim, którzy nie znają w pełni funkcjonowania instrumentu akredytywy czy inkasa. Pozwala również zmieniać lub odrzucać transakcję w trybie online w przypadku, gdy zmieniają się warunki kontraktu. Ponadto daje możliwość obsługi transakcji wszystkich firm należących do grupy przez jednego użytkownika.

Na internetowej obsłudze transakcji rozliczeń handlu zagranicznego zyskują nie tylko klienci banku, który świadczy taką usługę, ale także ich handlowi partnerzy, bo szybko i bez ryzyka wystąpienia błędu otrzymują niezbędne dokumenty i potwierdzenia. Według Sylwestra Stasiaka, dyrektora Departamentu Produktów Finansowania Handlu BPH, czas przygotowania zlecenia transakcji akredytywy przez klienta zmniejsza się o 90%.