4 najważniejsze błędy, których należy unikać przy zakupie aplikacji SaaS

Złe decyzje dotyczące zakupu oprogramowania mogą być kosztowne, powodując spadek produktywności i niemożność osiągnięcia kluczowych celów biznesowych. Oto jak ustrzec się przed najczęstszymi błędami popełnianymi przez firmy przy wyborze aplikacji SaaS.

4 najważniejsze błędy, których należy unikać przy zakupie aplikacji SaaS

PeopleImages / Getty Images

Na rynku istnieją tysiące aplikacji typu SaaS (Software-as-a-service), z których każda rywalizuje o pozycję lidera w danej kategorii. W związku z tym organizacje często mają trudności z wyborem odpowiednich aplikacji SaaS do swoich potrzeb - i popełniają błędy, które mogą kosztować je czas i pieniądze.

Oto cztery najważniejsze błędy popełniane przez firmy przy zakupie aplikacji SaaS oraz sposoby ich unikania:

1. Pominięcie pytania „dlaczego ta konkretna aplikacja”?

Steve Cabello, dyrektor zarządzający w firmie konsultingowej Protiviti, twierdzi, że jedną z pierwszych rzeczy, jakie powinna zrobić firma, jest pytanie, dlaczego rozważa zakup konkretnej aplikacji SaaS.

Zobacz również:

  • Cyfrowa obsługa klienta – jakie rozwiązanie wybrać?
  • Grupa MTP wybrała system ERP firmy Soneta

„Moje pierwsze dwa pytania do klientów to: 'Dlaczego to robicie?' oraz 'Jakie są strategiczne czynniki napędzające?'. Ważne jest, aby to wiedzieć, ponieważ wtedy sposób podejścia do oceny może być inny” - mówi. „Czasami może chodzić o oszczędności, a czasami o zwiększenie efektywności operacyjnej”.

Analityk IDC Frank Della Rosa zgodził się z tym stwierdzeniem, mówiąc, że firmy muszą określić zarówno czynniki operacyjne, jak i aspiracyjne. „Czynniki operacyjne mają charakter bardzo taktyczny. Na przykład, coś nie działa prawidłowo, co ma negatywny wpływ na działalność firmy i musi zostać natychmiast naprawione. Być może dane w całej organizacji są zamulone i firma nie może wydobyć z nich wartości - to właśnie jest czynnik operacyjny” - mówi Della Rosa.

Czynniki aspiracyjne są związane głównie z transformacją cyfrową. „Gdzie chcemy być za 18 lub 24 miesiące? Może mamy jakieś pomysły na nowe modele biznesowe, nowe źródła przychodów i naprawdę chcemy zmienić sposób, w jaki branża postrzega wartość” - powiedział Della Rosa. „Dobrym sposobem myślenia o aspiracjach jest ponowne wyobrażenie sobie propozycji wartości dla klientów”.

Zbyt często organizacje podejmują takie decyzje w pośpiechu, a ich motorem są zazwyczaj kwestie operacyjne. Firmy muszą jednak poświęcić czas na rozważenie większych i szerszych czynników wpływających na aspiracje, które mogą otworzyć nowe możliwości zwiększenia wydajności, a także poprawy doświadczeń klientów i użytkowników” - dodaje.

2. Niewystarczające zrozumienie kluczowych wymagań

Zamiast przeglądać listę funkcji w fazie wyboru, ważne jest, aby naprawdę zrozumieć krytyczne potrzeby firmy, powiedziała Christina Kearney, dyrektor ds. marketingu w SoftwareReviews, dostawcy recenzji oprogramowania, aby pomóc organizacjom w podejmowaniu lepszych decyzji zakupowych.

Po pierwsze, liderzy powinni mieć opracowany proces wyboru oprogramowania; nie powinni wymyślać go na bieżąco, powiedziała. Zła decyzja o zakupie oprogramowania może być kosztowna, powodując spadek produktywności i niemożność osiągnięcia kluczowych celów biznesowych, nie wspominając o wysokich kosztach zmiany, jeśli firma będzie musiała zacząć wszystko od nowa.

„Dlatego proces wyboru powinien mieć formę szablonowego, udokumentowanego podejścia, które można udostępnić zainteresowanym stronom. Najważniejsze jest to, aby wszyscy byli zgodni co do jednego procesu i sposobu przeprowadzenia oceny”- mówi.

Cabello zgadza się, że firmy powinny skupić się na wybranych kilku wymaganiach biznesowych, które naprawdę zwiększają wartość i/lub są unikalne dla firmy. „Jeśli dasz dostawcy 100 lub 1000 wymagań, wybierze on te, które są dla niego najważniejsze, w których będzie błyszczał” - uważa. „Dlatego należy skupić się na nie więcej niż 25 rzeczach, które naprawdę będą miały znaczenie dla firmy”.

3. Nieprzeprowadzenie analizy due diligence

Liderzy powinni upewnić się, że aplikacje, które oceniają i wybierają, są rzeczywiście zgodne z potrzebami firmy teraz i w przyszłości. Potrzeby organizacji będą się zmieniać, a zestawy funkcji na rynku również będą się zmieniać. „Jednak sama organizacja prawdopodobnie nie będzie zbyt często zmieniać dostawców oprogramowania” - mówi Kearney. „Dlatego bardzo ważne jest, aby zrozumieć, na czym polega wyjątkowość dostawcy, jak obsługuje on swoich klientów, a także jak wygląda współpraca z nim po podpisaniu umowy”.

Oznacza to, że firmy powinny zdywersyfikować dane wejściowe, które kierują ich decyzjami, a także wykorzystywać opinie nabywców, referencje, referencje i inne badania wtórne jako część procesu oceny.

Opinie nabywców pomagają liderom zrozumieć nie tylko to, co klienci sądzą o cechach i możliwościach produktów, które zakupili, ale także to, co sądzą o relacjach z dostawcami. „Jak wygląda współpraca z tym konkretnym dostawcą oprogramowania? Jak zachowywali się podczas negocjacji i fazy zawierania umowy? Jak wyglądała współpraca z nim po podpisaniu umowy? To są rzeczy, których można się dowiedzieć z recenzji kupujących, a także z dogłębnej analizy doświadczeń innych klientów” - mówi Kearney.

4. Niewłączanie użytkowników na wczesnym etapie procesu

„Przyjęcie przez użytkowników ma kluczowe znaczenie przy wdrażaniu nowego oprogramowania SaaS. Jednak kluczowym błędem popełnianym przez wiele organizacji jest nieuwzględnianie użytkowników na wczesnym etapie procesu zakupu. Skutkuje to niezadowoleniem użytkowników i brakiem akceptacji” - mówi Kearney. „Tego wszystkiego chcemy uniknąć. Dlatego też na samym początku bardzo ważne jest powołanie małego, ale skoncentrowanego zespołu ludzi, którzy będą reprezentować wszystkie funkcje, które będą korzystać z oprogramowania”.

Della Rosa twierdzi, że w miarę jak firmy stają się coraz bardziej świadome nowych możliwości wdrażania aplikacji SaaS, muszą kłaść większy nacisk na ludzi w procesie podejmowania decyzji. „Błędem jest myślenie, że można zastąpić starszą aplikację aplikacją SaaS i nie będzie to miało wpływu na pracę, która musi być wykonana. Dlatego kluczową częścią procesu jest cofnięcie się o krok i współpraca z działem kadr w celu określenia, w jaki sposób może to potencjalnie zmienić role zawodowe w firmie”.

Firmy, które nie zwracają wystarczającej uwagi na użytkowników podczas podejmowania decyzji o zakupie SaaS, napotykają na ogromne problemy. „Użytkownicy będą powoli przyjmować nową aplikację lub nie będą w pełni wykorzystywać jej potencjalnej wartości”.

Unikając tych błędów, organizacje mogą mieć pewność, że wybierają oprogramowanie SaaS, które najlepiej spełnia ich potrzeby i umożliwia bardziej efektywne działanie firmy.

Źródło: Computerworld.com

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200