Kiedy zdefiniowane zostały już potrzeby spółki - wiadomo na jakich zasadach i w ramach jakiego budżetu chce ona wydelegować część obszaru na rzecz outsourcera - do pełni szczęścia brakuje dostawcy usług. W jaki sposób go wybrać? Czy zorganizować przetarg? Jeżeli tak, to adresowany do wybranych oferentów czy też przetarg otwarty dla każdego chętnego? Może nie warto inwestować czasu i pieniędzy w organizację przetargu, a wystarczy skierować zapytania ofertowe do dwóch lub trzech zaprzyjaźnionych dostawców? Oczywiście nie ma jednego optymalnego rozwiązania, które sprawdzałoby się w każdej sytuacji. Wiele zależy od tego, jakich usług oczekujemy i czy są podmioty oferujące dane usługi na rynku.

Praktyka pokazuje, że spółki często robią rzetelne rozeznanie rynku, mające na celu wyszukanie podmiotów, które świadczą usługi, których spółka oczekuje. To pozwala na skierowanie zapytań ofertowych do konkretnych oferentów. Niewątpliwie jest to rozwiązanie dużo bardziej efektywne aniżeli rozpisywanie przetargu nieograniczonego i analizowanie ogromnej liczby ofert, z których - jak pokazuje praktyka - jedynie niewielka część może stanowić przedmiot poważnej analizy. Warunkiem stosowania tzw. krótkiej listy dostawców, czyli prowadzenia negocjacji z podmiotami, których zakres usług pokrywa się z oczekiwaniami spółki, jest zdefiniowanie potrzeb spółki.

Niejednokrotnie zdarza się jednak, że dopiero w wyniku rozmów z integratorami spółka uświadamia sobie, jakie są jej rzeczywiste potrzeby w zakresie usług IT i na etapie sporządzania kontraktu - a wręcz w trakcie wykonywania umowy - dochodzi do zdefiniowania usług, które mają być świadczone. W takich sytuacjach kierowanie zapytania ofertowego do kilku podmiotów raczej nie ma sensu. Spółka powinna zidentyfikować grupę potencjalnych oferentów na podstawie obszaru świadczonych usług, czy wręcz zorganizować przetarg nieograniczony. Typowym błędem - często występującym w tej fazie transakcji - jest prowadzenie rozmów z jednym dostawcą usług.

Negocjacje kontraktu

Spółka wybrała już oferenta, z którym zdecydowała się podjąć negocjacje w zakresie przeprowadzenia transakcji outsourcingowej. Zakres rozmów stanowiących przedmiot negocjacji jest ustalany każdorazowo w zależności od transakcji, ważne jest jednak, aby w rozmowach - niekoniecznie w całości, ale przynajmniej na poszczególnych etapach negocjacji, które dotyczą konkretnego obszaru biznesowego - uczestniczyły osoby odpowiedzialne i decyzyjne w przedmiocie zakresu usług, wynagrodzenia należnego dostawcy usług oraz prawnika odpowiedzialnego za przygotowanie umowy, a następnie jej egzekwowanie.

Najgorszy możliwy scenariusz jest taki, iż negocjacje prowadzi jedynie prawnik lub jedynie szef IT, którzy nie mają wiedzy np. w zakresie aspektów finansowych czy też innych biznesowych ustaleń. Doprowadziwszy negocjacje do końca, nagle może okazać się, że kontrakt nie może zostać podpisany, gdyż budżet wynegocjowany przez prawnika nie był ustalany z dyrektorem finansowym, czy też zakres usług wynegocjowany przez dyrektora finansowego nie do końca zgadza się z tym, jakie są potrzeby spółki wskazane przez kierownika IT. Rozwiązaniem jest w takiej sytuacji albo prowadzenie rozmów z łącznym udziałem wszystkich wskazanych wyżej osób lub - co ma miejsce częściej - rozmawianie w podgrupach, które mają ze sobą stały kontakt i mogą na bieżąco dostosowywać negocjacje do podjętych ustaleń.

Redakcja poleca:

Raport COMPUTERWORLD TOP 200 - wydany już po raz 20 - jest najpełniejszym opracowaniem poświęconym rynkowi teleinformatycznemu. Prezentuje szczegółowe dane finansowe, informacje rynkowe i komentarze analityków dotyczące dostawców nowoczesnych technologii. Przybliża co robią oraz jakie produkty i usługi IT mogą zaoferować twojemu przedsiębiorstwu. Raport uzupełniają wyniki, dane teleadresowe i informacje o kluczowych osobach.