10 cech dobrego systemu zarządzania informacją

Potrafi pozyskiwać dokumenty z różnych źródeł

Przy integracji systemu zarządzania dokumentami należy wziąć pod uwagę integrację zarówno z aplikacjami biznesowymi, jak i urządzeniami takimi jak skanery i urządzenia wielofunkcyjne oraz pocztą elektroniczną. W ten sposób można łatwo wprowadzać dokumenty do zasobów cyfrowych w organizacji.

Miguel Zubizarreta mówi: „Wystarczy utworzyć specjalną skrzynkę pocztową. Wszystkie dokumenty, które znajdą się w tej skrzynce, będą automatycznie importowane i uruchomią odpowiedni obieg. To samo dotyczy dokumentów, które przyjdą faksem lub będą skanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego. Jeśli organizacja korzysta z elektronicznej wymiany dokumentów EDI i chce zachować kopie, to również warto taką integrację przeprowadzić. Strumień elektronicznych dokumentów będzie automatycznie przetwarzany, indeksowany i przechowywany w cyfrowej bibliotece”.

Zobacz również:

Dlaczego nie warto programować

Miguel Zubizarreta, CTO firmy Hyland Software, mówi: „Być może organizacja z jakiegoś powodu podejmie decyzję o samodzielnej budowie rozwiązania do zarządzania dokumentami, na przykład za pomocą Sharepointa, i wykona wszystkie prace programistyczne. Prawdziwy problem pojawi się trzy lata później, gdy zmienią się procesy lub wymagania prawne. Zmiany będzie musiała wprowadzić inna grupa programistów, gdyż poprzedni pracownicy mogą już być niedostępni. Nowi programiści będą potrzebowali od trzech do sześciu miesięcy, by przeczytać bieżący kod i go zrozumieć, a następnie od trzech do sześciu miesięcy, by wprowadzić zmiany, po których nastąpi etap usuwania błędów i defektów, co zajmie od dwóch do czterech miesięcy. W takim przypadku proces wdrażania obsługi nowej potrzeby biznesu może zająć nawet do 18 miesięcy. To trzeba zrobić szybciej – stary proces należy skopiować, wprowadzić zmiany w prostym kreatorze, a następnie zaimplementować i sprawdzić. To zazwyczaj zajmuje nie dłużej niż miesiąc. Firma musi nadążać za potrzebami rynku”.

Zintegrowany z aplikacjami biurowymi

Użytkownicy przyzwyczajeni są do pracy w obrębie aplikacji biurowych z pakietu Microsoft Office. Dobry system zarządzania dokumentami ma mechanizm integracji z tymi aplikacjami po to, by najważniejsze czynności można było wykonać wewnątrz nich.

Miguel Zubizarreta mówi: „Wiele osób, w tym ja, większość pracy wykonuje wewnątrz interfejsu Outlooka. Gdyby ktoś poprosił mnie o dokument, mógłbym otworzyć interfejs systemu zarządzania, wyeksportować plik na dysk, odpowiedzieć na wiadomość, załączając przy tym plik z dysku. O wiele łatwiej skorzystać z integracji, w której działanie na dokumencie będzie częścią obiegu i niezbędne akcje, takie jak zatwierdzenie i przekazanie dalej, można będzie wykonać wewnątrz Outlooka. To samo dotyczy pracy nad dokumentami w Wordzie lub rysunkami w AutoCADzie”.

Łatwy w utrzymaniu

Po zakończeniu wdrożenia rozpoczyna się etap codziennej eksploatacji, a następnie kolejnych aktualizacji oprogramowania. Im ten proces jest łatwiejszy, tym lepiej. Dodatkową zaletą jest kompatybilność wsteczna umożliwiająca równoczesne wykorzystywanie różnych wersji oprogramowania.

„Jeśli system obsługuje dużą instytucję, to masowa aktualizacja do nowszej wersji dla wszystkich użytkowników wymagałaby przeprowadzenia wielu szkoleń w tym samym czasie. Dobry system może jednocześnie obsłużyć pracę w różnych wersjach oprogramowania. Część pracowników może działać już w nowszej wersji, część w starszej, wszystko na tej samej bazie danych. System powinien pozwalać na równoległe migracje, bez przerw w pracy” – stwierdza Miguel Zubizarreta.

Zawsze dostępny

Awarie sprzętu się zdarzają, dlatego każdy ważny system należy wdrażać z wykorzystaniem rozwiązań wysokiej dostępności. Duże instalacje mogą wykorzystywać konfiguracje n+1 na każdej z warstw, rozproszone między dwiema lokalizacjami. System musi wspierać taką konfigurację.

Miguel Zubizarreta wyjaśnia: „W przykładowej instalacji mógłbym mieć 70 serwerów front end z jednym rezerwowym, sześć wewnątrz firewalla, również z jednym rezerwowym, i serwery bazodanowe w klastrze. W przypadku awarii zapasowa maszyna przejmie obciążenie. Dla celów disaster recovery można wysyłać logi do zdalnej lokalizacji”.