Proceduralna nuda

Mnóstwo jest osób wszystkowiedzących, niestety z konkretami i z realizacją już bywa u nich gorzej. Skutkuje to opracowywaniem różnorakich procedur i zapisów, które wydają się celem same w sobie. Problemów często nie rozwiązują, za to tworzą nowe.

Nie od dziś wiadomo, że w całym tym postępowaniu zgodnie z procedurami mało kogo interesuje, aby problem rozwiązać, bo celem staje się wypełnienie procedury, jakakolwiek by ona była. Wskutek tego mamy coraz więcej działań o zupełnie niezrozumiałym przebiegu i niewytłumaczalnym finale. Co więcej, każdy organ kontrolny jest w stanie potwierdzić, że procedury zostały dotrzymane (jeśli zostały), a że wynik jest taki a nie inny, to już trudno. Dlatego też jasnym światełkiem świecą oddolne inicjatywy mające na celu zmianę tego urzędniczego nudziarstwa w bardziej dynamiczne i przystosowane do życia prawidła. Łamanie procedur ma w sobie coś, jest przepojone dreszczykiem emocji i nie każdego stać na tego rodzaju postawę. Częściej jednak złamanie zasad następuje przypadkowo, przez nieuwagę lub działanie, którego nie przewidziano. Bo procedury są sztywnym, mocno okrojonym algorytmem zawierającym luki. Nieraz ich stosowanie przypomina nabieranie wody sitem.

Można podpisywać różnego rodzaju lojalki, zobowiązania dotyczące zachowania tajemnicy służbowej, tajemnicy zarobków i danych osobowych. W firmie mogą istnieć procedury ochrony danych określone przez lokalnego administratora bezpieczeństwa. Wszystko może być opisane, personel przeszkolony, a wystarczy błąd człowieka i cała tajemnica wymyka się spod kontroli. Pewna księgowa pocztą tradycyjną rozsyłała zleceniobiorcom rachunki za wykonaną pracę. Jednego razu kilkadziesiąt osób otrzymało nie swoje rachunki, ujawniające dane osobowe i apanaże innych kooperantów. Można powiedzieć, że osoby nieupoważnione nie powinny czytać korespondencji dla nich nie przeznaczonej. Ale jak się o tym dowiedzieć, nie przeczytawszy pierwej?

Do błędu doszło w prozaiczny sposób. Wydrukowane seryjnie koperty leżały na jednym stosie, rachunki na drugim. Nie trzeba dodawać, że oprogramowanie drukujące zapewnia właściwą kolejność druku. Jednakże podczas kopertowania coś musiało się przesunąć (może do jednej koperty weszły dwa druki albo gdzieś "uciekła" koperta) i sekwencja uległa zaburzeniu. Księgowa, sprawdziwszy jedynie początek serii, dalej pakowała już automatycznie i bez wnikania w treść. I tak to poszło do ludzi. Nie sądzę, aby procedura bezpieczeństwa w firmie zawierała zapis mówiący o tym, że przed zakopertowaniem każdego dokumentu należy sprawdzić zgodność. To się przyjmuje przez domniemanie. Ale nawet gdyby zapis był, to wiadomo, jakie są realia i co z ludźmi robi rutyna.

Swoją drogą to wstyd, aby w dzisiejszych czasach ciągle trzeba było przekazywać tego rodzaju dokumenty w formie papierowej. Droga elektroniczna jest prostsza i powoduje mniej możliwości pomyłek, bo zazwyczaj tylko raz przypisuje się adresata do rodzaju dokumentu, a resztę załatwia automat.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200