6. Nie kupuj usług, na które nie jesteś jeszcze gotowy

Jeśli myślisz o wdrożeniu nowej usługi w przyszłym roku, kup ją wtedy, kiedy będziesz gotowy na jej wdrożenie. Nie pozwól na umieszczenie jej w porozumieniu przedłużającym umowę. Office 365 - pakiet SaaS Microsofta obejmujący komponenty typu back-office dla Exchange, SharePoint i Lync, jak również znane aplikacje desktopowe – to dobitny przykład.

- Wielu klientów zakupiło pakiet Office 365, ale gdy pytam, jak z niego korzystają, mówią, że nie korzystają w ogóle. Nie ma żadnych korzyści cenowych z wcześniejszego wykupienia usługi, a jeśli zawrze się ją w trzyletnim przedłużeniu umowy, można wylądować z koniecznością płacenia za nią przez cały okres obowiązywania umowy. Jeśli więc masz zamiar korzystać z czegoś w przyszłym roku, kup to w przyszłym roku – mówi Paul DeGroot, dyrektor w Pica Communications, firmie specjalizującej się we wspieraniu klientów w poruszaniu się po labiryncie licencyjnym Microsofta.

Zobacz również:

• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24
• Cisco i Microsoft transmitują dane z prędkością 800 Gb/s

Z doświadczenia DeGroota wynika, że zaledwie około 40% firm próbuje negocjować nowe warunki umowy z Microsoftem. Jedną z przyczyn tak niskiego wskaźnika może być zakłopotanie i zmieszanie, jakie odczuwają firmy podczas rozważania niezliczonych rodzajów licencji oferowanych przez Microsoft. Trzy lata temu firma Billa Gatesa oferowała 46 rodzajów umów licencyjnych. Od tego czasu ich liczba wzrosła do 178, a większość nowych rodzajów umów dotyczy właśnie usług w chmurze. – Jest to tak skomplikowane, że można wręcz oszaleć – ostrzega DeGroot.

Ale przedłużenie umowy ma też swoje korzyści: Microsoft jest gotowy na znaczne obniżenie kwoty transakcji. Jeden z klientów Pica zażądał od Microsoftu usunięcia z oferty komponentu Yammer wartego 50 000 USD, ale później ustąpił, gdy sprzedawca zaoferował mu zniżkę w wysokości 78 000 USD na coś innego. - Klient nie zamierzał korzystać z Yammera, ale sprzedawca otrzymuje prowizję za każdą taką transakcję. W ten sposób klient zyskał 28 000 USD na swoim rachunku licencyjnym – wyjaśnia DeGroot.

W innym przypadku globalny klient z listy Fortune 500 nie przyjął siedmiocyfrowej oferty zawierającej pakiet Office 365, ale zaakceptował transakcję po tym, jak Microsoft zaoferował zniżkę na pozostałe komponenty umowy. Ostatecznie miało to trzykrotnie wyższą wartość od tego, co musiałby zapłacić dostawcy za dodanie pakietu Office 365. – Microsoft tak naprawdę sam płaci za niektóre z tych umów, zwłaszcza w przypadku dużych firm, za którymi mogą podążyć inni klienci – wyjaśnia DeGroot. – Mamy klientów, którzy płacą 1 USD za miejsce w pakiecie Office 365 Enterprise E3, a to normalnie kosztuje 20 dolarów – dodaje.

- Licencje Microsoftu być może nie są najdroższą pozycją w budżecie IT, więc niektóre duże firmy mogą nie przykładać do nich tak dużej i szczegółowej wagi, choć powinny. Nawet jeśli stanowią one tylko 1% całego budżetu IT, to może to być aż 1 mln USD. Czy nie warto uważniej się im przyjrzeć, żeby zaoszczędzić ten 1 milion? – pyta DeGroot.

7. Nie pozwól, aby lokalne systemy działały równolegle z usługami chmurowymi

Jedna z największych korzyści przejścia w chmurę wynika z redukcji kosztów zarządzania w siedzibie firmy. Na przykład, jeśli przeniesiemy Office 365 do chmury nie potrzebujemy już administratora Exchange. Ale wiele firm zbyt wolno zamyka systemy lokalne lub decyduje się na migrację tylko niewielkiej grupy użytkowników do chmury, zwłaszcza tych pracujących zdalnie.

- To zazwyczaj błędne podejście – twierdzi DeGroot. – Widziałem już wiele firm z niewielką liczbą pakietów Office 365, ale to nie działa na małą skalę – dodaje.

Określanie ustawień Office 365 tylko dla 25 osób, a następnie konfigurowanie ustawień tych użytkowników na korzystanie z poczty e-mail Exchange wymaga sporo wysiłku. A jeśli korzystasz z SharePoint i Office 365, będziesz synchronizował wersję SharePoint dla Office365 z lokalnym serwerem SharePoint?

- To nie jest jakiś błahy projekt. Jeśli zdecydujesz się na synchronizację, oznacza to podwojenie kosztów i jeszcze więcej. Płacisz Microsoftowi stawki premium, żeby zarządzał serwerami, a w ogóle nie zredukowałeś kosztów zarządzania nimi w lokalu firmy. To mija się z celem – wyjaśnia DeGroot.

Jeśli planujesz przejście w chmurę, dokładnie przeanalizuj licencje dotyczące serwerów lokalnych, z których będziesz rezygnował, negocjując usługi w chmurze. Czy naprawdę potrzebujesz Software Assurance dla lokalnego oprogramowania, które daje Ci dostęp do kolejnych aktualizacji, jeśli za trzy lata całkowicie zrezygnujesz z tej platformy? Rezygnacja z takich rozwiązań pozwoli na zaoszczędzenie sporych kwot.

Jeden z klientów, firma zatrudniająca 10 tysięcy osób, zaoszczędził 1 mln USD anulując umowę na usługę Software Assurance, gdy przenosił się do chmury. Inny poszedł nawet o krok dalej. Globalna firma inwestycyjna z 200 oddziałami na całym świecie zdecydowała się na korzystanie z Office 365 w mniejszych oddziałach, a następnie odmówiła Microsoftowi płatności za konserwację pakietu na serwerach lokalnych wspierających użytkowników w tych oddziałach. – Klient powiedział, że nie ma zamiaru płacić za nieograniczone licencje i utrzymanie tych produktów, skoro przenosi całość do chmury – wyjaśnia DeGroot. Jeżeli wiec zamierzać przenieść wszystko do chmury na dużą skalę, ograniczenie kosztów związanych ze wspieraniem rozwiązań na serwerach lokalnych ma duży sens z biznesowego punktu widzenia.