Dane szczegółowe.

Finanse, rachunkowość, księgowość Zgodność z polskimi przepisami. Ze względu na dużą zmienność polskiego prawa (zwłaszcza ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych) wyjątkowo trudno spełnić ten wymóg. Autorów oprogramowania zmienność ta zmusza do nieustannego śledzenia interpretacji kolejnych urzędników z Ministerstwa Finansów i uważnej lektury Rzeczpospolitej. Swoją drogą to ewenement w skali europejskiej, że interpretacje ogólnie obowiązujących przepisów są publikowane w dzienniku codziennym przez Bóg wie kogo (pewnych urzędników podobno z Ministerstwa Finansów). Ich zalecenia są często sprzeczne lub błędne, np. istnieją trzy różne wymogi odnośnie zaokrągleń w różnych dokumentach finansowych, prowadzące często do nieporozumień z urzędami skarbowymi. Część przepisów finansowych jest niejednoznaczna i praktycznie nie kwalifikuje się do algorytmizacji, toteż nie można stworzyć ich przyzwoitego oprogramowania.

Rok 2000. Jeśli w oprogramowaniu nie sprawdzono, czy występuje zapis roku w dacie za pomocą 4 cyfr, to operacje sięgające poza rok 2000 mogą dać nieprzewidywalne wyniki, gdyż np. rok 2000 będzie nieodróżnialny od roku 00. Dostawcy często żądają wysokich kwot za nowe, prawidłowe wersje oprogramowania, choć jest to ich błąd i powinni go naprawić bezpłatnie. Stuprocentową pewność, że pakiet nie sprawi kłopotów w roku 2000, daje dopiero sprawdzenie kodu źródłowego.

Struktura konta. Struktura konta może być zaproponowana przez system (na sztywno) lub zbudowana przez użytkownika zgodnie z jego potrzebami na jeden z dwóch sposobów. Pierwszy polega na utworzeniu konta zawierającego wiele segmentów, drugi - konta wielowymiarowego, umożliwiającego zapisywanie (na poziomie analitycznym) w różnych walutach, wielkościach itd. oraz dokonywanie konsolidacji. Sztywna struktura konta wystarcza w przedsiębiorstwach prowadzących jednorodną działalność.

Wielowalutowość. Funkcja ta jest konieczna w pakietach do przedsiębiorstw eksportujących, eksportujących i importujących, międzynarodowych, czyli tam, gdzie istnieje konieczność częstego przeliczania walut i korzystania z aktualnych kursów. W bardziej zaawansowanych rozwiązaniach kursy walut pobiera się z telegazety lub Internetu. Obsługa euro ma wyższe wymagania, ponieważ konieczne jest prowadzenie równolegle dwóch księgowości. Do tego nie wystarczy standardowa wielowalutowość.

Wielojęzyczność. Pakiet umożliwia wystawianie dokumentów w różnych językach, a teksty i szablony dokumentów są przechowywane w systemie informatycznym.

Konsolidacja wyników. Funkcja ta w systemie umożliwia konsolidację wyników jednostek składowych, mających różne plany kont, i prowadzenie rozliczeń handlowych między jednostkami holdingu, kończących się formalnymi dokumentami. Konsolidacja w ramach holdingu jest istotna, jeśli jednostki składowe funkcjonują w różnych krajach, o różnych zasadach opodatkowania, albo w jednym, ale w strefach o różnych zasadach (np. strefa bezcłowa czy specjalne strefy gospodarcze).

Obsługa rozdzielników kosztów. Funkcja ta pozwala na kwotowy lub procentowy podział kosztów ogólnych (wydziałowych, ogólnozakładowych) między jednostki rozliczeniowe, tzw. miejsca powstawania kosztów. W bardziej rozbudowanych systemach są zaproponowane wzory, według których koszty ogólne są dzielone na miejsca powstawania kosztów, np. według robocizny, kosztów materiałowych lub ich kombinacji.

Rozliczanie różnic kursowych. Funkcja ta pozwala na szacowanie zysków lub strat, które powstały na skutek zmian kursów podczas realizacji transakcji w różnych walutach.

Rozliczanie klientów będących także dostawcami. Kompensata następuje wtedy, gdy przedsiębiorstwo kupuje od dostawcy surowce, a sprzedaje mu półfabrykaty. Wzajemne należności rozlicza się okresowo według salda. Jest to dość często u nas stosowane, jednak pociąga za sobą duże ryzyko łatwych malwersacji pracowników.

Obsługa VAT zgodnie z polskimi przepisami. Jest to trudna sztuka, którą opanowali nieliczni księgowi. Nie najlepiej radzą sobie z tym również systemy informatyczne (choć formalnie deklarują to wszystkie) ze względu na absurdalność niektórych rozwiązań prawnych, np. VAT od opakowań oraz faktury korygujące. Jeżeli w fakturze VAT popełniono błąd obojętnie jakiego rodzaju (np. ortograficzny), to wydawałoby się logiczne, aby ją wycofać i zastąpić nową, poprawną. Jednak nasi urzędnicy żądają, aby wystawić tzw. fakturę korygującą. Zależnie od okoliczności może być wiele różnych procedur obsługi takiej faktury, niektóre z nich mogą się przyśnić programiście w koszmarnych snach, np. korekta ilościowa in plus do faktury korygującej z błędem in minus.

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe.