3. Sprawdź umowę pod kątem ukrytych opłat

Nawet osoby przyzwyczajone do precyzyjnego weryfikowania umów dotyczących lokalnego oprogramowania mogą przeoczyć pewne kwestie, jeśli chodzi o umowy na usługi w chmurze. Jak mówi Scavo, ktoś w Twoim zespole powinien wiedzieć, czego szukać, zwłaszcza jeśli chodzi o ukryte opłaty np. za przekroczenie określonej pojemności lub progu przepustowości. Kilka firm już się na tym przejechało.

Scavo doradzał firmie, która zauważyła, że jej miesięczne rachunki rosły nawet o 20% za każdym razem, gdy liczba dziennych transakcji przekroczyła próg określony w umowie. – Dostawcy zazwyczaj nie mają zamiaru zwracać Ci uwagi na takie rzeczy podczas zawierania umowy, myślenie nad takimi kwestiami jest więc wyłącznie Twoją sprawą, podobnie jak ewentualne przedłużenie umowy – dodaje.

Zobacz również:

• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24
• Cisco i Microsoft transmitują dane z prędkością 800 Gb/s

4. Przed podpisaniem umowy sprawdź możliwość uzyskania lepszych warunków

Dostawcy usług w chmurze przyjmują różne podejście do kwestii licencji, a jeden plan może spełniać Twoje potrzeby w dużo bardziej kosztowny sposób niż inny, mówi Scavo. O ile wielu dostawców przyjmuje za podstawę wysokości miesięcznego abonamentu liczbę użytkowników lub miejsc, niektórzy oferują pewne wariacje tego modelu. Na przykład, dostawca oprogramowania ERP w chmurze Acumatica oferuje cenę uzależnioną od ilości wykorzystanych zasobów systemowych, takich jak oczekiwana liczba transakcji, co oznacza, że rozwój firmy może spowodować wzrost liczby użytkownik bez zwiększenia liczby miejsc.

Jest to szczególnie ważne w przypadku wielkoskalowych systemów CRM i ERP, ponieważ rezygnacja z nich nie jest prosta. – W przypadku dostawców SaaS istnieje pewne ryzyko uzależnienia od dostawcy, tzw. vendor lock-in, które znacznie wykracza poza to, co znajduje się w lokalu firmy – mówi Scavo. Przed podpisaniem umowy warto najpierw wynegocjować jej właściwe warunki.

5. Zastanów się nad tym, jak podpisanie porozumień o poziomie usług wpłynie na wydajność procesów biznesowych

Gdy firmy łączą kilka usług w chmurze w ramach pojedynczego procesu biznesowego, wydajność końcowa tego procesu jest tylko na tyle dobra, na ile dobre jest najsłabsze porozumienie o poziomie usług. – Dopiero od niedawna obserwujemy rosnące pojawianie się architektury zorientowanej na usługi w chmurze, która łączy ze sobą różne możliwości chmury w celu zapewnienia procesów biznesowych. Jeśli porozumienia o poziomie usług nie są zgodne, być może ma w Twoim łańcuchu jest jakieś słabe ogniwo - mówi Mike Pearl, dyrektor w firmie doradczej PwC.

Był to szczególnie bolesny problem dla klientów PwC, którzy pozwolili indywidualnym jednostkom biznesowym na podpisanie odrębnych umów o poziomie usług. Jeden klient, dyrektor ds. IT w firmie przynoszącej dochody w wysokości miliardów dolarów, otrzymał kopię umowy na usługi SaaS podpisaną przez kogoś w jednej z jednostek biznesowych. Umowa w ogóle nie zawierała wyrażeń odnoszących się do wykonywania kopii zapasowych, przechowywania ani dostępu do danych gromadzonych przez dostawcę. – Największą porażką są schematyczne zakupy technologii, które nie przechodzą przez dział IT firmy. Ludzie myślą, że mają podstawy, by negocjować tego rodzaju umowy, ale często nie wiedzą, że czegoś nie wiedzą – dodaje.

Pearl uważa, że ostatecznie w branży IT powstaną nowego rodzaju firmy pośredniczące w integracji zewnętrznej, które będą w stanie zespoić usługi chmurowe tworzące kompleksowy proces biznesowy i zapewnić zgodność wszystkich porozumień o poziomie usług. – Będą działać na tej samej zasadzie, co dealerzy i nakładać swoje porozumienia o poziomie usług na porozumienia, jakie otrzymują od różnych dostawców rozwiązań chmurowych – mówi, dodając, że rozmawiał już z niektórymi dostawcami, którzy wyrazili zainteresowanie wejściem w taki obszar biznesu. Dziś jednak zależy to wyłącznie od działu IT i jego partnerów handlowych, którzy de facto wykonują całą brudną robotę związaną z umowami.