A jednak się kręci

Pytanie, czy technologia IT zwiększa produktywność - pracowników, przedsiębiorstw, całej gospodarki - od lat spędza sen z powiek ekonomistom, menedżerom, szefom działów ITi dostawcom systemów IT. Ostatnie badania rzucają na tę kwestię nowe światło.

Pytanie, czy technologia IT zwiększa produktywność - pracowników, przedsiębiorstw, całej gospodarki - od lat spędza sen z powiek ekonomistom, menedżerom, szefom działów ITi dostawcom systemów IT. Ostatnie badania rzucają na tę kwestię nowe światło.

Produktywność jest niewątpliwie najbardziej podstawowym miernikiem rozwoju gospodarczego i kondycji gospodarki. Od 1995 r. roczne przyrosty produktywności w amerykańskiej gospodarce kształtowały się na poziomie 3%. W latach 70., 80. i wczesnych 90. był to zaledwie 1% rocznie. Wzrost ostatniej dekady jest skorelowany z przejściem od gospodarki opartej na produkcji do gospodarki opartej na informacji, co wielu badaczy skłania do wniosku, że technologia informatyczna i szeroko wykorzystujące ją firmy przyczyniają się do zwiększenia produktywności.

W poszukiwaniu dowodu

Dlaczego IT miałoby prowadzić do wzrostu produktywności? Przede wszystkim dlatego, że teoretycznie zmniejszenie niepewności wynikającej z braku informacji poprawia jakość podejmowanych decyzji i szybkość ich podejmowania oraz sprzyja lepszej alokacji zasobów. W ciągu ostatnich lat przeprowadzono wiele badań, które miały udzielić ostatecznej odpowiedzi na pytanie, czy informatyka powoduje wzrost produktywności. Wydawało się, że tak, ale aż do tej pory nikt nie zmierzył dokładnie, jak wysoki. Sytuację zmienia zakończone niedawno badanie przeprowadzone przez Mashalla Van Alstyne'a, Sinana Arala i Erika Brynjolfssona, pracowników naukowych MIT Sloan School, Harvard Business School i Boston University, którzy zanalizowali 1300 projektów zrealizowanych w ciągu pięciu lat i 123 tys. e-maili przesłanych w ciągu dziesięciu miesięcy w pewnej firmie, by znaleźć odpowiedź na pytanie, jak technologia informatyczna wpływa na produktywność pracowników. Wyniki badania zamieścili w raporcie "Information, Technology and Information Worker Productivity: Task Level Evidence".

W badaniu analizowano wydajność "białych kołnierzyków" zatrudnionych w agencji zajmującej się rekrutacją kadry zarządzającej. Wydajność mierzono w "twardej walucie" - zarobionych dolarach, zrealizowanych zleceniach i czasie ich trwania. Badacze uznali, że praca będąca przedmiotem ich analizy jest bardzo reprezentatywna dla wszelkiego rodzaju pracy polegającej na wykonywaniu kolejnych zadań, wykonywanej przez pracowników umysłowych w dziedzinach, takich jak: sprzedaż, księgowość, prawo czy konsulting. Uzupełnieniem twardych danych były wywiady z pracownikami. Przeprowadzano też analizy, których celem było wykrycie czynników mających największy wpływ na produktywność indywidualnych pracowników i całych zespołów. Pytano m.in. pracowników, jak wykorzystują swój czas i jakimi kanałami uzyskują informacje o największej wartości.

Użytkownicy i technologie

Korelacja między wydajnością a zastosowaniem technologii IT została wykryta i potwierdzona, choć nie zawsze tam, gdzie badacze spodziewali się ją znaleźć. W badaniu analizowano wykorzystanie technologii, a nie jedynie jej obecność. Okazało się, że użytkownicy często i intensywnie wykorzystujący technologie IT, tzw. heavy users, wykonują o wiele więcej zadań jednocześnie niż przeciętni użytkownicy, więc kończą więcej projektów i zarabiają dla firmy więcej pieniędzy. Jak to działa? Zaawansowani użytkownicy IT biorą na siebie więcej zadań, gdyż są w stanie pracować dzięki technologii nad większą ich liczbą jednocześnie. To spowalnia wykonanie pojedynczych zadań, którymi już są obciążeni, ale ponieważ ich wydajność jest o wiele większa, w sumie są bardziej produktywni. Patrząc na prędkość realizacji pojedynczych zadań, wydają się powolniejsi niż inni, ale ponieważ pracują nad wieloma projektami jednocześnie, w sumie robią więcej.

Tymczasem mniej wprawni użytkownicy wykonują zadania jedno po drugim - bardziej wprawni równolegle. Krzywa obrazująca zależność między wielozadaniowością a wydajnością ma kształt odwróconej litery U - do pewnego momentu wydajność osoby zajmującej się kilkoma rzeczami jednocześnie wzrasta, później zaczyna spadać. Technologie, które najlepiej wspierają wielozadaniowość, to technologie asynchroniczne - bazy danych i poczta elektroniczna. Można z nich korzystać, kiedy ma się czas, nie wymagają czasowego zgrania obu stron. Telefon, odwrotnie, wymaga zgrania czasowego i generalnie źle wpływa na wydajność pracy.

Jednym z najsilniejszych prognostyków produktywności okazało się umiejscowienie pracownika w sieci kontaktów społecznych, która na potrzeby projektu została zdefiniowana jako sieć ludzi, z którymi badani komunikowali się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Produktywność zależy od tego, w którym miejscu sieci kontaktów znajduje się badany - w centrum sieci, przez które przepływa wiele informacji i z którego droga do innych uczestników sieci jest bardzo krótka (wysoka produktywność), czy na jej peryferiach, powiązany z nielicznymi uczestnikami bezpośrednio i połączony z innymi powiązaniami pośrednimi, prowadzonymi przez innych uczestników (niska). Produktywność zależy również od tego, jak duży jest "zasięg społeczny" badanego - innymi słowy, z jaką liczbą osób może mieć kontakt bezpośrednio lub za pośrednictwem jednego lub dwóch pośredników. Im większa liczba osiągalnych w ten sposób osób, tym większa różnorodność informacji, które do niego docierają, a tym samym - większa produktywność.

Jaki z tego, zdaniem badaczy, wniosek dla biznesu? Warto inwestować w biegłość w posługiwaniu się technologią IT. Im większa bowiem wprawa w posługiwaniu się nią, tym mniejsze wrażenie przytłoczenia zalewem informacji i tym większa zdolność wykonywania wielu zadań równolegle, co wprost przekłada się na przychody firmy. Nie oznacza to jednak, że projekty zakończone zostaną szybciej. Czas realizacji projektu nie ulegnie skróceniu - wzrośnie liczba projektów zakończonych w danej, szerzej zakreślonej jednostce czasu.


TOP 200