Aby wykonać ważne zadanie

Logistyka jest pojęciem zaczerpniętym z wojskowości. Jej zadaniem w wojsku jest dostarczenie na front na czas i dokładnie wszystkiego, co potrzebne żołnierzom do walki. Logistyka przeniesiona do biznesu i handlu ma za zadanie przygotować firmę do bezawaryjnego zrealizowania kontraktu zawartego z klientem.

Logistyka jest pojęciem zaczerpniętym z wojskowości. Jej zadaniem w wojsku jest dostarczenie na front na czas i dokładnie wszystkiego, co potrzebne żołnierzom do walki. Logistyka przeniesiona do biznesu i handlu ma za zadanie przygotować firmę do bezawaryjnego zrealizowania kontraktu zawartego z klientem.

Front przebiega między nabywcą a pracownikiem sprzedającym towar firmy. Logistyka ma tak zharmonizować pracę reszty firmy, aby handlowiec dotrzymał słowa (umowy), a klient był maksymalnie zadowolony. To tradycyjne, amerykańskie pojmowanie logistyki jest już nieco przestarzałe, albowiem cechą charakterystyczną dzisiejszych czasów jest zmienność. Także procedury logistyczne tracą skuteczność, jeśli nie traktują zmiany jako normy. Dopiero sprzężenie logistyki z praktyką zarządzania zmianami daje pożądane efekty.

Ważne zadanie

"Każdy był pewien, że ktoś to zrobi. Ktoś mógł to zrobić, ale nie zrobił. Każdy mógł to zrobić, ale nikt nie zrobił. Wszyscy myśleli, że każdy to zrobił. Nikt nie zdawał sobie sprawy, że każdy tego nie zrobi. Każdy był zły na każdego, kiedy nikt nie zrobił tego, co mógłby zrobić każdy".

Przytoczony obrazek ilustruje sytuację w firmie, w której jest ważne zadanie do wykonania, ale nie ma struktury logistycznej. Dzięki rocedurom zarządzania przez cele w logistyce, w firmie każdy zna swoją rolę, swoje cele, miary ich osiągania i zasady wynagradzania za ich realizację. Pracownicy dowiadują się, czego się od nich oczekuje, co od nich zależy, następnie uświadamiają sobie, czego nie wiedzą lub nie umieją oraz konieczność uczenia się. Zyskują coraz lepsze efekty w pracy przez wielokrotnie powtarzany proces przyjmowania swojej roli, uzmysławiania sobie braków, uczenia się, ponownego odkrywania niewiedzy itd. Opisana identyfikacja procesów pracy na poszczególnych poziomach jest jedną z pięciu dyscyplin uczącej się organizacji, czyli organizacji akceptującej zmienność współczesnego świata i najbliższego otoczenia, traktującej zmianę jako tworzywo.

Łańcuch bez słabych oczek

Praktycznie każda firma wykonuje funkcje logistyczne, nawet jeśli nie ma wyodrębnionych struktur logistycznych. Z rachunku ekonomicznego musi wynikać, czy firmie opłaca się wydzielić taki dział i zatrudnić osobę do zarządzania nim. W ICL taki dział był od początku. W naszej firmie realizuje się ok. 50 kontraktów jednocześnie. Logistyka w ICL, decydująca jak towar ma dotrzeć do klienta, składa się ze sformalizowanych procedur, które gwarantują jakość poszczególnych powiązanych ze sobą procesów (łańcucha prac) i ostatecznie prowadzą do usatysfakcjonowania klienta. Są opracowane zgodnie z wymaganiami ISO 9000 i zapisane w Księdze Jakości. Zapisywanie ma bardzo duże znaczenie, nie uzależnia firmy od jednej osoby, która wie, jak działać, np. szefa działu logistyki. W razie jej niezdolności do pracy, posługując się Księgą Jakości, może ją zastąpić inna bez uszczerbku dla jakości procesów.

Ludzie od logistyki

Osoby pracujące w dziale logistyki muszą przede wszystkim dobrze liczyć czas i pieniądze. Zanim zdecydują czy towar dostarczyć samolotem, czy ciężarówką, muszą przecież porównać szybkość dostawy, ceny, a następnie wybrać wariant optymalny ze względu na terminy klienta i własny rachunek ekonomiczny. Od pracownika tego działu wymaga się pozytywnego stosunku do pracy oraz wszechstronnych umiejętności, a szczególnie zdolności komunikowania się i negocjowania. Ci pracownicy łączą w całość wszystkie procesy przebiegające w firmie, zatem muszą umieć zarówno spojrzeć na powierzone zadanie z lotu ptaka, jak i dostrzec każdy szczegół. Oni przesądzają, czy praca innych ludzi da pożądany efekt w postaci zadowolenia klienta. oczywiście, tak wygląda model idealny. W praktyce wiele rzeczy nie da się przewidzieć, np. w jakim czasie będą załatwione odprawy celne, a innych trzeba się ciągle uczyć. Dlatego, powtarzam, logistyka w firmie musi być sprzężona z akceptacją zmienności i mechanizmem uczenia się zarówno ludzi, jak i organizacji jako całości.

Jan J. Kluk jest dyrektorem ICL Polska oraz członkiem zarządu Europejskiej Fundacji Rozwoju Zarządzania.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200