Można odnieść wrażenie, że wiele firm wchodzi w BYOD bez specjalnego przygotowania – bo chcą szybko podążać z trendem. Jednak taki stan rzeczy może szybko doprowadzić do prawdziwej katastry w firmie. Podajemy 12 przykładów realnych scenariuszy z BYOD, które mogą doprowadzić Twoją firmę do zagłady.
Od pozwów pracowniczych po wzrost kosztów spowodowanych złym wdrożeniem i ostatecznym brakiem zgodności - droga do BYOD jest pełna pułapek. Oczywiście, nie wszystkie z nich są widoczne na pierwszy rzut oka. Zwiększający się brak zaufania pomiędzy pracodawcą a pracownikiem może pozostać niezauważony, aż będzie za późno. Bądź też telefony „zombie” schowane w szufladach biurek mogą być ucztą dla twojego budżetu. Uważaj na ciemne strony BYOD.
Pozostawieni samym sobie pracownicy mogą czerpać znaczne korzyści z Twojego programu BYOD. Mogą nabić tysiące złotych dodatkowych opłat, udostępniać osobom trzecim zasoby takie jak pakiety kolejnych GB danych na Twój koszt czy też zmieniać plany taryfowe na droższe.
W Stanach Zjednoczonych znany jest przykład firmy technologicznej zatrudniającej 600 pracowników, która z powodu wdrożenia programy BYOD musiała dołożyć do budżetu rocznego 300 tysięcy dolarów. „To było po prostu skandaliczne” – powiedział David Schofield, partner w Network Sourcing Advisors, mobilnego doradztwa, które pomogło firmie uporać się z problemem.
Istnieje realna szansa, że firmy udostępniające urządzenia w programach BYOD łamią prawo. Ostatnie badanie TEKsystem (USA) wykazało, że 35 proc. liderów IT (np. CIO, wiceprezesi i dyrektorzy IT) oraz 25 proc. specjalistów IT (np. programistów, administratorów sieci i architektów) nie jest pewnych, czy ich polityka organizacyjna BYOD jest zgodna z aktami o ochronie prywatności, aktem HIPAA, reformą Dodda-Franka i innymi rządowymi regulacjami. TEKsystem dodaje: nieprzestrzeganie przepisów federalnych może powodować poważne konsekwencje, takie jak grzywny, okres próbnych nadzorów przez agencje federalne, sankcje karne, bądź nawet pozbawienie wolności. Sytuacja jest niejasna także w Polsce.
BYOD obiecuje uczynić pracowników szczęśliwszymi i bardziej wydajnymi. Jakby nie było, mogą w końcu korzystać w trakcie pracy z wybranych przez siebie gadżetów mobilnych oraz nosić je przy sobie praktycznie cały czas (co dodatkowo oznaczałoby, że pracowaliby również w godzinach wieczornych oraz w weekendy). Wielu analityków oczekiwało, że wraz z BYOD produktywność pracowników znacznie wzrośnie. Niestety, w praktyce okazało się, że w praktyce nie jest tak pięknie. Firmy dostrzegły, że pracownicy faktycznie korzystają ze swoich gadżetów, ale głównie po to by sprawdzać status Facebooka bądź grać w Angry Birds. Od tego momenty pojawiła się koncepcja tworzenia czarnych list aplikacji w BYOD. Wiele osób sugeruje by zablokować pracownikom dostęp np. do takich aplikacji jak Facebook, Google Drive, Angry Birds, SkyDrive, Dropbox czy SugarSync.
Z sieci w chmurę
Jeśli już wspominamy o czarnej liście aplikacji BYOD, to warto zauważyć, że jedne z bardziej znienawidzonych - przynajmniej przez CIO – są klientami dysków w chmurze (np. Dropbox). Dzięki tym aplikacjom poufne dane firmy mogą znaleźć drogę do repozytoriów konsumenckich, czyli znaleźć się poza zasięgiem kompetencji IT. Pracownik może błyskawicznie wyciągnąć swojego „BYOD -smartfona”, zrobić zdjęcie ważnego dokumentu i od razu zapisać je w Dropbox – i IT nie będzie mogło z tym nic zrobić. Jeśli twoja firma obsługuje BYOD, możesz być pewien, że część danych korporacji już unosi się w chmurach konsumenckich.
Smartfony użytkowane w ramach programów BYOD miały zapewnić zmniejszenie kosztów w firmach, osiągnięte głównie poprzez oszczędności na zakupach sprzętu. Niestety jednak w wielu przypadkach oszczędności były mniejsze niż wygenerowane przez BYOD ukryte koszty. W zeszłym roku firma Aberdeen Group opublikowała raport, w którym zaznaczyła, że polityka BYOD kosztuje o 33% więcej niż udostępnianie pracownikom firmowych urządzeń służbowych. Powodów może być wiele i trzeba zwracać uwagę na każdy szczegół.
Aberdeen Group z najważniejszych wymieniła m.in. możliwy wzrost kosztów za usługi dodatkowe (firma nie dostaje od operatorów bonusowych zniżek za zakup wielu urządzeń), wzrost kosztów rozliczania poszczególnych urządzeń i numerów (czas potrzebny na analizę co było aktywnością prywatną, a co służbową), koszt oprogramowania zabezpieczającego urządzenia oraz wdrożenie systemów i polityki bezpieczeństwa, konieczność zapewnienia wsparcia technicznego (po osiągnięciu pewnego poziomu zwykłe „sprawdź w Google” nie wystarcza, firma nie może też pozostawić pracownika bez pomocy).
Spójrzmy prawdzie w oczy: niektórzy pracownicy tuż przed odejściem z pracy lubią kopiować z firmy maksymalną ilość danych. Ze smartfonem i w ramach BYOD łatwiej ujdzie im to płazem. Te czarne charaktery mogą np. wysyłać poufne dane w wiadomościach tekstowych, co jest prawie niemożliwe do wyśledzenia.
„Wiadomości tekstowe pojawiają się tylko na telefonach i nigdzie indziej w sieci firmowej” - mówi Paul Luehr, dyrektor zarządzający w Stroz Friedberg - dodając: „Jest to zjawisko coraz bardziej powszechne, wysyłanie wiadomości do znajomych w całym mieście i przekazywanie cennych informacji tą drogą”.
W pierwszych dniach BYOD firmy uważały, że posiadają cudowny środek na zagubione bądź skradzione smartfony: pełne, zdalne skasowanie danych. Jest tylko jeden problem. Nie dość, że ludzie zawieruszają swoje telefony bez przerwy, to jeszcze bardzo długo zwlekają ze zgłoszeniem zguby komukolwiek – liczą na to, że urządzenie „jakoś się znajdzie”. Niestety, poufne dane firmy nie mogą czekać na ratunek kilka dni czy tygodni – zbyt zagrażałoby to bezpieczeństwu.
Załóżmy, że Twój zespół prawników przygotował jedną, dopracowaną politykę użytkowania BYOD, która nie daje pracownikom zbyt dużej prywatności. Myślisz pewnie „jest OK, jestem kryty”. Niestety – to tak nie działa. Menadżerowie również muszą być dobrze wyszkoleni z polityki użytkowania BYOD.
W głośnej sprawie „miasto Ontario vs Quon”, sierżant policji Jeff Quon oraz inni pokrzywdzeni pozwali miasto za naruszenie ich konstytucyjnych praw, ponieważ okazało się, że ich wiadomości prywatne przekazywane jednak na urządzeniu służbowym są monitorowane. Przeczytanie korespondencji przez audytorów doprowadziło do zwolnienia sierżanta.
Chociaż Sąd Najwyższy ostatecznie stanął po stronie audytorów, sprawa była kontrowersyjna z pewnego powodu - otóż jeden z przełożonych Quon zapewnił go słownie, że wiadomości na urządzeniach służbowych nie będą monitorowane, co stanowiło kłamstwo i pośrednie naruszenie prywatności.
Badanie TEKserve wykazało, że 63% liderów IT uważa BYOD za bardzo efektywne pod kątem ułatwiania pracownikom dostępu do narzędzi i materiałów związanych z pracą. Choć jest to dobre dla pracowników zatrudnionych na stałe, problemy pojawiają się w kwestii tych zatrudnianych na godziny.
Dobrym przykładem i przestrogą jest sprawa rozpatrywana aktualnie w sądzie federacyjnym w Chicago. Oskarżyciele (ponad 200 policjantów) twierdzą w pozwie zbiorowym, że miasto ma wobec nich na około milion dolarów za niewypłacone nadgodziny, ponieważ skłaniano ich do odpowiadania na e-maile i telefony związane z pracą, a kierowane na służbowe urządzenia, poza ustalonymi godzinami pracy. Choć ten konkretny przypadek nie wiążę się z BYOD, pojawia się pytanie o zacieranie się granicy pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym.
BYOD miał rozwiązywać problemy. Pracownicy mogliby w końcu używać technologii wybranych przez siebie, a IT miałoby argumenty by zadowolić wiecznych narzekaczy. Niestety, sytuacja zrobiła się bardziej skomplikowana, gdy pracodawcy zaczęli prosić pracowników o podpisanie drakońskiej polityki użytkowania BYOD, całkowicie sprzecznej z ogólnie pojętymi zasadami prywatności.
Jedynie 3 z 10 pracowników jest w stanie całkowicie zaufać swoim pracodawcom gdy ci deklarują, że prywatne dane są bezpieczne i nie będą przeglądane czy udostępniane – wynika z badania MobileIron przeprowadzonego wśród 3000 pracowników. Coraz większy brak zaufania może natomiast szybko przerodzić się ze zwykłego narzekania i kręcenia głową w pozwy oskarżające o naruszenie prywatności.
W momencie, gdy firma przechodzi na system BYOD, pracownicy często zwracają się o wydanie telefonu firmowego przeznaczonego na korzyść własną. Korporacje dzwonią do swoich operatorów z prośbą o wyłączenie numerów, ale samo urządzenie i tak ląduje gdzieś w szufladzie czy szafce. Firma Amtel wykazała, że w 10% przypadków telefon firmowy staje się „telefonem zombie”, który uważany jest za „martwy”, ale wciąż rozliczany jest przez operatora.
Co w najgorszym przypadku mogłoby przytrafić się firmie z wdrożonym modelem BYOD? To proste – telefon od dziennikarza pytającego o dane, które znajdowały się na ukradzionym lub zgubionym smartfonie czy tablecie...
„Jeśli skończymy na okładce dziennika „The Fresno Bee” ponieważ prokurator zostawił swój telefon na barze… Szkody związane z naszą reputacją mogą wynieść miliony dolarów” - podsumowuje Darin Adcock, CIO oraz adwokat firmy Dawling Aaron.
Computerworld dostarcza najświeższe informacje, opinie, prognozy i analizy z branży IT w Polsce i na świecie.
W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]
