Informatyka nie rozwiązuje problemów organizacyjnych (II)

Przed tygodniem napisałem kilka uwag na temat przebudowy organizacji (reengineeringu) i jej związków z techniką informacyjną. Dziś pora na cztery z życia wzięte przykłady niechęci do zmian lub braku możliwości uzyskiwania korzyści dzięki technice informacyjnej.

Przed tygodniem napisałem kilka uwag na temat przebudowy organizacji (reengineeringu) i jej związków z techniką informacyjną. Dziś pora na cztery z życia wzięte przykłady niechęci do zmian lub braku możliwości uzyskiwania korzyści dzięki technice informacyjnej.

Pierwszy przykład dotyczy instytucji państwowej, która prawie 500 razy w roku dokonuje płatności zagranicznych za pośrednictwem polskiego banku. Są to kwoty od 3 USD do tysiąca. Każdy taki transfer wiąże się z koniecznością opracowania 5-7 dokumentów przekazania ich do banku oraz opłacenia kosztów polskiego banku (60 zł) i zagranicznego (od 50 do 150 zł). W jednym przypadku należna kwota wyniosła 8 zł, a koszt jej transferu prawie 120 zł, czyli 15 razy więcej. Płatności można byłoby regulować kartą płatniczą VISA, jednak "system informatyczny nie przewiduje takiej możliwości", więc instytucja płaci niepotrzebnie ponad 55 000 zł rocznie. Trzeba też doliczyć koszty przygotowania i utrzymania dokumentacji - niemal 10 000 zł. Bank przygotowuje każdy przekaz do trzech tygodni. Trzeba więc prowadzić korespondencję z wierzycielem i bankiem, co jeszcze podnosi koszty. Tych strat nikt nie liczy!

Drugi przypadek to bank, w którym nie można wcześniej spłacić kredytu, gdyż "nie przewidziano takiej możliwości w rozwiązaniach systemu informatycznego". Klient musi płacić takie raty, jakie przewidziano w umowie kredytowej. Zauważmy, że nikt nie może znaleźć rozwiązania tego problemu, a złe oprogramowanie staje się doskonałym pretekstem dla pracowników banku nie zainteresowanych (?) usprawnieniem usługi.

Trzeci przypadek dotyczy firmy, w której tradycyjnie nie rejestruje się faktur. System informatyczny oraz prawo wymaga zmiany tych praktyk, ale mający poparcie pracowników główny księgowy (z uprawnieniami) odmawia. Firma jedne należności płaci za późno, a inne przedwcześnie, ponosząc straty szacowane na ok. 80 000 zł. Firma rezygnuje z dobrego oprogramowania i zamawia wykonanie programu "uwzględniającego specyfikę".

W przypadku uczelni, które dają wiele przykładów złej organizacji, technika informacyjna jeszcze pogarsza biurokratyczny bałagan. Wyniki studiów rejestruje się w 5 obligatoryjnych dokumentach (indeks, karta egzaminacyjna, protokół egzaminacyjny, dziennik i teczka studenta). Obowiązek taki nakładają przepisy, których kompletność sprawdzają kontrolerzy z MEN. Uczelnia wprowadza technikę informacyjną, ale przy takiej liczbie dokumentów jest to pozbawione wszelkiego sensu. Kosztów oczywiście nie liczy się, gdyż pieniądze podatników zawsze uważa się za niczyje. Utrzymywanie indeksu i karty egzaminacyjnej jest dziś zupełnym nieporozumieniem. Nie mogą one pełnić roli dokumentów źródłowych między innymi dlatego, że to zainteresowani przekazują je do dziekanatów. Niedawny wyrok na studentkę, która przez ponad trzy lata wpisywała sobie oceny do indeksu i karty, potwierdza karygodną niesprawność tego systemu. Jego "komputeryzowanie" nie eliminuje niesprawności, a niepotrzebnie komplikuje i zwiększa koszty. Strat oczywiście nikt nie liczy.

We wszystkich omówionych przypadkach zachodzi potrzeba przeprojektowania niesprawnych procesów, a nie ich komputeryzacji. Najbardziej frustrujący jest ostatni przypadek, w którym instytucja rządowa wymusza niesprawne rozwiązania organizacyjne oraz upomina instytucje racjonalizujące organizację, usiłujące zapewnić jakość i zmniejszyć koszty.