8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (2 z 8)

Przygotuj się od strony technicznej

Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu, na którym 15 minut na samym początku zajęło samo ustawienie mikrofonów i wideo, na pewno znasz to uczucie całkowitego marnotrawstwa czasu. Jeśli wideo- lub audiokonferencje należą do Twojej codzienności, postaraj się zapoznać z technologią, z której będziesz korzystał. Oczywiście zawsze może się zdarzyć, że będziesz musiał zadzwonić do działu technicznego po pomoc, jednak znając podstawy, będziesz mógł zaoszczędzić trochę czasu, zarówno swojego, jak i współpracowników.

Jeśli jesteś menedżerem lub jeśli po prostu jesteś odpowiedzialny za przebieg spotkania, poświęć trochę czasu na poznanie tajników systemów służących do prowadzenia wirtualnych spotkań. W ten sposób unikniesz frustrujących doświadczeń związanych z utraceniem dźwięku bądź obrazu.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (3 z 8)

Potraktuj to jak typowe spotkanie w biurze

Fakt, że spotkania zdalne wydają się bardzo niekonwencjonalne, nie znaczy, że osoby w nich uczestniczące nie muszą trzymać się swoich grafików pracy. Dlatego istotne jest, by nie spóźniać się nawet na tego typu spotkania i kończyć je w określonym wcześniej czasie. Upewnij się, że odpowiednio opracowałeś plan zebrania i że wszystko przebiega zgodnie z nim – tak jak zrobiłbyś to podczas typowego spotkaniu w biurze.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (4 z 8)

Wypróbuj aplikacje

Pracownik Lumi, Ben Nesvig, zauważył, że podczas spotkań na odległość uczestnikom było trudniej przerwać czyjąś wypowiedź, by coś skomentować bądź zadać pytanie, nawet podczas rozmowy wideo. By rozwiązać ten problem, stworzono więc aplikację o nazwie Meetoo. „Aplikacja pozwala uczestnikom spotkania wysyłać wiadomości z komentarzami i pytaniami, nie czekając na przerwę w rozmowie. W aplikacji można też przeprowadzać głosowania. W ten sposób mamy pewność, że każdy ma w spotkaniu swój wkład.

Nie musisz tworzyć własnej aplikacji, zwłaszcza jeśli pracujesz w małej firmie lub w małym zespole. Zamiast tego możesz skorzystać z bezpłatnego komunikatora, w którym każdy może wirtualnie „podnieść rękę”, jeśli chce coś skomentować bądź zadać pytanie. Jest to również świetny sposób na szybkie udostępnianie linków bądź dokumentów innym uczestnikom spotkania.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (5 z 8)

Rozmowy wideo

Jeśli podczas zdalnych spotkań polegasz głównie na telefonie, postaraj się wypróbować też wideo. Możesz skorzystać takich programów jak Skype; istnieje też duże prawdopodobieństwo, że usługa, która umożliwia Ci połączenia konferencyjne, można mieć także opcję wideo. Ludzie nie zawsze będą chętni do wideokonferencji, ale warto sprawdzić, czy nie wpływa to pozytywnie na atmosferę pracy. Jeśli jest to tylko małe spotkanie z dwiema czy trzema osobami, wideo może być przesadą. Jednak w przypadku większych zebrań, w których uczestniczy na przykład cały zespół, wideo może ułatwić rozmowę i sprawić, że wszyscy będą w niej aktywniej uczestniczyć.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (6 z 8)

Odpowiednio się ubierz

Jeśli bierzesz udział w wideokonferencji, ważne jest też, by odpowiednio się ubrać. Praca zdalna nie wymaga oczywiście dress code’u, który obowiązuje w biurze, jednak podczas wideokonferencji warto wyglądać w miarę przyzwoicie. Nie powinieneś rezygnować ze swojego profesjonalizmu tylko dlatego że jest to spotkanie zdalne.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (7 z 8)

Zwracaj uwagę na strefy czasowe

Jeśli współpracujesz z osobami mieszkającymi w różnych strefach czasowych, powinieneś mieć na uwadze, że spotkanie powinno odbyć się w dogodnym dla każdego czasie. Łatwo zapomnieć, że gdy Ty na wschodnim wybrzeżu jesteś w biurze o 9 rano, klienci i pracownicy na zachodnim wybrzeżu jeszcze śpią. To samo dotyczy pracowników i klientów międzynarodowych. Postaraj się wziąć pod uwagę różnice czasu wszystkich uczestników spotkania.

Doug Brackbill, CEO w Line2, usługi VoIP, mówi: „Tradycyjna etykieta telefoniczna sugeruje, że nigdy nie powinno się wzywać klienta przed 9 rano”. Podkreśla również, że należy też pamiętać o wszystkich świętach, których Ty sam być może nie obchodzisz, ale to nie znaczy, że nie obchodzą ich też Twoi pracownicy. Warto zerkać czasem na kalendarz świąt międzynarodowych i religijnych, tak by nie zaplanować spotkania właśnie w tym terminie.

8 wskazówek, jak odpowiednio poprowadzić spotkanie na odległość (8 z 8)

Zaopatrz pracowników w firmowe telefony

Jeśli współpracujesz z kimś zdalnie, warto jest zaopatrzyć go w urządzenie mobilne niezbędne do wirtualnych spotkań. Jeśli dasz im numer wyłącznie firmowy, unikniesz zawracania im głowy wtedy, gdy są już po pracy. W ten sposób będziesz mógł nadal wysyłać e-maile i notatki, które akurat wpadną Ci do głowy, nie zakłócając tym samym pracownikom ich czasu przeznaczonego na odpoczynek. To także dobry sposób na uniknięcie konieczności płacenia za rozmowy prywatne, które mogą odbywać pracownicy, korzystając z firmowych telefonów.