8. Negocjuj porozumienia cenowe uwzględniające scenariusze zmian liczby użytkowników

Powiedzmy, że dziś z Twojej platformy CRM korzysta 50 użytkowników, ale co stanie się, gdy Twoja firma się rozwinie albo będą konieczne zwolnienia? Ile kosztuje Cię każdy dodatkowy użytkownik – lub każde zmniejszenie liczby użytkowników – w porównaniu do całości płaconej przez Ciebie kwoty? Jeśli nie wynegocjowałeś odpowiednich warunków w Twojej umowie, prawdopodobnie w przypadku jakichkolwiek zmian będziesz musiał zapłacić dużo więcej niż powinieneś. Być może nie otrzymasz zniżek na dodatkowych użytkowników wraz z rozwojem firmy, być może będziesz musiał płacić za puste miejsca albo za każdorazowe dodanie nowego użytkownika, nawet jeśli zmieni się oferta po stronie dostawcy. Przykładem jest Salesforce.com, który wycofał swoją nieograniczoną ofertę dającą użytkownikowi pełen dostęp do wszystkich funkcji i usług. Teraz trzeba płacić więcej za nadanie temu użytkownikowi dostępu do niektórych funkcji, takich jak oferta Premier Support czy dostęp mobilny.

W innych przypadkach modele abonamentów u dostawców usług w chmurze, z których większość zaczynała od małych i średnich firm, mogą nie zapewniać kompleksowych usług zgodnych z potrzebami bardzo dużych firm. – Jeśli firma rozrasta się ze 100 do 10 000 użytkowników w skali globalnej, model kosztowy w przypadku rozwiązań chmurowych całkowicie się rozpada – mówi Pearl. W takich sytuacjach względny całkowity koszt implikacji własnościowych między chmurą a rozwiązaniami na serwerach lokalnych może być wyraźny tylko po jego przeanalizowaniu w długim okresie, powiedzmy, nawet siedmiu lat. Bardziej ustabilizowani na rynku gracze mają tendencję do oferowania różnych poziomów cenowych dostosowanych do skali firmy. A z tym wiąże się kolejna kwestia.

Zobacz również:

• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24
• Cisco i Microsoft transmitują dane z prędkością 800 Gb/s

- Wraz z dodawaniem licencji powinna istnieć możliwość dodania ich do rabatu ilościowego lub rabatu związanego z liczbą użytkowników – mówi Wang. Zamiast stosowania bezpośrednich rabatów ilościowych, umowy mogą zostać skonstruowane w taki sposób, że firma płaci określoną stawkę za pierwszych 99 użytkowników, a stawkę obniżoną za drugi poziom zaczynający się od setnego użytkownika. Umowa powinna być wynegocjowana w taki sposób, aby była elastyczna w obu kierunkach, z opłatami za miejsce zmieniającymi się wraz ze zmianą liczby użytkowników na danym poziomie. – Ważne jest właściwe określenie poziomów cenowych, zapewniających swobodę przechodzenia między poziomami w obie strony – radzi Wang. Ważne jest również wynegocjowanie możliwości przekształcenia niewykorzystanych licencji w przyszły kredyt. – Zazwyczaj licencje są wstrzymywane lub zwracane za określoną kwotę bez wpływu na poziom zniżek – wyjaśnia Wang.

Fuzje i przejęcia to źródło kolejnych problemów. Weź pod uwagę przypadek firmy oferującej profesjonalne usługi, która zaczęła od umowy na 50 miejsc dotyczącej usługi CRM. Ale to było przed nabyciem innej firmy, co wymagało czterokrotnego zwiększenia liczby miejsc. Wtedy firma miała podpisane dwie umowy z dwoma różnymi stawkami, a dostawca żądał od klienta opłacania znacznie wyższych stawek po zakończeniu fuzji. Dostawca nie mógł doprowadzić do fuzji umów, ponieważ nabyta firma prowadziła działalność w innym kraju, ale nie mógł też pozwolić jej na wszczęcie negocjacji. – Dlatego doszło do anulacji tych umów – mówi Wang. Firma zwróciła się do nowego dostawcy i wynegocjowała warunki, które umożliwiają jej skalowanie usług aż do 1000 użytkowników w trakcie 5-letniego kontraktu.

Dziel się wiedzą i korzystaj z niej!

Usługi w chmurze obliczeniowej rozwiązują co prawda wiele problemów, ale złożoność ich umów na pewno nie jest jednym z nich. Wraz z rozwojem i powstawaniem coraz większej liczby usług w obszarze cloud computing, firmy muszą korzystać z wiedzy eksperckiej, aby uniknąć błędów w umowach, które mogą sporo kosztować. Język umów różni się w zależności od tego, czy sprzedajemy czy wynajmujemy usługi.

Doskonałym sposobem na szybkie wdrożenie się w temat jest uczestnictwo w warsztatach lub współpraca z ekspertem zewnętrznym, nawet jeśli w firmie są dostępni specjaliści zajmujący się umowami. Pamiętaj, że wraz ze wzrostem liczby umów dotyczących usług w chmurze, będzie rósł także koszt popełnienia jakiegokolwiek błędu. Umowy dotyczące usług w zakresie chmury obliczeniowej to okazja na rozpoczęcie wszystkiego od nowa. Powielanie i utrwalanie błędów popełnionych przez inne firmy w zakresie lokalnego oprogramowania dla przedsiębiorstw nie powinno być jedną z Twoich opcji.

Przeczytaj: Jak podpisać korzystną umowę z dostawcą chmury