Problem archiwizacji danych dotyczy w takim samym stopniu informacji przechowywanych w systemie informatycznym firmy, jak i na papierze. W pierwszym przypadku łatwiej jest je utracić.

Żaden poważny użytkownik systemu informatycznego nie kwestionuje potrzeby archiwizacji przechowywanych w jego ramach informacji. Poprawnie przygotowana kopia danych jest jedynym sposobem przywrócenia funkcjonowania systemu informatycznego w razie wystąpienia zdarzeń losowych (powódź, pożar itp.) lub też celowego usunięcia bądź sfałszowania informacji (np. przez internetowych włamywaczy czy nieuczciwych pracowników firmy).

Scenariusz archiwizacji

Pierwszym działaniem na drodze budowania systemu archiwizacji danych jest zapewnienie regularnego tworzenia kopii bezpieczeństwa informacji, wprowadzanych do systemu informatycznego. Zadanie to może być realizowane na dwóch poziomach: poprzez archiwizację plików i archiwizację informacji zawartych w różnego rodzaju bazach danych (na poziomie aplikacji).

Pierwszy z typów archiwizacji umożliwia przeniesienie na alternatywny nośnik plików, znajdujących się na korporacyjnych serwerach i stacjach roboczych. Do jej wykonania niezbędne jest jednak zatrzymanie pracy wszystkich aplikacji, które w danej chwili korzystają z plików. Programy archiwizujące zazwyczaj nie mogą archiwizować aktualnie używanych (otwartych) plików. Zatrzymanie pracy aplikacji (szczególnie działających bez przerwy baz danych połączonych z serwerami internetowymi, baz serwerów pocztowych itp.) nie zawsze jest możliwe, gdyż powodowałoby to przerwanie dostępu do informacji. Jeśli nawet praca aplikacji zostanie przerwana, to można wykonać kopię bezpieczeństwa tylko na poziomie plików bez możliwości wybiórczego archiwizowania i odtwarzania rekordów lub tablic baz danych bądź skrzynek pocztowych użytkowników. Należy więc stosować specjalne aplikacje archiwizujące, które umożliwiają przeprowadzenie tzw. backup online, pozwalającego na wykonanie kopii bezpieczeństwa bez przerywania pracy aplikacji.

Istotne jest także podjęcie decyzji o sposobie archiwizacji danych. Każdorazo wo może być przeprowadzana archiwizacja pełna, podczas której powstaje kopia wszystkich danych, lub inkrementalna (kopiowane są tylko te dane, które zmieniły się od ostatniej archiwizacji). Opracowanie optymalnego scenariusza w każdym przypadku jest indywidualne i zależy od ilości archiwizowanych danych, specyfiki pracy firmy (czy funkcjonuje ona w godzinach dziennych czy w systemie zmianowym), a także dostępnych urządzeń archiwizacyjnych i szybkości ich pracy. Odpowiednim rozwiązaniem wydaje się tworzenie pełnej kopii systemu informatycznego w weekendy (co zawsze zajmuje więcej czasu), kopii inkrementalnych zaś w kolejne dni tygodnia, aż do następnego weekendu (większe prawdopodobieństwo, że w ciągu nocy proces archiwizacji zostanie zakończony).

Problem papieru

Archiwizacja danych przechowywanych w systemie komputerowym to zaledwie wierzchołek góry lodowej. Coraz częściej bowiem firmy, działające na konkurencyjnym rynku, zmuszone są do realizacji dodatkowych rozwiązań, polegających na archiwizacji nie tylko danych z serwerów i stacji roboczych, ale także wszelkich dokumentów w formie papierowej. Potrzeba realizacji takich rozwiązań wynika zarówno z konieczności zwiększenia bezpieczeństwa informacji przechowywanych w formie papierowej (im też zagraża pożar czy powódź), jak i zapewnienia szybkiego dostępu do nich.

Podstawową zaletą dokumentu papierowego jest jego moc prawna. Poza tym papier, jako dokument, ma same wady: jest nietrwały, trudno go przechowywać (zajmuje relatywnie wiele miejsca) i wyróżnia się wyjątkowo długim czasem dostępu (odszukanie informacji może sprawiać kłopoty). Problemów tych nie rozwiązywał do końca alternatywny nośnik informacji (także mający moc prawną), jakim jest mikrofilm. Wyeliminował je dysk magnetooptyczny, który - wg dziennika ustaw nr 121 z dnia 19 listopada 1994 r. - jest traktowany pod względem prawnym na równi z dokumentami papierowymi czy mikrofilmami. Nośnik magnetooptyczny ma dużą wytrzymałość, ogromną pojemność, a jednocześnie umożliwia pełne indeksowanie informacji i ich szybkie przeszukiwanie.

Outsourcing

Coraz popularniejsze jest archiwizowanie dokumentów papierowych wykonywane przez niezależne, specjalizujące się w tym firmy. Zwalnia to klientów korzystających z takiej możliwości z konieczności posiadania własnego archiwum (zajmującego powierzchnię), jego odpowiedniego zabezpieczenia (systemy gaśnicze i alarmowe, klimatyzacja, strażnicy) i zapewnienia jego obsługi (w szczególności wyszukiwania niezbędnych w danej chwili dokumentów).

Możliwe jest także korzystanie z outsourcingu przy archiwizacji danych przechowywanych w formie elektronicznej. Dostawca takiej usługi proponuje wykonywanie archiwizacji danych za pośrednictwem Internetu lub poprzez łącze dzierżawione. Pomaga także klientowi w opracowaniu scenariusza archiwizacji i gwarantuje, że kopiowane dane nie trafią w niepowołane ręce, a jednocześnie będą należycie chronione przed zniszczeniem.