5 powodów, dla których twoja firma potrzebuje systemu Business Intelligence

Trudno wyobrazić sobie współczesną firmę, która w ramach swojej działalności nie przetwarza danych biznesowych. Tradycyjne systemy ERP i CRM nie dają pełnego obrazu sytuacji, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z ogromnymi ilościami informacji. Z pomocą przychodzą systemy analityki biznesowej, czyli Business Intelligence.

Business Intelligence - pochodzenie terminu

Termin „Business Intelligence” po raz pierwszy użyty został w 1958 r. w jednym z artykułów w piśmie „IBM Journal” i przez wiele lat stosowany był w sposób intuicyjny. Sprecyzowanie tego terminu to kwestia ostatnich kilkunastu lat. Najnowsza definicja ustalona przez firmę Gartner w 2003 r. mówi, że BI to „zorientowany na użytkownika proces zbierania, eksploracji, interpretacji i analizy danych, który prowadzi do usprawnienia i zracjonalizowania procesu podejmowania decyzji. Systemy Business Intelligence wspierają kadrę menedżerską w podejmowaniu decyzji biznesowych w celu kreowania wzrostu wartości przedsiębiorstwa”.

Raporty i analizy możliwe do przygotowania z użyciem tradycyjnych systemów transakcyjnych klasy ERP czy CRM to płaskie, jedno- lub dwuwymiarowe zestawienia, np. według typu wyrobów, konkretnego produktu lub usług, kwartału, roku czy według regionu lub grupy klientów. Nie zawsze dają pełny obraz sytuacji i nie pozwalają znaleźć ukrytych prawidłowości czy odchyleń rzutujących na codzienną działalność firmy w danej chwili i w przyszłości. Nie stanowi to problemu dla systemów BI.

Business Intelligence wymusza zmiany organizacyjne

Business Intelligence nie jest technologią informatyczną sensu stricto, ale szerszą wizją działania systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie. Podstawową ideą związaną z analityką biznesową jest stworzenie szerokiego dostępu do najświeższych informacji w firmie. Przekłada się to na odpowiednie zarządzanie wiedzą i prowadzi do sytuacji, że aktualne informacje nie są w posiadaniu wąskiej grupy pracowników, lecz trafiają do każdego uczestnika procesów biznesowych. Celem jest umożliwienie decentralizacji zarządzania, a tym samym wzrost efektywności działania na poziomie każdego stanowiska pracy i przedsiębiorstwa – dzięki szybkiemu i łatwemu dostępowi do spójnej, aktualnej informacji o wysokiej jakości.

Zobacz również:

Wdrożenie systemu analityki biznesowej należy zatem rozpatrywać zarówno od strony technicznej, czyli informatycznej, jak i biznesowej, a więc organizacyjnej. Ważne, aby przyjęte rozwiązania informatyczne wynikały z celów biznesowych – nigdy odwrotnie. Należy unikać sytuacji, gdy wdrożenie systemu klasy Business Intelligence sprowadza się jedynie do wdrożenia narzędzi IT, bez zmiany kultury organizacyjnej dotyczącej standardów dzielenia się informacją i wiedzą.

Dlatego, wdrożenie systemu Business Intelligence z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest projektem strategicznym, który wyznacza nowy model działania systemu informatycznego lub szerzej, informacyjnego. Jednym z podstawowych efektów wdrożenia systemu Business Intelligence jest nie tylko ułatwienie i przyśpieszenie dostępu do informacji, ale również udostępnienie w czasie rzeczywistym danych będących dotąd jedynie w dyspozycji informatyków, analityków czy księgowych zwykłym pracownikom związanym z danym procesem. Pracownicy nie muszą czekać na zestawienia, które przygotowują im, zwykle ze sporym opóźnieniem, odpowiednie działy, bo wiele informacji mogą sami pozyskać za pomocą intuicyjnych i łatwych w obsłudze narzędzi IT.

Trzeba tylko uważać, aby nie wpaść w pułapkę zalewu informacji, do którego często dochodzi przy nieprawidłowym wdrożeniu systemu Business Intelligence. Pomogą w tym określone procedury dotyczące zakresu dostępu poszczególnych pracowników do danych, raportów i analiz. Muszą one uwzględniać dostosowanie danych do specyfiki stanowiska pracy i obsługiwanych procesów biznesowych, a także decyzji, które muszą podejmować konkretni pracownicy z takim dostępem.

Business Intelligence to więcej czasu na myślenie

Z wdrożenia systemu Business Intelligence w firmie oraz wynikającej z tego całkowitej zmianie sposobu pracy analityków i menedżerów płynie jeszcze jedna korzyść. Czas, który wcześniej pochłaniało zbieranie danych, ich weryfikacja i aktualizacja, a następnie przygotowywanie analiz i raportów, tak aby stanowiły one spójną całość, teraz można przeznaczyć na prawdziwą analizę uzyskanych wyników.

Według badań Gartnera w tradycyjnym modelu działania firmy zbieranie i obróbka danych zajmują ok. 70% czasu, a tylko 30% przeznacza się na wypracowanie decyzji. Wdrożenie systemu Business Intelligence odwraca te proporcje.

Dzięki temu zarząd i analitycy, uzyskując z systemu wiarygodne dane do analizy, mają czas na spokojne przemyślenie decyzji, wyciągnięcie wniosków oraz podjęcie optymalnych w danych uwarunkowania działań, co przekłada się na znacznie większą trafność podejmowanych decyzji.

Business Intelligence zapewnia solidne podstawy decyzyjne

Pierwszym sygnałem świadczącym o konieczności zastosowania rozwiązań analityki biznesowej jest pojawienie się problemów z dostępem do informacji lub negatywna ocena poprawności informacji. Podstawowym założeniem istnienia systemów Business Intelligence jest automatyczne zapewnienie odpowiedniej jakości danych oraz dostarczenie cyklicznie wymaganych raportów. System analityczny eliminuje również potencjalne błędy lub różne podejścia do definiowania poszczególnych wielkości biznesowych, zapewniając spójnie spojrzenie na przedsiębiorstwo przez różnych użytkowników systemu.

Dzięki wdrożeniu systemu Business Intelligence firma uzyskuje solidne podstawy decyzyjne i nie chodzi tu tylko o generowanie raportów, ale przede wszystkim o jakość zawartych w nich danych. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że systemy analityki biznesowej wykorzystywane są przede wszystkim w przedsiębiorstwach, które informatyzują się w sposób ewolucyjny.

Posiadając już systemy transakcyjne, znacznie łatwiej podjąć decyzję o wdrożeniu narzędzi analitycznych. Dzięki wdrożeniu rozwiązań Business Intelligence możliwe jest wyeliminowanie zjawiska tzw. „puzzla informacyjnego”, czyli nieuporządkowania informacji pochodzących z różnych systemów działających w ramach danego przedsiębiorstwa. W ten sposób eliminuje się nie tylko dane wejściowe złej jakości, ale również niepotrzebne generowane dane wyjściowe.

Business Intelligence to ustrukturyzowanie i zhierarchizowanie dostępu do danych

Aby dostęp do informacji w firmie był prawidłowo realizowany, należy wcześniej odpowiednio zbierać i przygotować dane brane do późniejszych analiz. Z pomocą przychodzą tu hurtownie danych i technologia OLAP (On-Line Analitical Processing).

Hurtownia danych to, w uproszczeniu, scentralizowana, przeznaczona tylko do odczytu baza danych, w której gromadzone są przez długi czas wszystkie informacje dotyczące działania organizacji. Podstawową cechą hurtowni danych jest jej uporządkowanie tematyczne oraz charakter operacji przeprowadzanych na danych – wyłącznie analityczny, obejmujący wyszukiwanie, analizę, znajdowanie trendów, data mining, a nie transakcyjny.

W praktyce w hurtowni danych integruje się wszystkie informacje z różnych systemów baz danych firmy, dzięki czemu wszystkie niezbędne do analizy informacje są zgromadzone w jednym miejscu. Oczywiście, hurtownia danych na bieżąco lub cyklicznie zasilana jest najnowszymi danymi, zarówno z systemów ERP czy CRM, jak i systemów zarządzania produkcją. Warto podkreślić, że architektura bazy hurtowni jest zorientowana na optymalizację szybkości wyszukiwania i jak najefektywniejszą analizę zawartości. Użytkownicy końcowi hurtowni, korzystają ze zgromadzonych tam informacji za pomocą specjalizowanych technologii wyszukiwania, np. OLAP.

Narzędzia OLAP zmieniają transakcje przechowywane w relacyjnych bazach danych na tzw. widoki, czyli wielowymiarowe struktury logiczne. Następnie dane te są organizowane w postaci kostek OLAP, w których przechowuje się dane w sposób przypominający arkusze kalkulacyjne zamiast tradycyjnej bazy danych. Kostka umożliwia oglądanie i wyświetlanie danych z różnych punktów widzenia, co ma kolosalny wpływ na podejmowanie prawidłowych decyzji. Pozwala bowiem na szybką, wielowymiarową analizę zhierarchizowanych informacji, którą można wykorzystać do oceny trendów sprzedaży, wyników finansowych czy sytuacji rynkowej.

Co ważne, system wspomagania decyzji bazujący na OLAP powinien ułatwiać analizę danych na najniższym poziomie szczegółowości (poziom danych transakcyjnych), jak też pozwalać na różnorodne uogólnienia i podsumowania informacji.

Business Intelligence pozwala monitorować KPI

W większości firm, w których nie wprowadzono systemów analityki biznesowej, śledzenie kluczowych wskaźników efektywności, tzw. KPI, jest utrudnione, bo raporty przygotowywane są z dużym opóźnieniem i małą częstotliwością – zazwyczaj raz w miesiącu. Aby podejmować prawidłowe decyzje na zmieniającym się rynku, wszelkie raporty muszą bazować na aktualnych i precyzyjnych danych oraz wiernie odzwierciedlać faktyczny stan firmy.

Dlatego kontrola KPI powinna odbywać się w czasie rzeczywistym, przynajmniej raz dziennie. W innym wypadku, gdy proces generowania raportów dotyczących działania przedsiębiorstwa trwa kilka dni, sprawne, szybkie i prawidłowe podejmowanie decyzji strategicznych jest po prostu niemożliwe.

Z pomocą przychodzą systemy Business Intelligence.

Wystarczy tak skonfigurować narzędzia analityczne, aby dane do hurtowni danych pobierane były na bieżąco lub gdy nie jest to możliwe, najwyżej z kilkugodzinnym opóźnieniem. W ten sposób zarząd otrzymuje do rąk narzędzie do kontroli stanu firmy w czasie rzeczywistym.

Dzięki niemu udaje się natychmiast zidentyfikować problemy i ich przyczyny lub znaleźć czynniki, które pomogą osiągnąć sukces. Co więcej, w ten sposób można też monitorować na bieżąco zmiany zachodzące na rynku, łącznie z wpływem zmian prawnych, celnych, giełdowych czy wpływem zmiany kursów walutowych na działanie przedsiębiorstwa. W razie pojawienia się problemu zarząd jest też w stanie szybko określić jego przyczynę i natychmiast wdrożyć działania naprawcze.