Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP

Pytanie o koszty potrafi sprowadzić na ziemię nawet najwspanialsze plany związane z wdrożeniem nowego systemu wspomagającego zarządzanie. W jaki sposób uniknąć niespodzianek budżetowych i nieplanowanych wydatków? To trudne, ale nie niemożliwe. Przedstawiamy praktyczny poradnik.

Zakup i wdrożenie systemu klasy ERP to specyficzna inwestycja. Jak każdy projekt biznesowy, podlega ona prawom rachunku opłacalności - przede wszystkim musi być elementem budżetu i kompleksowej oceny opłacalności. Tyle teoria. W praktyce próba oszacowania rzeczywistych kosztów i zabudżetowania całego projektu na początku wdrożenia bywa bardzo trudna.

Redakcja poleca: Kompendium wiedzy o ERP
Praktyczny poradnik Computerworld dla kupujących i wdrażających systemy do obsługi procesów biznesowych. Przedstawiamy sprawdzone recepty na udane wdrożenie systemu ERP. W kompendium prezentujemy funkcjonalności oferowanych na polskim rynku rozwiązań oraz katalog zawierający krótką charakterystykę poszczególnych systemów, ich najważniejsze cechy, odsetek zrealizowanych wdrożeń w rozbiciu na branże, a także czynniki, które zdaniem producentów oprogramowania odróżniają je od rozwiązań konkurencyjnych. W praktyczny i maksymalnie jasny sposób przedstawiamy najlepsze praktyki w zakresie:
  • wyboru oprogramowania,
  • prowadzenia przetargowego,
  • negocjacji kontraktu i realizacji wdrożenia.

Na całkowite koszty inwestycji w oprogramowanie wspierające praktycznie wszystkie obszary działania firmy składają się zarówno środki wydatkowane na zakup i wdrożenie systemu, jak i koszty wynikające z użytkowania systemu. Aby lepiej to zobrazować, zacznijmy od podzielenia kartki papieru na cztery części. Lewa część będzie bezpośrednio poświęcona inwestycji we wdrożenie systemu, zakup sprzętu, licencji i usług. Prawa część - temu, co będziemy musieli wydać po zakończeniu wdrożenia przez pozostałą część cyklu życia systemu. Część górna kartki to wydatki zewnętrzne, ściśle związane z projektem. W części dolnej przyjrzymy się kosztom wewnętrznym i innym niezbędnym pozycjom budżetowym. Z tak przygotowanym "narzędziem" do budżetowania projektu możemy zrobić następny krok.

Zobacz również:

  • Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Ćwiartka pierwsza

Na początek część najprostsza: oszacowanie inwestycji w zakup i wdrożenie systemu. Zwykle koszty przypadające na ten etap inwestycji są bardzo niedoszacowane. Dlaczego? Ponieważ opierają się na błędnym założeniu, że na zakup i wdrożenie składa się tylko zakup licencji i koszty usługi wdrożeniowej. Takie założenie sprawia, że dodatkowe elementy inwestycji są sporym zaskoczeniem i dodatkowym obciążeniem dla budżetu. Warto więc zastanowić się, jakie elementy należy uwzględnić na tym etapie.

Licencje - na pewno tak. Ale czy poza bezsporną kwestią zakupu (leasingu, wynajmu itd.) licencji na sam system, nie powinniśmy uwzględnić innych, takich jak np. licencje na silnik bazy danych czy wykorzystane narzędzia (serwer aplikacji)? Zdarza się, że stanowią one element pakietu, ale nie zawsze. Często też ze względu na swoją charakterystykę system wymaga zewnętrznego serwera aplikacji, którego licencje mogą być znacznym kosztem.

Usługi wdrożeniowe - chyba najtrudniejszy element tej części budżetowania. Jeżeli wdrożenie realizowane jest przez firmę zewnętrzną, to z pewnością jej oferta będzie pomocna w szacunkach. Do takiej oferty nie należy jednak podchodzić bezkrytycznie. Pierwszy obszar ryzyka budżetowego to zakres oferowanych prac. Na wstępnym etapie bardzo trudno jest ocenić, czy przedstawiona oferta nie będzie wymagała dodatkowych raportów, funkcjonalności czy modyfikacji. Oczywiście nie chodzi o fundamentalną zmianę założeń, ale o drobne rzeczy, które mają w zwyczaju ujawniać się w różnych fazach projektu, a wynikają zarówno z tego, że czegoś nie przewidzieliśmy, jak i z tego, że zmieniające się otoczenie i środowisko stwarza nowe wymagania lub zmienia wcześniejsze założenia.

Oczywiście najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tym jest analiza i ocena ryzyka, ale ponownie - nie wszystkie elementy potrafimy od początku przewidzieć. Warto więc pomyśleć o rezerwie budżetowej, która - będąc częścią budżetu - nie jest przypisana do żadnego zadania czy kontraktu, ale jest do dyspozycji osób zarządzających projektem (kierownika projektu lub komitetu sterującego). Zwykle przyjmuje się ją na poziomie 10-15% wartości usług, choć dla bardzo ryzykownych projektów nierzadko spotyka się trzydziestoprocentowe rezerwy. Zasady wykorzystania takiej rezerwy powinny być jasne i ostrożne, ale dzięki temu mechanizmowi możemy sfinansować zadania nieprzewidziane w budżecie projektu, bez przekraczania jego założeń.

Ważnym i często niedocenianym elementem kosztowym w tym obszarze jest wsparcie powdrożeniowe. Okres wsparcia po starcie systemu jest szczególnie krytycznym momentem i jego zaniedbanie niemal zawsze kończy się kłopotami. Wsparcie powdrożeniowe ma to do siebie, że nawet mimo przekroczenia budżetu, dość trudno jest je wstrzymać i pozbawić projekt na etapie startu asysty zespołu wdrożeniowego. Warto więc mieć świadomość, że czegokolwiek nie "wytniemy" z budżetu w obszarze wsparcia, i tak będziemy musieli je wykorzystać w takim zakresie, w jakim będzie potrzebne.

Infrastruktura - zwykle przedstawiona przez firmę wdrożeniową oferta zawiera pewne założenia dotyczące infrastruktury informatycznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania wdrażanego systemu. Na infrastrukturę w rozumieniu projektu wdrożeniowego mogą składać się m.in. serwery, stacje robocze oraz urządzenia sieciowe. Warto przyjrzeć się tym założeniom i zawczasu przygotować listę zakupów, które będą niezbędne, by nowy system funkcjonował właściwie. Jednocześnie praktyka pokazuje, że opieranie się na założeniach i doświadczeniu firmy wdrożeniowej nie zawsze wystarcza. Uruchomienie nowego systemu zwykle zmienia sposób i styl pracy w całym przedsiębiorstwie. W związku z tym może pojawić się cała masa wymagań dotyczących infrastruktury i związanych z nowymi warunkami pracy - począwszy od takich elementów jak sieć w magazynie pozwalająca na pracę czytników kodów kreskowych, a skończywszy na zapewnieniu zdalnego dostępu z urządzeń mobilnych. Ze względu na koszty sprzętu z pewnością warto zrobić solidny rachunek sumienia w tym obszarze - każde niedopatrzenie w tym obszarze może poważnie wpłynąć na przekroczenie budżetu lub na ograniczenie funkcjonalności systemu.

Szkolenia stanowią zwykle integralną część projektu i usługi wdrożeniowej. Jednak przynajmniej z dwóch powodów warto potraktować je jako osobną pozycję w budżecie. Pierwszym powodem jest nieco inny sposób traktowania szkoleń z punktu widzenia reguł księgowych, drugim - dość duży stopień nieprzewidywalności. Trudno bowiem wstępnie założyć ile sesji szkoleniowych, ewentualnych powtórek i doszkoleń będzie wymagane. Ten element budżetu jest w największym stopniu oparty na nieprzewidywalnym czynniku ludzkim i wręcz regułą jest to, że zakres i budżet szkoleń jest niedoszacowany.

Ćwiartka druga

Teraz kolej na zasoby. Tak kompleksowy projekt, jak wdrożenie systemu klasy ERP to poważne obciążenie i złożona operacja na żywym organizmie, jakim jest działająca firma. Do rzadkości należą projekty realizowane w warunkach zawieszenia działalności biznesowej. W większości projekty tego typu nie są zadaniami oderwanymi od codzienności biznesu. Spotkania projektowe, ustalenia i praca związana z realizacją projektu konsumują czas i ograniczone zasoby przedsiębiorstwa. Dobrą praktyką jest założenie, że część zadań związanych z wdrożeniem będzie realizowana przez pracowników firmy, czyli przyszłych beneficjentów oprogramowania. Takie podejście z jednej strony pozwala na transfer wiedzy i obowiązków, a z drugiej na obniżenie kosztu usługi wdrożeniowej. Nie obniża to jednak wartości samej pracy - wszystkie zadania muszą być przecież zrealizowane, a dotyczą zarówno takich obszarów jak utrzymanie działających systemów, jak i przygotowania danych do migracji, czy - i to jest zwykle ogromnym wyzwaniem - zarządzania wynikającą z wdrożenia systemu zmianą w przedsiębiorstwie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200