Brama czy fasada

Elektroniczne urzędy w Polsce budowane są na opak. To, co powinno być zwieńczeniem procesu tworzenia nowoczesnej administracji, jest traktowane jako cel sam w sobie.

Elektroniczne urzędy w Polsce budowane są na opak. To, co powinno być zwieńczeniem procesu tworzenia nowoczesnej administracji, jest traktowane jako cel sam w sobie.

Elektroniczny urząd jest u nas kojarzony przede wszystkim z serwisem internetowym. Posiadanie rozbudowanych stron internetowych ma świadczyć o przykładaniu dużej wagi do roli informatyki w obsłudze obywateli. Ten stereotyp zakorzenił się w świadomości środowisk samorządowych w dużej mierze za sprawą konferencji Miasta w Internecie. Świadczy to z pewnością o sile opiniotwórczej tej imprezy. Z drugiej strony jednak oznacza brak jakichkolwiek innych standardów, do których przedstawiciele administracji samorządowej mogliby się odwołać. Gdy nie ma powszechnie obowiązujących, jednolitych zasad postępowania, najłatwiej odwołać się do wzorca, który ma największą siłę przebicia. Przy braku programu informatyzacji administracji publicznej standardy są narzucane przez aktywne, zaangażowane jednostki. Nagroda "Złota @" utwierdza w przekonaniu, że droga do elektronicznego urzędu wiedzie przede wszystkim przez strony internetowe. Ich znaczenie jest jednak ograniczone, jeżeli nie stanowią części składowej całego systemu administracji publicznej.

Z urzędem w tle

W tym roku nagrodzono m.in. strony Sokołowa Podlaskiego, dwudziestotysięcznego miasta powiatowego w wo-jewództwie mazowieckim. Choć pro-wadzony pod egidą Urzędu Miasta, sokołowski serwis nie jest jednak serwisem urzędowym. Nie spełnia roli pośrednika między obywatelem a urzędem. Nie podaje procedur załatwiania spraw w poszczególnych wydziałach czy referatach. Nie zawiera spisu uchwał rady miej- skiej czy wzorów formularzy podań. Na pierwszym miejscu znajdują się informacje, dotyczące problemów związanych z codziennym życiem w mieście: gdzie można kupić szkolną wyprawkę dla dziecka lub jaki będzie program pikniku integracyjnego. Jest rozkład jazdy autobusów i podstawowe dane o bankach, aptekach i przychodniach lekarskich.

Zawartość informacyjna serwisu jest rozległa. Daleko mu jednak do miana elektronicznego urzędu. Trudno, by było inaczej, gdy jest to w zasadzie dzieło jednego człowieka. Piotr Miller, zatrudniony w Urzędzie Miasta jako informatyk, jest jednocześnie administratorem serwisu, webmasterem i redaktorem. Sam zbiera informacje i je opracowuje.

Władze Sokołowa nie są na razie zainteresowane rozbudową urzędowej części serwisu. "Nie ma sensu umieszczać w Internecie materiałów związanych z funkcjonowaniem urzędu, dopóki nie zostaną zatwierdzone wszystkie standardy działania i ustalone ostateczne procedury postępowania" - mówi burmistrz Bogusław Karakula. Urząd jest w trakcie reorganizacji. Przygotowuje się do uzyskania certyfikatu ISO 9000. Wydawać by się mogło, że to najlepszy moment na włączenie technik informacyjnych. Sprawa ta nie jest jednak przedmiotem zainteresowania zarządu. "Na decyzje o wyborze i wdrożeniu programu komputerowego przyjdzie czas po zatwierdzeniu certyfikatu" - podkreśla Bogusław Karakula. Wydzielane w budżecie miasta specjalne środki na komputeryzację na razie są w całości przeznaczane na zakup nowego sprzętu komputerowego.

Informatyka jak kultura

Z pozoru poprawny tok rozumowania burmistrza odzwierciedla typowe dla wielu działaczy samorządowych pojmowanie roli technik informacyjnych. Nie są one traktowane jako spójny, niezbywalny element modelu funkcjonowania urzędów. Często widzi się w nich jedynie dodatek do zamkniętej, skończonej struktury administracyjnej, produkt do uzupełniającego zastosowania w bliżej nie określonej przyszłości w sprawnie działających mechanizmach.

Sytuacja informatyki w administracji samorządowej przypomina tę, w jakiej znalazła się na początku lat 90. kultura. Zawsze były pilniejsze sprawy do zrobienia. Inicjatywy kulturalne musiały poczekać, ponieważ najpierw trzeba było doprowadzić wodę i utwardzić drogę. Dzisiaj już wiadomo że idealnego stanu w zakresie infrastruktury technicznej nie sposób osiągnąć, a straty spowodowane wieloletnimi zaniedbaniami w sferze kultury są dzisiaj w wielu przypadkach trudne do odrobienia. Efekty tego widać chociażby w patologicznych zachowaniach społecznych.

Taki sam los za parę lat może spotkać systemy informacyjne w administracji samorządowej, tym bardziej że ich systematycznemu tworzeniu nie sprzyjają częste zmiany w układzie sił politycznych. "Planujemy rozbudowę systemu informatycznego w urzędzie miasta, ale najpierw musimy odrobić zaległości ubiegłych lat" - mówi Wiesław Maras, prezydent Częstochowy. - "Najpierw planujemy uregulować sprawy finansów publicznych". Lecz może właśnie zbudowanie sprawnego systemu przepływu i analizy informacji zmieniłoby sytuację tak, by kolejne zarządy nie musiały zaczynać wszystkiego od nowa? Z jego wprowadzeniem nie można czekać do czasu uporządkowania wszystkich spraw. Samorząd lokalny to żywy organizm i należy znaleźć sposób, aby techniki informatyczne wspierały jego codzienne funkcjonowanie.

Pliki do wyboru

Obecność administracji lokalnej w Internecie stanowi ważny element dostępu do informacji i usług publicznych. Utworzenie sieciowego serwisu nie oznacza jednak automatycznie nowej jakości działania urzędu. W urzędzie na miarę dzisiejszych wyzwań strony internetowe są tylko jedną z wielu możliwości kontaktu z obywatelem. Powinien on być tak zorganizowany, by równie sprawnie i skutecznie można było załatwić sprawę przez e-mail i telefon, serwis WAP, listownie czy wizytę osobistą. Do sprostania tym wymaganiom potrzebne jest przede wszystkim odpowiednie zaplecze informacyjne i organizacyjne. Konieczne są zmiany w sposobie ujmowania funkcji urzędu, rozumienia relacji między administracją a obywatelem. "Wprowadzanie nowych technologii musi być związane ze zmianami zasad działania administracji" - przekonywał na tegorocznej konferencji Miasta w Internecie Eberhard Binder z Urzędu Miejskiego w Wiedniu. - "E-goverment nie jest przedsięwzięciem informatycznym. To zmiana sposobu myślenia".

Przedstawiciele administracji publicznej w naszym kraju wciąż myślą w ka- tegoriach produktów, a nie procesów. Wiadomo że trzeba założyć strony internetowe, wiadomo że trzeba zakupić komputery. Trudniej jednak określić właściwy cel ich zastosowania, zintegrować ich funkcjonowanie z innymi elementami infrastruktury administracyjnej, dosto- sować do rzeczywistych potrzeb mieszkańców. Łatwiej przygotować z góry zaprojektowany serwis informacyjny, niż zapewnić stały, nieograniczony dostęp do zasobów informacyjnych, otworzyć wszelkie kanały informacyjne dla obywateli, pozbyć się kontroli nad informacjami na rzecz zarządzania nimi. Żeby to osiągnąć, trzeba m.in. dysponować dobrze zorganizowanymi systemami gromadzenia i przetwarzania danych. Aż dziwne, że w kontekście rządu elektronicznego tak dużo mówi się o roli Internetu, a zapomina o funkcji baz danych i systemów wspomagania decyzji dla urzędników. W rzeczywistości to możliwości elektronicznej obróbki danych i umiejętności ich analizy będą stanowiły o sukcesie idei rządu elektronicznego. Faktyczna przemiana z punktu widzenia obywatela dokona się w momencie, gdy udostępnienie informacji, np. o warunkach zabudowy na danym terenie, nie będzie miało charakteru decyzji administracyjnej, jak to się dzieje obecnie, lecz będzie polegało na zdalnym pobraniu pliku z mapy cyfrowej czy rejestru komputerowego, a przy tym wg samodzielnie określonych kryteriów wyboru.

Czy na takie otwarcie swych syste-mów informacyjnych urzędy administracji samorządowej w Polsce są już gotowe? Czy tworzone przez nie serwisy internetowe staną się rzeczywiście bramami do wszechnic lokalnych informacji czy też fasadami, za którymi skryją się dawne mechanizmy sprawowania władzy?