Pensja z drugiej ręki

Obecnie z usług firm zajmujących się rachubą płac korzystają przede wszystkim małe firmy i polskie oddziały zagranicznych koncernów. Mimo recesji, sprzyjającej poszukiwaniu oszczędności, trudno w najbliższym czasie oczekiwać spektakularnych zmian w tym zakresie.

Obecnie z usług firm zajmujących się rachubą płac korzystają przede wszystkim małe firmy i polskie oddziały zagranicznych koncernów. Mimo recesji, sprzyjającej poszukiwaniu oszczędności, trudno w najbliższym czasie oczekiwać spektakularnych zmian w tym zakresie.

Przytłaczająca większość firm korzystających z usług firm zajmujących się rachubą płac to niewielkie, kilkuosobowe firmy, których obsługą zajmują się niewielkie biura rachunkowe. Dużych przedsiębiorstw korzystających z tej formy obsługi jest ok. 100 i zatrudniają one nie więcej niż 150"200 tys. pracowników. Ich liczba będzie rosła, gdyż korzystanie z tego rodzaju usług może przysporzyć przedsiębiorstwom wiele korzyści. Jednak mimo recesji, sprzyjającej poszukiwaniu oszczędności, trudno w ciągu najbliższego roku czy dwóch lat oczekiwać spektakularnych zmian w tym zakresie.

Niewygodne pytanie o koszty

"Skala oszczędności osiąganych dzięki outsourcingowi płac i administracji płac, choć oczywiście proporcjonalnie dość duża, jest jednak niższa niż w przypadku wielu innych procesów, mających miejsce w przedsiębiorstwie. Dlatego też przedsiębiorstwa zmuszone do ograniczenia kosztów działalności najpierw szukają ich w swoich podstawowych obszarach działalności. Dotyczy to zwłaszcza firm polskich" " mówi Przemysław Budzbon, prezes Hogart Payroll Processing, specjalizującej się w outsourcingu płac i administracji kadr.

Podjęcie decyzji o oddaniu w outsourcing wynagrodzeń jest w przypadku dużych przedsiębiorstw tym trudniejsze, gdyż na ogół wiąże się z wysokimi kosztami społecznymi. Oznacza bowiem nieuchronne redukcje w dziale kadr. Teo-retycznie pracownicy odpowiadający do tej pory za rachubę płac mogą zostać oddelegowani do innych zadań, jednak podczas recesji, gdy obcinane są wszelkie możliwe koszty, w praktyce oznacza to redukcję personelu.

Innym czynnikiem, odstręczającym od takich działań, jest relatywnie wysoki jednorazowy koszt, związany z wdrożeniem takiego systemu. Wynika to przede wszystkim ze stopnia skomplikowania procesów kadrowych w przedsiębiorstwach, gdzie często są one regulowane dodatkowo układami zbiorowymi czy umowami ze Skarbem Państwa. Złożoność tych procesów utrudnia oszaco- wanie nakładów ponoszonych na utrzymanie wewnętrznej komórki odpowiadającej za rachubę. "W wielu przedsiębiorstwach koszty te są nie doszacowane. Przy ich wyliczaniu bierze się pod uwagę tylko koszt pensji dla pracowników działu kadr, zapominając już np. o kosztach sprzętu i oprogramowania koniecznego do naliczania płac czy kosztów utrzymywania rezerw kadrowych, potrzebnych do zapewnienia ciągłości tego procesu" " mówi Radomir Sobczak, dyrektor ds. sprzedaży i kierownik projektu w Hogart Payroll Processing.

Proza bankowo-prawnicza

Rozwój outsourcingu w tej dziedzinie hamuje również wiele bardziej prozaicznych barier. Jedną z nich jest chociażby stopień skomplikowania systemów księgowych, używanych w przedsiębiorstwach, a w związku z tym również wysoki koszt usług związanych z automatycznym przenoszeniem danych z systemu firmy usługowej do modułów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa. W niektórych firmach każdy pracownik jest określany osobnym kontem kosztowym, co sprawia, że zaksięgowanie listy płac i tak wymaga zaangażowania pracowników z działów personalnych i finansowych.

Inną barierą jest kwestia tempa realizacji przelewów. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się stworzenie subkonta, z którego firma usługowa co miesiąc przelewa pieniądze na konta pracowników. Operacja taka wymaga czasu, co wynika chociażby z kolejnych sesji systemu Eliksir. W firmach, których pracownicy są w ciągłym ruchu, w tym czasie powstają już nowe (choć liczone jeszcze w danym miesiącu) wierzytelności, związane np. z dietami, ryczałtami za benzynę czy rozliczaniem kosztów przejazdu.

Kolejną kwestią jest problem interpretacji przepisów prawnych dotyczących wynagrodzeń. Firmy usługowe dają gwarancję, iż wszelkie rozwiązania przyjęte przez klienta są zgodne z obowiązującym porządkiem prawnym, zaś w przypadku zaistnienia takiego konfliktu gotowe są nawet do rezygnacji z kontraktu. "Co jednak w przypadku, gdy interpretacja narzucona przez usługodawcę jest niekorzystna dla pracowników? W końcu nasze działania powinny sprzyjać ich interesom" " pyta jeden z menedżerów działu HR. " "W mojej poprzedniej firmie korzystaliśmy z outsourcingu i kilkakrotnie musieliśmy angażować prawników, którzy mieli przekonać prawników naszego kontrahenta do przyjętej przez firmę interpretacji przepisów. A to oczywiście podnosiło koszty całej usługi".

Obiecujące początki

Na razie na outsourcing płac i funkcji kadrowych decydują się przede wszystkim polskie oddziały zagranicznych koncernów. Właśnie w ich przypadku korzyści płynące z zastosowania takich rozwiązań wydają się największe. Z punktu widzenia firm zatrudniających z reguły 200"300 osób, utrzymywanie działu płac, ponoszenie nakładów związanych z zakupem systemu, szkoleniem pracowników i prasą fachową mija się z celem. W tym przypadku niebagatelną zaletą outsourcingu płac jest także gwarancja zachowania całkowitej poufności pensji, dotycząca także kadry kierowniczej i fachowców z zagranicy, którzy są często wynagradzani według innych zasad.

Jedną z pierwszych firm, które przekonały się do nowego systemu, był , który już od prawie 6 lat korzysta z usług firmy specjalizującej się w rachubie płac. "Korzystanie z usług takich firm jest jedyną naprawdę pewną gwarancją zachowania poufności danych osobowych. Dzięki firmie nie ponosimy dodatkowych kosztów związanych np. z zakupem systemów kadrowych. Mamy również dodatkowe źródło kontroli podejmowanych przez nas decyzji kadrowych, co przy dużym skomplikowaniu zagadnień prawnych ma niebagatelne znaczenie" " twierdzi Dorota Michalec, kierownik ds. personelu i szkoleń w . Za kontakty z firmą zewnętrzną odpowiada jeden z pracowników działu HR, dla którego jest to zaledwie jeden z obowiązków.

Nad skorzystaniem z usług firmy outsourcingowej zastanawiano się także w polskim oddziale IFS. "W naszym przypadku sprawa byłaby o tyle skomplikowana, że w warszawskim biurze znajduje się również centrala firmy na Europę Środkowo-Wschodnią i oddanie w outsourcing działalności płacowej w naszym polskim oddziale i tak nie oznaczałoby aż tak wielkich oszczędności" " mówi Jarosław Bieszkiewicz, menedżer ds. HR w . " "O tym, że nie korzystamy z out- sourcingu płac, zadecydowały także względy "polityczne". Firmy usługowe mogą korzystać z innych programów kadrowo-płacowych, podczas gdy sami oferujemy taką aplikację. Trudno sobie wyobrazić, żeby nasi pracownicy odbierali paski z nadrukiem "wyliczenia wykonano w systemie X".

Spokój usługodawców

Mimo niezdecydowania potencjalnych klientów, przedstawiciele firm outsourcingowych są spokojni o swoją przyszłość. Ostatnio zainteresowanie usługami ich firm jest na tyle duże, że nie muszą specjalnie zabiegać o klientów. Jak przewidują, prawdziwa walka o klienta zacznie się dopiero za 2, 3 lata, gdy trzeba będzie sięgnąć po przedsiębiorstwa z polskim kapitałem. A tam opór przed outsourcingiem płac jest wprost proporcjonalny do wielkości działów ka-drowych.