8. Poznać wymagania i potrzeby wszystkich zaangażowanych

Strategiczne cele przedsiębiorstwa podejmującego decyzję o wdrożeniu nowego systemu są często innej natury niż cele pracowników, którzy będą z niego korzystać. Im zależy na ułatwieniach w pracy. Trzeba również pamiętać, że każda nowość, nie tylko informatyczna może wzbudzać poczucie zagrożenia - zwłaszcza wtedy, kiedy dotyka tak ważnej sfery funkcjonowania człowieka, jaką w dzisiejszych czasach jest praca. Stąd przed wdrożeniem należy dokładnie rozpoznać potrzeby i aktualne problemy pracowników. Ich określenie, a następnie zaprezentowanie pracownikom, jakie korzyści wynikną z użytkowania nowego systemu, pozwoli uniknąć niepotrzebnych konfliktów i zmienić nastawienie pracowników.

Podejście takie wymaga większego nakładu pracy i środków przy kastomizacji systemu, jednak w efekcie pozwala zminimalizować stres i niedogodności związane z wdrożeniem. Kolejnym niezbędnym elementem projektu są szkolenia, których celem powinno być nie tylko zapoznanie z nowym narzędziem, ale może przede wszystkim nauczenie pracowników, jak realizować dotychczasowe zadania w oparciu o nowy system. Ponadto, kierownictwo przedsiębiorstwa musi zdawać sobie sprawę z tego, że pracownicy potrzebują czasu na wykształcenie nowych nawyków funkcjonowania, co może powodować przejściowy spadek wydajności ich pracy.

9. Podkreślać szanse i korzyści

Zawsze część pracowników klienta obawia się zmian, jakie mogą nastąpić po wdrożeniu systemu ERP. Jeżeli uważamy, że w danym projekcie takich obaw nie ma, to znaczy, że o czymś ważnym nie wiemy. Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym środkiem zaradczym jest po prostu poprawienie komunikacji - zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy dostawcą a klientem. Jako dostawcy, w naszym dobrze pojętym interesie, zawsze włączamy się czynnie w działania, mające na celu edukowanie i motywowanie pracowników. Rozmawiamy z ludźmi i zachęcamy do tego kierownictwo firmy.

Dla pracowników, którzy nie bardzo orientują się w zachodzących zmianach, istotne są zarówno informacje o strategicznym znaczeniu projektu, jak i jego możliwym wpływie w mikroskali. W rozmowach podkreślam, że zmiana to przede wszystkim szanse - na rozwój zawodowy, na wyższe zarobki. Jako przykłady zwykle przytaczam historie osób, które mimo obaw, zaangażowały się w prace wdrożeniowe, dzięki czemu wzmocnieniu uległa ich pozycja w firmie, co przekładało się na awans czy inne formy uznania. Ze względu na specyfikę i dobrą komunikację wśród społeczności klientów INFOR ERP LN informacje tego typu przechodzą między firmami, potwierdzając wiarygodność przekazu.

10. Zadbać o dobre relacje

Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że najlepszym sposobem na zbudowanie dobrych relacji z pracownikami klienta, u którego wykonujemy projekt wdrożeniowy, jest odpowiednia motywacja kluczowych osób. Mówiąc wprost - premia za sukces. Spotkałem się z przypadkami, gdzie od początku współpraca między moim zespołem a pracownikami klienta nie układała się dobrze. Rzucano nam kłody po nogi, w sposób sztuczny piętrzono trudności. Gdy szef firmy zapowiedział, że w przypadku udanego i terminowego zakończenia projektu, pracownicy otrzymają gratyfikacje, problemy zniknęły jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Ważne jest także nawiązanie dobrych relacji międzyludzkich między konsultantami a klientem. Przy większych projektach organizowane są w początkowej fazie jedno- czy dwudniowe wyjazdy integracyjne. To również daje bardzo dobre rezultaty.