Zasady przetwarzania danych osobowych uczestników wydarzeń przez IDG POLAND S.A. w przypadku współadministrowania danymi
Klauzula informacyjna w przypadku współadministrowania danymi
Szanowni Państwo,
Bardzo nam miło, że zdecydowaliście się Państwo zapisać na usługę typu Whitepaper, współorganizowaną przez Partnerów, którymi są:
- International Data Group Poland S. A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie - XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000156196 dalej jako Współadministrator 1
- Akamai Technologies Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Opolskiej 100, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, Xi Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego- XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr KRS 0000384002 dalej jako Współadministrator 2
- Informujemy, że wyżej wskazane podmioty (zwane dalej łącznie „Organizatorami” lub każdy osobno „Organizatorem”), działają w związku z organizacją usługi jako współadministratorzy Państwa danych, jako ich usługobiorców (zwanych dalej „Usługobiorcami”).
- Państwa dane osobowe Współadministratorzy będą przetwarzać w celu:
- zawarcia i wykonania umowy, udzielania odpowiedzi na Państwa pytania, kontaktowania się z Państwem po wydarzeniu - przetwarzanie w tym zakresie jest niezbędne do realizacji umowy zawartej z Państwem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez czas trwania umowy z Usługobiorcą;
- rozpatrywania Państwa skarg i reklamacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
- dochodzenia roszczeń związanych z zawartą przez Państwa umową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym celem jest dochodzenie należności, przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń, zaś w razie takich postępowań do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń;
- archiwizowania dokumentów rozliczeniowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
- Dane osobowe możemy przekazywać odbiorcom, tj.: podmiotom umożliwiającym nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych; bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń; organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa; podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność.
- Podanie danych osobowych stanowi warunek zawarcia umowy, a ich niepodanie skutkowało będzie odmową zawarcia umowy. Rejestrując się na stronie umożliwiającej udział w Wydarzeniu, zawieracie Państwo z nami umowę, która jest podstawą naszych działań.
- Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, uzupełnienia, w przypadkach przewidzianych przepisami prawo żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Mimo żądania usunięcia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, Organizator nie będzie miał obowiązku usunięcia danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne: do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, albo do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania danych osobowych przez Organizatora, albo do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, albo do celów archiwalnych w interesie publicznym lub do celów statystycznych, o ile usunięcie danych uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- W związku z tym, że jako Organizatorzy działamy na zasadzie współadministrowania, zgodnie z art. 26 RODO, zawarliśmy stosowne porozumienie. Każdy z Organizatorów dokłada należytej staranności, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania Państwa danych i do każdego możecie Państwo zwrócić się z wszelkimi pytaniami. Nasze zadania dzielimy między sobą w wyraźny sposób.
- Współadministrator 1, tj. IDG Poland S.A., jest odpowiedzialny za zapewnienie osobom, których Dane Osobowe dotyczą, informacji zgodnie z art. 13 RODO.
- Współadministrator 1 jest odpowiedzialny za zbieranie, przechowywanie w swoich systemach informatycznych oraz przekazanie w sposób bezpieczny danych do pozostałych Współadministratorów, tj. Partnerów Wydarzenia.
- Za techniczną obsługę zgłoszeń, zarządzanie zapisami i obsługę osób uczestniczących w Wydarzeniu odpowiada Współadministrator 1.
- Pozostali Współadministratorzy są odpowiedzialni za bezpieczny odbiór, przetwarzanie i przechowywanie przekazanych im przez Współadministratora 1 danych osobowych Usługobiorców we własnych zasobach. Ponadto Współadministrator 2 jest odpowiedzialny za wsparcie merytoryczne Usługobiorców po Wydarzeniu (konsultacje telefoniczne po Wydarzeniu, o których mowa w Regulaminie Wydarzenia).
- Każdy ze Współadministratorów jest odpowiedzialny za umożliwienie wykonywania praw Usługobiorcy w zakresie ochrony danych osobowych. Jednocześnie ze względu na ustanowienie wspólnego punktu kontaktowego z żądaniami dotyczącymi jego danych Usługobiorca powinien się zwrócić do Współadministratora 1. Jeżeli Usługobiorca zwróci się z żądaniem do jednego z pozostałych Współadministratorów, ten Współadministrator zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania drugiego Współadministratora o tym żądaniu.
- Strony ustanawiają wspólny punkt kontaktowy, z którym Usługobiorca, może skontaktować się w sprawach ochrony jej Danych Osobowych przez e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby IDG Poland S.A. wskazany w § 1 powyżej.
- W celu zrealizowania obowiązków pozostałych Współadministratorów niezbędne jest przekazanie im danych osobowych Usługobiorców przez Współadministratora 1.
- Szczegółowe treści uzgodnień między Współadministratorami dostępne są w siedzibie Współadministratora 1.