W starym, przedpandemicznym świecie w pracy znajdowaliśmy przyjaciół, ligi sportowe, kumpli na zakupy i ludzi, z którymi można było wypić drinka po pracy. Praca w biurze czy zakładzie była tylko jednym z powodów. Chcieliśmy być częścią zespołu.

W środowisku pracy zdalnej lub hybrydowej, praca i połączenia społeczne są bardziej rozdzielone, co wpływa zarówno na naszą pracę, jak i życie osobiste. Niestety, wszyscy będziemy musieli spotkać naszego następnego romantycznego partnera lub kumpla od golfa gdzie indziej. Ale ten dystans wpływa również na jakość pracy, którą wykonujemy i jak czujemy się związani z pracą.

Zobacz również:

• Krótka lista najbardziej niedocenianych technologii w IT
• AI coraz popularniejsza w pracy biurowej
• Zoom wraca do swoich biur

„Możesz spędzać czas z ludźmi, których lubisz” - mówi Helen Horstmann-Allen, COO w Fastmail, dostawcy poczty elektronicznej skoncentrowanej na prywatności. „I możesz robić wspaniałe rzeczy. Jednakże kiedy robisz obie te rzeczy razem, naprawdę czujesz sens życia. Wszystkie rzeczy, które znajdują się w przestrzeni biurowej - pokój z przekąskami, kawa, artykuły papiernicze i gadżety - mają na celu stworzenie tego poczucia połączenia. Poczucie związku z grupą jest tym, co tworzy głębsze poczucie sensu w naszej pracy”. Nawiązanie głębokiej i znaczącej więzi w zespole zdalnym lub hybrydowym wymaga, aby ktoś - a może nawet wszyscy - zastanowił się, jak to zrobić. Zwłaszcza w zdalnych miejscach pracy, nie będzie to miało miejsca w drodze na spotkania i ze spotkań, w windzie, w pokoju przerw, czy dlatego, że często przechodzisz obok czyjegoś biurka. Trzeba będzie to zrobić.

To nowy, niezbadany świat i do pewnego stopnia odkrywamy go wspólnie. Poprosiłam o radę osoby, które kierują zespołami zdalnymi i hybrydowymi, osoby, które zbudowały narzędzia ułatwiające łączenie rozproszonych zespołów oraz osoby, które odkryły unikalne rozwiązania. Oto ich wskazówki:

1. Komunikuj się jasno i przejrzyście

„Staramy się zachęcać wszystkich do używania publicznych kanałów do wszystkich rozmów” - mówi Peter Thompson, współzałożyciel i dyrektor generalny dostawcy usług plików w chmurze, LucidLink. „Chcemy, aby wszystko było jak najbardziej przejrzyste”. Jego zespół kierowniczy zgodził się na początku, że aby zbudować połączenie w zdalnym zespole, nadmierna komunikacja będzie absolutnie konieczna. „Staramy się nie używać poczty elektronicznej", wyjaśnia. „Używamy Slacka. I staramy się zachęcać wszystkich do używania publicznych kanałów do wszystkiego”.

Tak więc, o ile ktoś nie koordynuje lunchu lub nie ma kwestii prywatności wokół jakiegoś tematu, rzeczy - nawet tematy biznesowe o wysokiej stawce - są omawiane na zewnątrz. „Ludzie, którzy dołączają do firmy, mówią nam, że nigdy wcześniej nie byli w miejscu, które jest tak otwarte na niektóre z rzeczy, o których rozmawiamy". To sprawia, że każdy czuje się włączony i zaufany, mówi. „To nie jest tylko: 'Hej, to jest dostępne, idź popatrz na to'. Każdy jest częścią dyskusji”.

2. Opieraj się na grupach zasobów pracowniczych

„Grupy zasobów pracowniczych (ERGs) odgrywają nową rolę w pracy hybrydowej, jeśli chodzi o łączność”- mówi Paaras Parker, główny specjalista ds. zasobów ludzkich w firmie Paycor produkującej oprogramowanie HR. Te społecznie zorientowane grupy są zazwyczaj kierowane przez wolontariuszy, którzy gromadzą ludzi o podobnych pasjach i organizują spotkania online, czaty lub zajęcia. Bardziej niż kiedykolwiek, grupy te stały się ważnym sposobem budowania połączeń, zwłaszcza wśród osób w firmie, które nie pracują razem nad projektami. „Ludzie mają dobre kontakty z osobami ze swoich zespołów” - mówi. „Ale poznanie ludzi w całej szerszej organizacji jest trudne”.

Grupy te wypełniają tę lukę. „Wiele firm ma grupę pracujących rodziców, grupę młodych profesjonalistów, grupę LGBTQ lub grupę osób kolorowych. Ludzie zgłaszają się do przewodniczenia tym grupom i organizują doświadczenia dla swoich współpracowników. W ten sposób powstaje nieformalny sposób łączenia się ludzi. To świetna rzecz, z którą firmy powinny się teraz ponownie związać", mówi Parker. "Dzięki nim ludzie widzą, że naprawdę mogą wnieść do pracy całego siebie”.

3. Stworzyć koleżeńską atmosferę

Czy nadal przyjaźnisz się z ludźmi, których poznałeś na studiach? Jest coś takiego w wspólnej nauce, co tworzy głębokie połączenie. Marko Gargenta, dyrektor generalny i założyciel PlusPlus, twórcy oprogramowania do szkoleń wewnętrznych, które założył po stworzeniu Twitter University, wykorzystuje tę ideę do tworzenia kultury firmy. Zaczęło się od Twittera, bo zobaczył, że niektórzy ludzie mają głęboką wiedzę w tematach, z których mogliby skorzystać inni. Zaczął ich namawiać do prowadzenia warsztatów i dzielenia się tą wiedzą. Te 30-minutowe warsztaty były nieformalne, prowadzone osobiście i cieszyły się ogromną popularnością. „Jeden na pięciu inżynierów regularnie prowadził zajęcia” - mówi. Zajęcia te były kontynuowane, gdy świat stał się zdalny, ale zamieniono je na filmy w puszkach. Te nie miały już takiego samego wpływu. „Ludzie chcieli kontaktu z ludźmi” - mówi. „Zaczęliśmy więc kierować wahadło w stronę połączeń na żywo. Teraz odbywają się one przez Zoom, ale są bardzo synchroniczne”. To się sprawdziło. „Jeśli spojrzymy na starożytną Grecję” - mówi Gargenta – „Platon założył Akademię. Było to miejsce, w którym gromadzili się ludzie goniący za ideami lub mistrzostwem, co stworzyło poczucie kultury. Ten wzorzec ludzi goniących za mistrzostwem tworzy społeczność. To właśnie ukształtowało starożytną Grecję, z czego wynikły wszelkiego rodzaju innowacje. „W firmach nie jest tak różowo” - kontynuuje Gargenta. „Jeśli stworzysz wodopój dla ludzi poszukujących wiedzy, tworzy to wspólnoty praktyk, które kształtują kulturę organizacji. W zespołach hybrydowych ma to ogromne znaczenie, zwłaszcza teraz, gdy wszyscy łakniemy więzi międzyludzkich”. Istnieją alternatywy dla PlusPlus, w tym 360Learning i Tovuti LMS. I możesz oczywiście po prostu tworzyć swobodne sesje edukacyjne typu brownbag, używając dowolnego narzędzia, którego wszyscy używają do spotkań.

4. Umieszczaj profile osobiste

W naszym obecnym świecie społecznościowym, często znamy ludzi tylko po ich zdjęciu profilowym na Facebooku, Twitterze czy TikTok. I co dziwne, stwarza to poczucie więzi z osobami, których być może nie znamy zbyt dobrze. W rzeczywistości, możemy nawiązać kontakt z zupełnie obcą osobą na podstawie jej zdjęcia i towarzyszącego mu profilu. Horstmann-Allen z Fastmaila zaleca, aby profile online stały się istotną częścią firmowego intranetu, kanału Slack lub jakiegokolwiek forum używanego przez zespoły do komunikacji. Oprócz poproszenia ludzi o zamieszczenie zdjęcia, prosi ich o napisanie lekkiego profilu, który dzieli się tym, kim są, gdy nie są w pracy. „Uwielbiam uprawiać ogród”, wyjaśnia. „Zamieściłam zdjęcie mojego ogrodu, aby ludzie mogli zapytać: 'Helen, czy zrobiłaś jakieś nasadzenia w tym sezonie?’. Inni ludzie zamieszczają zdjęcia swoich zwierząt domowych".

W ten sposób, gdy zobaczysz nową twarz na spotkaniu lub pracującą nad projektem, w który jesteś zaangażowany, możesz poczuć, że znasz ją, choćby w niewielkim stopniu, zanim rozpoczniesz rozmowę na Slack, rozmowę Zoom lub inne sposoby konwersacji.

5. Sformalizuj nieformalne spotkania towarzyskie online

„Aby zachęcić ludzi do bycia swobodnymi i nieformalnymi, musisz obniżyć stawkę”, mówi Steve Gottlieb, dyrektor generalny i założyciel wirtualnego salonu miejsca pracy Watercoolr. „Kiedy wchodzisz na Slack i mówisz: 'Hej, chciałbym, żebyś mnie mentorował', jest to bardzo nowoczesne”. Ale jeśli masz bardziej swobodne ustawienie online, w którym ludzie są zebrani z powodów społecznych, stwarza to możliwości nawiązania tych połączeń. „Jeśli widzisz kogoś, kogo lubisz [w zgromadzeniu on line] i jest on wolny, możesz powiedzieć: 'Chciałem się tylko przedstawić'”.

Istnieje wiele sposobów na tworzenie nieformalnych miejsc spotkań w sieci, w tym narzędzi, które pomagają ludziom spotykać się wirtualnie wokół watercoolera, na randkach przy kawie lub zupełnie przypadkowo.

6. Stwórz celową przestrzeń do odkrywania

Vinay Hiremath, współzałożyciel i CTO w firmie Loom zajmującej się asynchronicznym wideo, mówi, że stworzenie miejsca online, w którym ludzie mogą się nawzajem odkrywać, zdziałało cuda dla zdalnych zespołów w jego firmie. Członkowie zespołu używają firmowego narzędzia wideo do tworzenia krótkich filmów o takich rzeczach, jak ich rośliny, zwierzęta domowe lub zainteresowania i umieszczają je na prywatnej platformie firmy. Następnie odkrywają siebie nawzajem poprzez podobne zainteresowania lub po prostu wędrując po okolicy. „Mamy wycieczkę po roślinach domowych, która jest trendy”, mówi. „Jest też wycieczka po rutynie pielęgnacji skóry, która dobrze sobie radzi”. Dla każdego z nich ludzie przedstawiają - na wideo - swoje rośliny lub rutynę pielęgnacyjną i zamieszczają je, oznaczając je nazwą wycieczki. Tagi łączą te wycieczki razem, dzięki czemu możesz łatwo zobaczyć rośliny lub procedury samoopieki swoich współpracowników.

Możesz się czegoś nauczyć. Z pewnością dowiesz się co nieco o innych osobach w firmie.

Asynchroniczne narzędzia wideo, takie jak Loom firmy Hiremath, pojawiają się masowo, aby zaspokoić potrzeby hybrydowych zespołów, które chcą osobistego połączenia z rozmową wideo bez kłopotów związanych z planowaniem. Inne startupy to Claap, easyUp, Supernormal i Weet, a główni dostawcy technologii współpracy, tacy jak Slack, Cisco, Zoom, GoToMeeting, Dropbox, Asana i Trello, również włączają się w akcję asynchronicznego wideo.

7. Spotkajmy się w metaversum

Chris Savage i jego współzałożyciel z firmy Wistia, platformy do hostingu wideo dla marketerów, natknęli się na pomysł, który pozwala spojrzeć w przyszłość na łączność w miejscu pracy. Po tym, jak niektóre badania wykazały niski poziom poczucia więzi pracowników z firmą, zorganizowali hackathon, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat tego, jak to naprawić. Sam hackathon był świetnym sposobem na połączenie ludzi. Ale jednym z pomysłów, który z niego wypłynął, było danie wszystkim w firmie gogli Oculus i zaproszenie ich do spotkania się w metaversum.

„Ludzie byli sceptyczni” - mówi o eksperymencie. „Ale większość z nich była zaskoczona tym, jaka to była zabawa”.

Spotykanie się z innymi ludźmi w metaversum to niezwykłe doświadczenie. Jesteś awatarem, więc ludzie nie widzą twojej twarzy, co pomaga ludziom się zrelaksować, mówi Savage. Mimo to masz poczucie obecności. Możesz stać obok niektórych osób, podczas gdy inni czują się daleko. Dźwięk jest również przestrzenny. Ale najlepsze jest to, że jest tam co robić - tak samo jak w prawdziwym świecie.

Jego firma gra tam w gry, aby mogli spędzać razem czas. „Moja ulubiona gra to mini golf. To świetna zabawa. Ale częścią tego, co czyni ją tak interesującą, jest to, że masz coś do zrobienia, kiedy spędzasz czas. Można rozmawiać o czymkolwiek, ale nie trzeba rozmawiać cały czas. Na Zoomie dziwnie jest po prostu siedzieć razem” - mówi Savage.

Częścią sukcesu tego wysiłku, jak mówi, było danie wszystkim pozwolenia na to. „Powiedzieliśmy ludziom, że powinni czuć się komfortowo, bawiąc się tym w ciągu dnia pracy” - mówi. „Kiedy masz biuro, ludzie spędzają ze sobą czas. Jest wiele przyzwolenia na rzeczy, które nie są pracą. Ludzie palą, piją kawę, cokolwiek im się podoba. W przypadku pracy zdalnej nie ma tego. To tylko praca, praca, praca. Celem było danie ludziom pozwolenia na robienie w ciągu dnia pracy czegoś, co nie jest pracą”.

Innym powodem, dla którego uważa, że odniosła ona sukces, jest to, że firma podjęła wysiłek, aby zapoznać ludzi z tą ideą. „Zaczęliśmy od zaplanowania kilku popołudni, w których osoby bardziej doświadczone grały w gry z różnymi ludźmi, a to ewoluowało w kierunku tego, że wszyscy chcieli zrobić turniej minigolfa”- mówi.

Więc może, jeśli firmy dobrze zrobią połączenia zdalne i hybrydowe, będziemy mogli mimo wszystko spotkać w pracy naszego następnego partnera do golfa lub kolegę na zakupy

Źródło: Computerworld.com