Dlaczego SharePoint a nie „zwykły” dysk, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy? Co sprawia, że przechowywanie dokumentów na platformie SharePoint jest wygodniejsze, niż zapisywanie ich na własnym dysku twardym?
W tym artykule postaram się odpowiedzieć na te pytania, przedstawiając 6 korzyści płynących z przechowywania dokumentów na platformie SharePoint, a co za tym idzie, 6 sposobów na to by przechowywanie i zarządzanie dokumentami w firmie było proste, wygodne i przyjemne.
Łatwy dostęp
Na pierwszy rzut oka, ten argument może wydawać się błahy, ale czy praca nie przebiegała by sprawniej, gdyby każdy wiedział gdzie są wszystkie potrzebne dokumenty? O ile szybciej można wykonać zadanie, jeżeli znalezienie odpowiedniego formularza nie pociąga za sobą przeszukiwania dysków ani skrzynki pocztowej. SharePoint to możliwość przechowywania wszystkich dokumentów w jednym, łatwo dostępnym miejscu, gdzie są one uporządkowane w dedykowanych bibliotekach. Dzięki funkcji Drag-and-Drop dodawanie dokumentów do biblioteki jest dziecinnie proste, a możliwość wyświetlania i edytowania plików bezpośrednio z przeglądarki dodatkowo usprawnia pracę. Dzięki temu czas potrzebny na wyszukanie odpowiednich materiałów, użytkownicy aplikacji SharePoint mogą poświęcić na poprawę jakości danego zadania lub ukończenie pozostałych prac w krótszym terminie.
Metadane i typy zawartości
Do organizacji dokumentów na platformie SharePoint służą nie tylko biblioteki – są one wspierane przez tzw. typy zawartości oraz metadane. Typy zawartości można zdefiniować jako szablony dokumentów zapisanych w pamięci SharePoint. Po kliknięciu „Nowy” w bibliotece, użytkownik może wybrać jaki rodzaj treści chce utworzyć, co ułatwia i przyśpiesza proces tworzenia nowych dokumentów. Dodatkowo, do każdego typu przypisane są określone cechy, tzw. metadane – są one niezwykle przydatne w trakcie wyszukiwania dokumentów, szczególnie, jeżeli nie znamy jego dokładnej lokalizacji w bibliotece. Dzięki temu wyszukiwanie treści na platformie SharePoint jest o wiele prostsze niż na dysku, gdyż możemy z łatwością wyszukać dany plik, nie znając jego nazwy.
System zbierania opinii
SharePoint usprawnia pracę również w przypadku, gdy tworzymy dokument lub wprowadzamy zmiany, które muszą zostać zatwierdzone przez wiele osób. Zamiast kontaktować się z każdym z osobna i czekać aż zatwierdzi dokument by następnie przesłać go do kolejnej osoby, możemy skorzystać z systemów przepływu pracy dostępnych out of the box. W tym celu wystarczy aktywować funkcję workflows, a następnie zdefiniować system zbierania opinii dla danej biblioteki / listy / pliku. Dzięki temu, jeżeli dokument lub zmiana wymagają zatwierdzenia, system wysyła automatyczną wiadomość do zdefiniowanych osób z prośbą o weryfikację dokumentu. Zadanie może być wykonywane przez kilka osób jednocześnie, a cały proces – na bieżąco monitorowany.
Jednoczesna edycja tego samego dokumentu
Szczególnie przydatną zaletą przechowywania dokumentów na platformie SharePoint jest możliwość jednoczesnej edycji dokumentu przez wielu użytkowników w tym samym czasie, dostępna w SharePoint Online. Znacznie usprawnia to pracę zespołową – pracownicy mogą się skupić na swoim zadaniu i nie muszą się martwić czy pozostała część grupy odczytała maila z dokumentem zawierającym wprowadzone zmiany. Jest to również przydatne w przypadku, gdy jedna osoba ma za zadanie zredagować treści napisane przez innego członka zespołu. Przeważnie osoba redagująca nie może zacząć pracy dopóki nie dostanie ukończonego tekstu, co znacznie spowalnia przebieg pracy. Gdy dokument jest edytowany przez te osoby bezpośrednio z aplikacji, mogą one pracować nad dokumentem jednocześnie, wyraźnie skracając czas potrzebny na wykonanie zadania.
Wersjonowanie dokumentów
Możliwość edytowania i wprowadzania zmian w dokumentach przechowywanych na platformie SharePoint, zapewnia wszystkim użytkownikom dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Dzięki temu mamy pewność, że wszyscy członkowie zespołu maja dostęp do aktualnych danych i unikamy komplikacji związanych z przypadkowym wykorzystaniem przedawnionych informacji. Dodatkowo, SharePoint przechowuje nie tylko najbardziej aktualną wersję dokumentu, ale też te starsze. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy najnowszy plik uległ uszkodzeniu lub gdy zmiany wprowadzone do pliku nie spełniają oczekiwań. Opcja zachowywania wersji zapewnia możliwość przywrócenia dokumentu do poprzedniego stanu i to my decydujemy ile wersji głównych i pośrednich zostanie zachowanych w pamięci aplikacji SharePoint. Dodatkowo, można wprowadzić ustawienia dla każdego pliku, dzięki którym wymagana będzie akceptacja każdej nowej wersji dokumentu przez konkretną osobę. Jeżeli zmiany zostaną odrzucone, są one widoczne tylko dla określonej grupy osób mających dostęp do szkiców. Natomiast użytkownicy spoza tej grupy będą widzieć dokument w wersji pierwotnej.
Łatwe i szybkie zarządzanie dostępem
Kolejną istotną funkcją aplikacji SharePoint, która znacznie ułatwia organizację dokumentów i pracy, jest możliwość ustawienia grup o różnym poziomie dostępu. Użytkownicy przypisani są do grup, każdej z nich można udzielić dostępu do konkretnych bibliotek i dokumentów na określonym poziomie: od najniższego, pozwalającego jedynie na wyświetlaniu dokumentów, do najwyższego – pozwalającego na wprowadzanie zmian i zarządzanie bibliotekami, grupami użytkowników oraz poziomem dostępu do przechowywanych treści. Co więcej, takie uprawnienia możemy dodawać na różnych poziomach aplikacji, zaczynając od poziomu kolekcji witryn, a na pojedynczych plikach kończąc. Dzięki temu, możemy w prosty sposób nadać dostęp danej grupie do konkretnych dokumentów, jednocześnie mając pewność, że informacje w nich przechowywanie nie zostaną udostępnione osobom do tego nieupoważnionym.
A ja mimo wszystko wolę mieć rzeczy zapisane na płycie lub dysku zewnętrznym. Oczywiście, że nowoczesne rozwiązania są wygodniejsze i szybsze, ale ja jednak trzymam się tradycyjnych rozwiązań.