Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do pism w formie papierowej, gdzie istotnym wymaganiem jest czytelność i zrozumiałość pisma dla osoby, która będzie je przyjmowała. Informatyzacja podmiotów publicznych ma zaś za zadanie przede wszystkim usprawnić procesy administracyjne przez ich automatyzację, wsparcie wyszukiwania oraz ułatwienia w wymianie informacji. Digitalizacja dokumentów poprzez ich skanowanie albo wytwarzanie niestrukturalizowanych dokumentów w edytorach tekstu nie ułatwi procesów automatyzacji, czy przeszukiwania danych, a może być nieczytelna ze względu na zmieniające się formaty.

XML podstawą e-dokumentu

W związku ze wspomnianymi powyżej niedogodnościami coraz powszechniej stosowana jest technika wykorzystująca język XML do opisu zawartych w dokumentach danych, do których dołącza się znaczniki, które je opisują. Zgodnie z aktami wykonawczymi do ustawy o informatyzacji, XML powinien mieć zastosowanie dla dokumentów elektronicznych przekazywanych i otrzymywanych przez podmioty publiczne. Aby uszczegółowić znaczenie poszczególnych pól informacyjnych i umożliwić ich wymianę pomiędzy systemami komputerowymi stosuje się opis struktury danych, który standardowo przyjmuje postać pliku XSD (XML Schema Definition). Dwa systemy komputerowe wymieniające informacje na podstawie ustalonego XSD będą w stanie poprawnie zinterpretować dane, dlatego definicja struktury danych jest częścią wzoru dokumentu elektronicznego.

Bardzo wiele standardowych pism zawiera ustalony zestaw informacji, gdzie zmieniają się tylko pojedyncze pola informacyjne. Przykładowo zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami zawiera dużo informacji opisowych, lecz dane, które są najważniejsze to m.in. komu zostało to zaświadczenie wydane i jakiego okresu dotyczy. Dokument elektroniczny, stanowiący takie zaświadczenie, powinien zawierać jedynie zmieniające się dane oraz wskazywać wzór na podstawie, którego został utworzony. Informacja w dokumencie elektronicznym wskazująca jego wzór elektroniczny, umożliwia jednoznaczną interpretację treści dokumentu zarówno przez człowieka, jak i systemy komputerowe.

Dokument XML nie jest łatwy do czytania, aby jego zawartość mogła być zinterpretowana przez człowieka, powinna zostać przetworzona do postaci wizualnej. Do przetworzenia dokumentu do takiej właśnie postaci służy definicja stylu - w postaci pliku XSL - który także jest elementem wzoru dokumentu elektronicznego.

Dokumenty elektroniczne powinny jednoznacznie wskazywać, na podstawie jakiego wzoru elektronicznego zostały utworzone oraz zawierać podstawowy zakres informacji umożliwiających automatyzację procesu przekazywania dokumentu elektronicznego w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego. Aby spełnić to wymaganie dokument elektroniczny powinien zawierać wyróżnik, przy czym strukturę i sposób tworzenia wyróżników Minister ds. Informatyzacji zobowiązał się udostępnić na stronach Biuletynu Informacji Publicznej.