Aby zwycięsko przebrnąć przez proces wdrożenia nowego systemu informatycznego, niezbędna jest rzetelna analiza przedwdrożeniowa. Dzięki prześledzeniu procesów biznesowych, struktury firmy klienta, sporządzeniu spisu istniejących systemów informatycznych, kształtuje się obraz działań, które należy podjąć, aby z sukcesem zakończyć wdrożenie nowego systemu. Wynik analizy określa też zakres działań, w jakich współuczestniczy dział IT firmy klienckiej. Są to istotne sprawy natury technicznej oraz dotyczące logiki procesu.

Kolejność wdrażania modułów

Bez dobrego planu działania może zrodzić się chaos zaburzający ciągłość produkcyjną i może dojść do sytuacji, w której część modułów oprogramowania nie będzie zasilana niezbędnymi danymi, gdyż moduły, które miałyby to czynić, nie zostały jeszcze oddane do użytku. Zdarzyło się w serwisie samochodowym, że w trakcie wprowadzania zintegrowanego systemu opóźniono uruchomienie modułu magazynowego, przez co nie można było wydawać części zamiennych wymaganych w warsztacie. To jest przykład małej firmy, gdzie niemal od ręki udało się sprawę naprawić. Można sobie wyobrazić, jak poważne zawirowania potrafią się zdarzyć w dużych przedsięwzięciach, gdy nie zachowa się właściwej sekwencji działań. Brak zasilania danymi z innych podsystemów może unieruchomić firmę na pewien czas. Rolą działu IT w tym zakresie jest przede wszystkim dopilnowanie spójności logicznej planu wdrożenia, aby zapewnić płynne przejście od starego do nowego. Z pewnością nikt nie daruje informatykom zakładowym, że dopuścili do stanu, w którym dane są gromadzone nie w tym miejscu i czasie, w którym powinny być.

Migracja danych

Przenoszenie istniejących danych do nowego systemu jest jednym z trudniejszych zagadnień szeroko rozumianego wdrożenia. Nie byłoby z tym problemu, gdyby struktury były w miarę przystające, ale zdarza się to bardzo rzadko. Zazwyczaj występuje niedopasowanie informacyjne powodujące, że w trakcie migracji danych część atrybutów pozostanie niewykorzystana, gdyż w systemie docelowym nie występują. Gorsza jest sytuacja przeciwna, gdy w starym systemie brakuje pewnej klasy danych wymaganych w nowym.

Procedurę migracji danych trzeba zazwyczaj przeprowadzić z mniejszą lub większą pomocą rodzimego działu IT. Jakość tego procesu wpływa istotnie na późniejsze działania zarówno użytkowników, jak i samych pracowników informatyki, którzy współuczestniczą w korygowaniu różnego rodzaju niedoskonałości przeniesionych danych. Bardzo często jest tak, że informatycy zakładowi eksportują dane z istniejących systemów, a firma wdrażająca zajmuje się ich osadzeniem w nowych bazach. Lepiej mieć te procedury opisane i przećwiczone zawczasu, niż wymyślać je na łapu-capu w nocy przed wdrożeniem kolejnego modułu. Samo przeniesienie danych odbywa się najczęściej w locie - z chwilą unieruchomienia starego modułu oprogramowania i tuż przed uruchomieniem nowego. Lepiej dla wszystkich, w tym również dla działu IT, aby procedura nie zawiodła w tym momencie.

Zakres i harmonogram szkoleń

Szkolenia powinny być tak opracowane, aby pozwoliły nabrać użytkownikom odpowiedniej wprawy w posługiwaniu się nowym oprogramowaniem. Dotyczy to w szczególności stanowisk dedykowanych bezpośredniemu kontaktowi z klientami firmy. Jednak nie tylko. Właściwy poziom szkoleń powinien zaowocować zniknięciem dobrze znanych z różnych miejsc obwieszczeń oznajmiających: "z powodu wdrożenia nowego systemu obsługa klientów ulegnie opóźnieniu", co w umyśle przeciętnego klienta przeobraża się w niezbyt pochlebne zdanie o informatykach tej firmy, którzy nie ponoszą tu winy. Im gorszy poziom szkoleń użytkowników, tym dział IT jest bardziej obciążony prowadzonym przez siebie help deskiem, często w sprawach trywialnych - i to nawet nie dlatego, że zagadnień tych nie obejmował zakres szkolenia, ale dlatego, że upłynął zbyt długi czas od tego momentu i użytkownicy utracili zdobyte w czasie szkoleń umiejętności.

Architektura przetwarzania

Przed rozpoczęciem wdrożenia powinno być przeprowadzone dokładne rozpoznanie, jakie zaplecze techniczne jest niezbędne do pracy nowego systemu. Technologii stosowanych jest teraz mnóstwo, a nie każde oprogramowanie klienckie to okno przeglądarki. Zdarzają się ciągle jeszcze grube programy klienckie wymagające silnych stacji roboczych, dobrych łączy sieciowych lub chociażby serwera terminalowego. Zrobienie remanentu przedwdrożeniowego (co jest w zasadzie funkcją działu IT) i zestawienie posiadanych zasobów technicznych (sprzęt i oprogramowanie systemowe) z wymogami nowego systemu pozwoli zawczasu oszacować tę stronę kosztów oraz poczynić niezbędne zakupy uzupełniające. Brak rozeznania w tej materii może powodować znaczne zaburzenia procesu wdrażania, co skutkuje przede wszystkim opóźnieniami i niesnaskami. Ponadto architektura systemu stanowi o kosztach i sposobie eksploatacji. Truizmem jest mówić, że inaczej kształtują się koszty oprogramowania klienckiego pracującego z udziałem komercyjnego serwera terminali w odniesieniu do kosztów klienta z poziomu przeglądarki. Wymaga to także innych działań i umiejętności administratorów, a więc wchodzą tu w grę dodatkowe koszty szkoleń.

Dobra współpraca

Udane wdrożenie to przede wszystkim dobrze zaplanowana współpraca dostawców i odbiorców. Wkład sił i środków może być różnie rozłożony w indywidualnych przypadkach, jednak nigdy nie jest tak, że sprawa wdrożenia to tylko problem jednej ze stron. Wewnętrzny dział IT powinien być żywotnie zainteresowany tym procesem, chociażby z tego względu, że pokłosie będzie zbierał przez długi okres eksploatacji wdrożonego systemu.