Spotkanie właściwego oferenta z właściwym kontrahentem w stosownym czasie jest wypadkową ciężkiej pracy po obu stronach, szerokiej wiedzy, śmiałości, a niekiedy nawet przypadku, chociaż to ostatnie wolelibyśmy minimalizować.

Sztuka sprzedaży

Bez względu na to, po której stronie barykady stajemy, problem staje się bardziej złożony, kiedy chodzi o transakcje na skomplikowane urządzenia lub usługi, a stronami są instytucje oraz podmioty biznesowe. Stykają się często przedsiębiorstwa o różnym profilu działalności (szpital vs firma programistyczna), odmiennej polityce i kulturze organizacyjnej. Dodatkowo, podświadomość przypomina nam o zasadzie ograniczonego zaufania. Najtrudniej jest w sferze szeroko pojmowanego IT. Branżą zainteresowani są wszyscy, choć jej specyfikę zna zaledwie 2% populacji, bo tylu statystycznie jest informatyków.

Inicjacja kontaktu biznesowego jest czasochłonna, kosztowna, często związana z licznymi podróżami, a nie zawsze kończy się dobiciem targu. Zwłaszcza tam, gdzie osią kontraktu jest przetarg, w którym decydującym kryterium jest najniższa cena.

Lepsze nie zawsze wrogiem dobrego

Dostrzegając te trudności, w 2015 roku pod skrzydłami Rafała Wójcickiego został zainicjowany projekt „Poland IT Meeting” – nowy typ konferencji w formule spotkań networkingowych, adresowany do firm i osób związanych w szeroko rozumiany sposób z branżą IT. Na konferencji nie ma prelegentów, prezentacji czy tradycyjnych stoisk z materiałami komunikacyjnymi. Każdy uczestnik jest znawcą w swojej dziedzinie.

Konwencja wydarzenia pozwala, aby w jednym miejscu i w jednym czasie odbyć wiele efektywnych spotkań w formule „1 na 1” z potencjalnymi partnerami biznesowymi. Na wcześniej zaaranżowanych spotkaniach decydenci działów informatycznych wymieniają doświadczenia i szukają rozwiązań pasujących do typu danego biznesu.

IT w służbie IT

Na potrzeby projektu przygotowana została aplikacja, której zadaniem jest umożliwienie zapraszania uczestników na spotkania. Co ważne działa ona w czasie rzeczywistym. Każdy uzupełnia swój kwestionariusz osobowy. Główny nacisk położony jest na kategorie produktowe, usługi czy kanał, do którego dana osoba przynależy. Profil uczestnika połączony jest ze zindywidualizowanym kalendarzem spotkań. Użytkownicy określają kryteria, po których segmentowane są informacje zawarte w profilach, co przybliża im sylwetki zarejestrowanych uczestników. Kolejnym krokiem jest już zaproszenie do rozmowy. Tegoroczna edycja odbędzie się w hotelu Sofitel w centrum Wrocławia, a spotkania odbywać się będą w dniach 29 oraz 30 września.

Na konferencję przyjeżdżają kluczowi i decyzyjni przedstawiciele firm i działów IT. Standardowo na jedną rozmowę przewidziane jest 30 minut, co nadaje jej skonkretyzowany i rzeczowy charakter. Ubiegłoroczna edycja pokazała, że w 6 miesięcy od wydarzenia aż 70% uczestników odnotowało interakcje w postaci kupna bądź sprzedaży.

W dwa dni producenci urządzeń IT lub oprogramowania, brokerzy sprzętu i technologii, mogą odbyć więcej owocnych rozmów, niż przez kolejne pół roku – podróżując i wymieniając się mailami. Organizatorzy wyliczyli: dwudniowy meeting to nawet do 180 rozmów telefonicznych mniej, oszczędność niemal 1000 litrów paliwa i 360 godzin za kierownicą.

„Computerworld” rozmawia z Rafałem Wójcickim, pomysłodawcą „Poland IT Meeting”

Skąd formuła konferencji oraz wspierająca ją aplikacja? Jest Pan ekonomistą, nie informatykiem.

Pomysł wziął się z lat doświadczeń, jakich nabrałem pracując jako dyrektor handlowy. Uczestnictwo w targach i konferencjach było moim obowiązkiem i mimowolnie przyniosło liczne spostrzeżenia. Tradycyjna formuła to jednostronna komunikacja między prelegentem a słuchaczem. Ci ostatni, jak wiemy mają często problem z koncentracją w trackie prezentacji (tablety, smartfony). W międzyczasie przerwa kawowa i kolejny wykład. Efektywność tego typu wydarzeń jest szalenie niska. Stąd zacząłem zastanawiać się nad możliwością zmiany.

Dokonaliście wynalazku?

Za mocno powiedziane. Nazwałbym to raczej innowacją. Nasz system konferencyjny jest integracją znanych już w biznesie rozwiązań, którym nadano nową formułę. Networking - tworzenie profilowanych społeczności w celu wymiany doświadczeń i prezentowania osiągnięć – jest już kilkunastoletnim wynalazkiem. Mając więc dobre wzorce na świecie, przenieśliśmy tą myśl na polski grunt. Po drodze należało przejść długą drogę adaptacyjną, ale końcowy efekt jest zadowalający.

Napisał więc Pan aplikację?

Jak Panowie zauważyliście na wstępie, nie jestem informatykiem. Za to od zawsze moją pasją było upraszczanie kontaktów międzyludzkich. Stąd pojawił się pierwszy szkic obiegu dokumentów i informacji. Następnie zaprosiłem do projektu zaprzyjaźnioną i wyspecjalizowaną grupę osób z firmy itCraft.

Postawiliście witrynę internetową, mieliście już działającą aplikacje. Później trzeba było przekonać właściwych ludzi do waszych usług. Musieliście się sprzedać, a przecież nie było jeszcze wtedy takich konferencji jak Wasza.

To była najcięższa, czasochłonna i frustrująca praca. Do pierwszej konferencji przygotowywaliśmy się 11 miesięcy. Setki maili, dziesiątki telefonów każdego dnia. Kampania w mediach społecznościowych i nie tylko, a tak naprawdę przez cały czas nie było pewności, czy się uda.

Ale się udało.

Odnieśliśmy sukces. Nazwanie go spektakularnym nie jest przechwałką. Niewielkiemu zespołowi udało się przyciągnąć ponad 100 uczestników z najbardziej znaczących organizacji informatycznych w kraju, proponując rozwiązanie tyle nietypowe, co i nieznane.

Przy drugiej edycji – zaplanowanej na koniec września – szacujemy 30% wzrost zainteresowania. To nadal nie to o czym myślimy, ale jestem głębokiej wiary, że warto rozwijać dobry networking w Polsce. Na ten moment swoją obecność potwierdzili nam przedstawiciele z sektora klientów instytucjonalnych, m.in. z takich firm jak: Alior, KGHM, PKP, PZU, Santander, i wielu innych.

Czy ten model konferencyjny sprawdziłby się w innych obszarach biznesowych?

Myślimy nad tym. Rozpoczęliśmy od sektora informatycznego nie tylko dlatego, że jest on fascynujący, ale ponieważ jego przedstawiciele lubią nowości i sprawnie posługują się technologią. Czy udałoby się przekonać do tego pozostałe branże? Nie jestem pewien, być może jest jeszcze na to za wcześnie.

Życzymy powodzenia!

Dowodem na skuteczność „Poland IT Meeting” rzeczywiście jest sam fakt jego istnienia – uczestnictwo nie jest tanie, a zainteresowanie rośnie.

Najbliższa edycja odbędzie się we Wrocławiu, w dniach 29-30 września. Na jej miejsce wybrano pięciogwiazdkowy hotel Sofitel, leżący w sercu miasta. Więcej Informacji na stronie http://polanditmeeting.com/pl/.

Organizatorzy zapraszają.