Dlaczego w erze komputerów mamy wciąż tak mało czasu?

Powinniśmy skoncentrować się na działaniach oszczędzających czas i energię, a nie marnotrawić ich.

Powinniśmy skoncentrować się na działaniach oszczędzających czas i energię, a nie marnotrawić ich.

Czyż nie nadszedł już czas, aby zająć się wreszcie naszymi rodzinami? A może by tak spotkać się z przyjaciółmi czy wygospodarować trochę czasu na relaks i wypoczynek? No tak, ale skąd wziąć na to wszystko czas?

Rzeczywiście, jesteśmy obecnie bardziej produktywni, niż 30 lat temu. Potrafimy wykonywać wiele zadziwiających rzeczy w dużo krótszym czasie. Potrafimy efektywnie działać i tworzyć określone dobra, realizując określone zadania w ramach rozproszonej grupy pracowników. Jesteśmy w stanie zaspokoić potrzeby klienta w ciągu kilku godzin, a nie jak dawniej kilku tygodni. Potrafimy być innowacyjni i reagować błyskawicznie na zmieniające się warunki zewnętrzne. Ale płacimy za to bardzo wysoką cenę i stajemy się coraz częściej pracoholikami.

Do naszych codziennych narzędzi pracy należy komputer PC i telefon komórkowy. Biznesmen postrzegany jest jako osoba, która tkwi cały czas przed ekranem komputera i obsługuje pocztę E-mail. O każdej porze dnia i w każdym miejscu gotowi jesteśmy wycisnąć z siebie resztki energii. I robimy to codziennie. Kładziemy dzieci spać i zabieramy się do pracy. Następnego dnia po przebudzeniu się czeka na nas od samego rana kolejna dawka pracy. Pracujemy nawet w samolocie czy w poczekalni na lotnisku.

Niestety, pracujemy za ciężko, żeby być w pełni efektywnymi. Cała nasza produktywność ulatuje w powietrze. Brak nam spontaniczności, która mogłaby dodać barwy i ożywić nasze niezbyt frenetyczne życie. Bardzo ostrożnie staramy się wygospodarować trochę czasu dla naszej rodziny czy swojego hobby. Ale zaraz po tym rzucamy się w wir pracy, organizując kolejne spotkania czy odpowiadając na telefony.

Powinniśmy rozwinąć w sobie umiejętność efektywnego wykorzystywania interesujących nas treści z otaczającego nas morza informacji. Powinniśmy umieć oszczędzać czas i energię, a nie tracić je na czynności, które obciążają niepotrzebnie tak nas, jak i firmę w której pracujemy.

Powinniśmy skoncentrować się na działaniach oszczędzających czas i energię, a nie marnotrawić je.

I chociaż jesteśmy użytkownikami komputerów i osobami, które same organizują sobie pracę, to jednak większość z nas jest do tego absolutnie nie przygotowana. Wiemy co powinniśmy robić, ale nie wprowadzamy tego w życie. Cała sztuka polega na tym, żeby wykonywać swoją pracę niejako nieświadomie w maksymalnie kompetentny sposób. Dotyczy to każdego zawodu: dyrygenta - gdy dyryguje koncertem skrzypcowym, chirurga - gdy wykonuje operację na otwartym mózgu czy tenisisty - gdy rozgrywa mecz na korcie Wimbledon. Powinniśmy mieć zawsze na uwadze wyniki naszej pracy i efekty jakie ona przyniesie, a nie skupiać się na samej pracy. Będąc tego świadomym należy więc automatycznie pomijać rzeczy nieistotne, a koncentrować się na meritum sprawy.

To, czego jest nam wszystkim brak w epoce komputerów, to umiejętność korzystania z systemów informatycznych w naszej codziennej pracy. A przecież narzędzia których używamy umożliwiają nam to. Należałoby wymienić co najmniej dwie umiejętności, które powinniśmy dzisiaj posiąść: umiejętność i chęć wprowadzania w życie nowych rozwiązań oraz umiejętność efektywnego korzystania z technik informatycznych.

Potrzebujemy wsparcia, podobnego do tego, jakie jest nam nieraz potrzebne w naszym życiu zawodowym. Ale kto może go nam udzielić i doradzić, jak korzystać z systemów informatycznych? Powinniśmy sami rozejrzeć się dookoła siebie w poszukiwaniu takiej osoby i uczyć się od niej sztuki organizowania sobie miejsca pracy.

Kto jeszcze może udzielić nam takiego wsparcia? Może to być wyspecjalizowana w tym zagadnieniu firma, np. The Productivity Development Group (Santa Barbara, Calif.), która prowadzi szkolenia i udziela porad. Może to też być ktoś z naszego najbliższego otoczenia w pracy - osoba, która radzi sobie z każdym powierzonym jej zadaniem, na biurku której jest zawsze porządek i w głosie której mozna wyczuć pewność siebie. Jeśli w Państwa otoczeniu są rzeczywiście takie osoby, to jest to widomy znak, że marnujecie wielką szansę nauczenia się czegoś nowego.

Ale nie należy być zbyt natarczywym. Lepiej jest obserwować z boku takie osoby i podpatrywać jak organizują sobie pracę. Co powoduje, że osiągają tak dobre wyniki? Na czym polega ich system i w czym tkwi istota ich sukcesu?

Proszę rozejrzeć się więc wokół siebie i poszukać takiej osoby. Może to być ktoś pracujący w naszej firmie lub osoba z zewnątrz, która pomoże nam w opanowaniu sztuki zarządzania własnym czasem i w sumiennym wykonywaniu obowiązków. Do dzieła więc - spróbujmy udoskonalić swój system pracy.

Patricia Seybold jest prezesem firmy Seybold Group w Bostonie (doradztwo informatyczne).