10 cech dobrego systemu zarządzania informacją

Jakie są cechy dobrego systemu do zarządzania dokumentami. Na pytanie to odpowiada Miguel Zubizarreta światowy autorytet w dziedzinie ECM.

Na rynku znajduje się szeroka oferta systemów do zarządzania dokumentami, które można wdrożyć praktycznie w każdej firmie – począwszy od bardzo prostych, przeznaczonych do tego celu narzędzi, aż po skomplikowane rozwiązania klasy Enterprise. Chociaż potrzeby wielu firm się różnią, warto poznać pewne ogólne możliwości i cechy dobrych systemów.

Uniwersalny

Pod tym pojęciem należy rozumieć system, który może znaleźć zastosowanie w organizacji z każdej branży, o każdym zakresie działalności. Jeśli rozwiązanie bez znaczących modyfikacji działa w firmach w różnych sektorach, to jest wystarczająco elastyczne i prawdopodobnie od razu było projektowane jako oprogramowanie uniwersalne. O oprogramowaniu uniwersalnym możemy mówić także wtedy, gdy istnieją narzędzia, które przy minimalnym nakładzie pracy umożliwiają dostosowanie go do potrzeb różnych organizacji.

Zobacz również:

„Gdy w 1992 r. Packy Hyland Jr. rozwijał firmę, początkowo planowaliśmy obsługę korporacyjnych dokumentów bankowych. Prędko dostrzegliśmy potrzebę biznesową związaną z zarządzaniem dokumentami dużego szpitala, a następnie konieczność obsługi wielu języków i regionów na świecie. Niezbędne było zupełnie inne podejście. Zamiast ręcznie programować modele na podstawie informacji o dokumentach, potrzebowaliśmy narzędzia, które samo utworzy tabele i zależności zgodnie z potrzebami firmy oraz przetwarzanymi dokumentami – bez konieczności programowania” – mówi Miguel Zubizarreta, CTO firmy Hyland Software.

Bardzo szybki we wdrożeniu

Organizacje oczekują niemal natychmiastowej gotowości do działania, ale najpierw chcą zaspokoić najważniejsze potrzeby biznesowe. Mogą to być podstawowe obiegi dokumentów, obsługa archiwum albo inne zadania zgodnie z potrzebami firmy – kluczem jest tu szybkość.

„Dzisiejsze firmy nie mogą sobie pozwolić na długie wdrożenia. Jeśli implementacja jednego procesu w pewnym dość znanym narzędziu zajmie sześciu osobom od sześciu do dziewięciu miesięcy, a czasami nawet dłużej, to nie można mówić, że to wdrożenie będzie szybkie i sprawne. Tę samą implementację, być może nawet lepszą, można wykonać przy dwunastokrotnie niższym nakładzie roboczogodzin. Najprostszy obieg powinno się dać uruchomić od razu” – stwierdza Miguel Zubizarreta.

Miguel Zubizarreta

Miguel Zubizarreta, CTO w firmie Hyland, światowy autorytet w dziedzinie ECM (Enterprise Content Management). Karierę rozpoczął w 1987 r. jako programista i projektant aplikacji, trzy lata później opracował system rozliczeń medycznych Caliber 32, wdrożony w ponad 400 szpitalach. W 1992 r. dołączył do firmy Hyland, gdzie jako szef działu deweloperskiego utworzył oprogramowanie OnBase. Prelegent wielu międzynarodowych konferencji.

Obsługujący od razu jak najwięcej opcji

Podstawowy obieg, definiowany za pomocą prostego kreatora, to dziś absolutne minimum. System musi być tak zaprojektowany, by przykładowy obieg z czterema punktami zatrzymania, zastępstwem, powiadomieniami i archiwizacją dało się opracować przez końcowego użytkownika, który nie jest programistą. Dobre oprogramowanie powinno dawać zwykłym użytkownikom szerokie możliwości.

Miguel Zubizarreta wyjaśnia: „Narzędzie musi być łatwe w obsłudze, także przy tworzeniu nowych reguł. Na przykład przy definicji obiegu dokumentów kredytu hipotecznego można wymagać obecności polisy ubezpieczeniowej dotyczącej tego samego kredytu. Można także utworzyć regułę sprawdzającą, czy wartość kredytu jest niższa od kwoty zabezpieczenia i czy termin ważności polisy nie upływa zbyt wcześnie. Jeśli warunki są spełnione, będzie można przejść do następnego etapu procesu, w przeciwnym przypadku pojawi się żądanie uzupełnienia dokumentów i system wyśle odpowiednią wiadomość. System powinien umożliwiać tworzenie reguł w sposób czytelny dla zwykłych pracowników, a także dla menedżerów”.

Elastyczny, łatwy w rozbudowie

W miarę upływu czasu zmieniają się potrzeby firm, pojawiają się nowe dokumenty, inne są reguły ich przetwarzania czy obiegi. Dobry system powinien umożliwiać łatwe przekształcenia w istniejących zasadach obsługi dokumentów, ułatwiać wprowadzenie nowych szablonów i obiegów bez złożonych prac programistycznych, w trakcie pracy już wdrożonego rozwiązania.

Miguel Zubizarreta wyjaśnia: „System musi uwzględniać możliwość wprowadzenia zmian wynikających z normalnego rozwoju firmy i jej środowiska. Dodanie nowego rodzaju dokumentu, w którym występują inne metadane, nowego obiegu lub urządzenia powinno odbywać się bez naruszania normalnej pracy użytkowników już wdrożonego systemu. To wielka różnica w porównaniu do systemów, w których każde dostosowanie wymaga prac programistycznych i opracowywania specjalnych skryptów. Prawdziwe wyzwanie przychodzi zawsze z opóźnieniem, gdy zmienią się wymagania prawne lub procesy biznesowe”.

Posiadający mechanizmy wyszukiwania

Istotą systemu zarządzania dokumentami jest udostępnianie informacji w nich zawartej. Dobra wyszukiwarka pomaga użytkownikom, gdyż skraca czas poszukiwania dokumentów, szczególnie dotyczących poprzednich spraw.

Miguel Zubizarreta tłumaczy: „Użytkownicy najczęściej poszukują dokumentów na podstawie metadanych i słów kluczowych. Około 10% naszych klientów oczekuje przeszukiwania całej treści dokumentów i posiada integrację z motorem Autonomy. Integrację tę można przeprowadzić w modelu jeden do wielu, stosując dodatkowe kryteria, co podwyższa poziom bezpieczeństwa i ułatwia wyszukiwanie”.

Bezpieczny

Każda firma, niezależnie od branży, powinna wymagać od dostawców, by system zarządzania dokumentami był bezpieczny. Standardem powinna być możliwość precyzyjnego ustawienia uprawnień, integracja z usługami katalogowymi i silnym uwierzytelnieniem. Ma to szczególne znaczenie, gdy system będzie służył do organizacji dokumentów finansowych lub medycznych.

Miguel Zubizarreta informuje: „Kluczem jest dobry model zabezpieczeń. Wybrani użytkownicy mają mieć dostęp tylko do niezbędnych im dokumentów. Równie ważny jest audyt. Oprogramowanie musi rejestrować każde otwarcie dokumentu, by można było udowodnić, że dany użytkownik obejrzał dokument, a także kiedy i skąd go oglądał. Model ten sprawdza się w praktyce. Z naszego oprogramowania korzysta ok. 60% amerykańskich instytucji z sektora ochrony zdrowia. Stany Zjednoczone nie są jednak najtrudniejszym rynkiem – jest nim Singapur. W tym kraju kara za nieautoryzowany dostęp do zapisów zdrowotnych dotyczy także menedżera IT. Grozi mu nawet pięć lat więzienia”.