11 wskazówek dotyczących wyboru i wdrożenia systemu ERP

Od położenia organizacyjnych fundamentów do planowania na długi okres, eksperci IT oferują spostrzeżenia na temat tego, jak sprawić, by ta wymagająca transformacja biznesowa przebiegła sprawnie i pomyślnie.

11 wskazówek dotyczących wyboru i wdrożenia systemu ERP

Thinkstock

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są kręgosłupem nowoczesnych firm. Zwinność uzyskana dzięki nowoczesnemu systemowi ERP z dodatkowym szlifem nadanym przez procesy biznesowych wspomoże każdą firmę w konkurowaniu w dzisiejszym środowisku biznesowym, które zostało poważnie dotknięte przez zakłócenia w łańcuchu dostaw, jak również zakłócenia tradycyjnych operacji biznesowych ze względu na pracowników pracujących w domu z powodu COVID-19.

Wdrożenie ERP lub migracji może wydawać się trudne, zwłaszcza dla organizacji z przestarzałymi procesami biznesowymi dostosowanymi do ograniczonej funkcjonalności ich obecnego stosu przedsiębiorstwa. Radzimy jak pomóc organizacjom wybrać odpowiedniego dostawcę ERP i wdrożyć nowy system przy minimalnym wysiłku, a z maksymalnym prawdopodobieństwem sukcesu.

Zobacz również:

  • Fabryka przyszłości. Na jakie przeszkody mogą natknąć się firmy cyfryzujące produkcję?
  • Języki programowania na 2022. Czego warto się uczyć?

1. Wykonaj organizacyjną pracę u podstaw

Ponieważ wdrożenie ERP wpływa na każdy aspekt działalności, przed rozpoczęciem procesu wyboru dostawcy, organizacje muszą najpierw położyć fundamenty poprzez sporządzenie listy wymagań i potrzebnych funkcjonalności: dotyczących reguł, organizacji, zarządzania zmianą itd.

Każda organizacja doświadcza od czasu do czasu walki o władzę, kiedy kwestie „polityczne” różnych grup nacisku biorą górę. Przykładem jest spór między praktykami zajmującymi się bezpieczeństwem IT a szarymi eminencjami, w ramach którego poszczególne linie biznesowe wdrażają technologie bez wyraźnej zgody działu IT. Poza tym natura ludzka – jedni ludzie lubią zmiany, a inni boją się ich, a zwłaszcza wkroczenia nowych technologii w ich pracę.

2. Zrób przegląd procesów

Wdrożenie nowego systemu ERP to świetna okazja, aby przemyśleć jak działa organizacja i ją zoptymalizować. Forrester Liz Herbert mówi, że firmy powinny rozważyć ćwiczenia, takie jak myślenie projektowe lub mapowanie podróży do zbadania nowych i kreatywnych sposobów poprawy procesów biznesowych. Organizacje powinny również otworzyć się na proces burzy mózgów, aby włączyć nie tylko liderów działów, ale także szeregowych użytkowników końcowych, a nawet klientów i partnerów.

3. Uporządkuj swoje dane

Firmy przenoszące się do konsolidacji różnych produktów punktowych, domowych aplikacji, lub starszego systemu ERP do nowoczesnej, kompleksowej platformy ERP muszą sprawdzić, czy ich obecne możliwości gromadzenia i zarządzania danymi są wystarczające do obsługi nowej platformy. Przy wciąż utrzymujących się problemach z łańcuchami dostaw firmy muszą mieć wgląd w czasie rzeczywistym w systemy end-to-end, które mogą obejmować wiele funkcji, takich jak strony e-commerce, sprzedaż, rozliczenia, produkcja, zarządzanie zapasami, dostawa, wsparcie lub obsługa klienta.

4. Skup się na krytycznych wymaganiach biznesowych

Spiesz się powoli – wdrożenie ERP jest zbyt ważne, by robić je pobieżnie. W procesie wyboru dostawcy ERP najlepiej skupić się na kilku kluczowych dla nas procesach biznesowych zamiast sporządzać nieprzemyślaną a długą listę wymagań dla dostawcy. Zminimalizujemy w ten sposób ryzyko pomyłek i późniejszych poprawek.

5. Plan na przyszłość

Nie wybierajmy dostawcy, który zapewni taką samą funkcjonalność, jaką mamy teraz, bo zaraz przestanie to nam wystarczać. Spójrzmy dalej w przyszłość – jakie rozwiązania pozwolą naszej organizacji dalej się rozwijać?

6. Przeprowadzenie demonstracji na początku procesu

Sprawdźmy wersję demo przed wyborem oferenta, a nie po podpisaniu umowy. Dobrze jest też dopuścić do głosu pracowników, który będą używać nowego narzędzia.

7. Partner na długi czas

Szukajmy dostawcy który ma głęboką wiedzę branżową, rozumie procesy biznesowe wewnątrz i na zewnątrz, i ma osiągnięcia w zakresie ekspertyzy procesu. Ważne jest również, aby upewnić się, że sprzedawca ERP partner zewnętrzny ma globalny zasięg, aby spełnić Twoje wymagania. Pamiętaj, że szykuje się długoletnia współpraca.

8. User experience na szczycie priorytetów

Ważne, by pracownicy, czyli końcowi użytkownicy zakupywanego ERP mogli się z nim zapoznać jak najwcześniej. Czy dostawca oferuje szkolenie dla klienta? Sprawdźmy, aby zobaczyć, co dostawca oferuje w zakresie szablonów, przewodników online, materiałów szkoleniowych, społeczności itd.

9. Upewnij się, że nowy ERP integruje się z innymi aplikacjami

Aplikacje ERP współdziałają z bazami danych, starsze aplikacje, inne aplikacje SaaS, takie jak CRM, i branżowych aplikacji, takich jak zarządzanie jakością w produkcji. Jak dobrze nowy system ERP będzie w stanie zintegrować się z resztą infrastruktury IT. Dowiedz się, jakie rodzaje interfejsów API są oferowane w pakiecie.

10. ERP na miarę czy w standardzie?

Organizacje są często namawiane do budowania własnych aplikacji ERP w celu poprawy procesów biznesowych lub doświadczeń użytkownika. To wcale nie jest najlepsze rozwiązanie, bowiem standaryzacja pozwala firmom pozostać na ścieżce dostawcy i korzystać z innowacji, które są opracowywane przez dostawcę SaaS. Obecny trend zmierza w kierunku standaryzacji, dlatego organizacje powinny wprowadzić zasady i procedury, które zapewnią, że firmy nie zboczą zbyt daleko ze ścieżki dostawcy, jednocześnie umożliwiając pewne dostosowanie, gdy ma to sens biznesowy (np. 80% standaryzacji i 20% indywidualnego dopasowania).

11. Skorzystaj z agile i low-code

Starsze systemy ERP są często opisywane jako nieelastyczne monolity, które nie mogą być aktualizowane w tempie biznesu po prostu ze względu na sposób, w jaki zostały zaprojektowane. Wraz z niedawnym przejściem do zwinnego rozwoju oprogramowania i ogólnej demokratyzacji IT umożliwione przez postępy (takie jak low-code lub no-code), firmy mogą to zmienić.

Źródło: CIO

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200