Klauzula informacyjna

Zasady przetwarzania danych osobowych uczestników wydarzeń przez IDG POLAND S.A. w przypadku współadministrowania danymi

Klauzula informacyjna w przypadku współadministrowania danymi
Szanowni Państwo,
Bardzo nam miło, że zdecydowaliście się Państwo zapisać na uczestnictwie w Konferencji, współorganizowanej przez Partnerów, którymi są:

  1. International Data Group Poland S. A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie – XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000156196 dalej jako Współadministrator 1
  2. Partnerzy Konferencji:
    • Atende S.A. plac Konesera 10a, 03-736 Warszawa, NIP 954-23-57-358, www.atende.pl
    • dalej jako Współadministrator 2
  3. Informujemy, że wyżej wskazane podmioty (zwane dalej łącznie „Organizatorami” lub każdy osobno "Organizatorem"), działają w związku z organizacją usługi jako współadministratorzy Państwa danych, jako jego Usługobiorców.
  4. Państwa dane Współadministratorzy będą przetwarzać w celu:
    • zawarcia i wykonania umowy, udzielania odpowiedzi na Państwa pytania, kontaktowania się z Państwem po wydarzeniu – przetwarzanie w tym zakresie jest niezbędne do realizacji umowy zawartej z Państwem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez czas trwania Umowy z Usługobiorcą i do czasu upływu terminów do dochodzenia roszczeń;
    • rozpatrywania Państwa skarg i reklamacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
    • dochodzenia roszczeń związanych z zawartą przez Państwa umową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym celem jest dochodzenie należności, do czasu prawomocnego zakończenia postępowań w tym postępowania egzekucyjnego;
    • archiwizowania dokumentów rozliczeniowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
    • prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
    • Jeżeli wyrazicie Państwo odrębną, dobrowolną i możliwą do wycofania w każdym czasie zgodę dla Organizatorów lub wybranego Organizatora, Państwa dane w zakresie adresu e-mail będą mogły być przetwarzane także w celu wysyłki ofert danego Organizatora (pod formularzem zgłoszeniowym przygotowaliśmy odpowiednie check box'y).
  5. Dane możemy przekazywać odbiorcom, tj.: podmiotom umożliwiającym nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych; bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń; organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa; podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność.
  6. Podanie danych osobowych stanowi warunek zawarcia umowy, a ich niepodanie skutkowało będzie odmową zawarcia umowy. Rejestrując się na nasze wydarzenie i wybierając odpowiednie opcje udziału, zawieracie Państwo z nami umowę, która jest podstawą naszych działań.
  7. Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, uzupełnienia, w przypadkach przewidzianych przepisami prawo żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Mimo żądania usunięcia danych osobowych, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych Organizator nie będzie miał obowiązku usunięcia danych osobowych w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne: do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, albo do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania danych osobowych przez Organizatora, albo do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, albo do celów archiwalnych w interesie publicznym lub do celów statystycznych, o ile usunięcie danych uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  8. Dane osobowe przetwarzane w celach marketingowych będą przetwarzane do czasu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu.
  9. W związku z tym, że jako Organizatorzy działamy na zasadzie współadministrowania, zgodnie z art. 26 rozporządzenia 2016/679 zawarliśmy stosowne porozumienie. Każdy z Organizatorów dokłada należytej staranności, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania Państwa danych i do każdego możecie Państwo zwrócić się z wszelkimi pytaniami. Nasze zadania dzielimy między sobą w wyraźny sposób.
  10. W związku z realizacją Zlecenia, Współadministrator 1 tj. IDG jest odpowiedzialny za zapewnienie osobom, których Dane Osobowe dotyczą, informacji zgodnie z art. 13 i 14 RODO,
  11. Współadministrator 1 jest odpowiedzialny za zbieranie, przechowywanie i przekazanie w sposób bezpieczny danych do Współadministratora 2 tj. Partnera lub Partnerów Konferencji
  12. Współadministrator 2 jest odpowiedzialny za bezpieczny odbiór, przetwarzanie i przechowywanie przekazanych mu przez Współadministratora 1 danych osobowych Uczestników.
  13. Każdy ze Współadministratorów jest odpowiedzialny za umożliwienie wykonywania praw Uczestnika w zakresie ochrony danych osobowych. To do Uczestnika należy wybór Współadministratora, do którego zwróci się ze swoim żądaniem. Jeżeli Uczestnik zwróci się z żądaniem do jednego ze Współadministratorów, ten Współadministrator zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania drugiego Współadministratora o tym żądaniu i wezwie go do jego realizacji.
  14. Strony ustanawiają wspólny punkt kontaktowy, z którym Uczestnik, może skontaktować się w sprawach ochrony jej Danych Osobowych przez e mail: iodo@idgpoland.pl lub pisemnie na adres siedziby IDG Poland S.A. wskazany w § 1 powyżej.
  15. Za obsługę zgłoszeń na Konferencję, zarządzanie zapisami i obsługę Uczestników przed wydarzeniem odpowiada Współadministrator 1.
  16. Za przygotowanie usługi pod kątem merytorycznym, przygotowanie materiałów lub przekazanie Materiałów Konferencji oraz wsparcie merytoryczne Uczestników po dostarczeniu usługi odpowiada Współadministrator 2.
  17. W celu zrealizowania obowiązków Współadministratora 2 niezbędne jest przekazanie danych osobowych Uczestników przez Współadministratora 1
  18. Współadministrator 2 tj. Partner lub Partnerzy Konferencji odpowiadają za to, aby treść i sposób komunikacji z Uczestnikami po otrzymaniu zabezpieczonego pliku z danymi Uczestników od IDG, były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności przepisami Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne oraz przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Partner Konferencji ponosi wyłączną odpowiedzialność z tytułu sposobu wykorzystania przekazanych mu Danych Osobowych Uczestników.
  19. Szczegółowe treści uzgodnień między Współadministratorami dostępne są w siedzibie W Współadministratora 1.