W niektórych firmach informacja jest tylko czynnikiem wspierającym zasadniczą działalność, w innych głównym i najcenniejszym produktem. Warto jednak, aby informacje były uporządkowane i łatwo dostępne. Warto też, aby w optymalny sposób docierały do uprawnionych osób. I tylko do nich. Korporacyjne know-how jest dziś jednym z najważniejszych czynników walki konkurencyjnej. Jednocześnie potrzeby związane z zarządzaniem informacjami rosną w miarę rozwoju firmy. Zmieniają się też w zależności od sektora. Inne potrzeby w zakresie zarządzania informacjami mają przedsiębiorstwa produkcyjne, inne firmy handlowe, a jeszcze inne instytucje finansowe czy organizacje publiczne. Proces zarządzania informacjami dodatkowo komplikuje także stopień złożoności organizacji oraz sposób przetwarzania dokumentów.

Tymczasem dobrze wdrożony system to nie tylko sprawnie działające mechanizmy, przynajmniej częściowo automatyzujące czynności związane z przetwarzaniem informacji. To także odpowiednio zoptymalizowane zależności między poszczególnymi etapami procesu budowania obsługi informacji. Korzyści biznesowe możliwe do osiągnięcia przy wykorzystaniu oprogramowania klasy workflow były jedną z najciekawszych kwestii poruszanych przez uczestników debaty zorganizowanej przez redakcję Computerworld.

Morze informacji

Zdaniem ekspertów, po fali zainteresowania rozwiązaniami pozwalającymi na zoptymalizowanie procesów związanych z produkcją, dystrybucją czy obsługą klienta w wielu firmach przychodzi teraz kolej na uporządkowanie wewnętrznych procesów biznesowych. "To, co można było zoptymalizować za pomocą systemów klasy ERP czy CRM, w wielu średnich i dużych firmach już zoptymalizowano. Teraz firmy odkrywają, że ogromny potencjał oszczędności tkwi na zapleczu organizacji. Bardzo łatwo do świadomości przemawia m.in. kwestia oszczędności w kosztach i czasie obsługi dokumentów niestrukturalnych - m.in. reklamacji. Przetwarzając dokument elektroniczny, jesteśmy w stanie łatwo podążać za wszelkimi regulacjami prawnymi, a przy tym w łatwy sposób zapewnić poufność informacji" - podkreśla Michał Kubik, FileNet sales manager w firmie IBM Polska.

Warto dodać, że optymalizacja procesów obiegu informacji i dokumentów nie przynosi korzyści tak szybko, jak dzieje się to w przypadku wdrożenia zintegrowanych systemów wspierających zarządzanie. W wynikach finansowych nie widać natychmiastowej poprawy. Usprawnienia są jednak szybko widoczne w jakości świadczonych usług. To z kolei przekłada się na podniesienie prestiżu firmy i lojalności klientów. Dodatkowo oprogramowanie wspierające zarządzanie obiegiem dokumentów daje podstawy do szczegółowej analizy kosztów podejmowanych działań w rozbiciu na konkretne sprawy. Dzięki natychmiastowej dostępności informacji można natomiast w elastyczny sposób reagować na wszelkie zaburzenia procesów obiegu informacji i eliminować wąskie gardła. Takie korzyści są widoczne nawet dla bardzo prostych procesów. Dokumentację w wersji elektronicznej łatwiej jest też analizować, m.in. pod kątem wyszukiwania powtarzających się fraz, trendów i gęstości kontaktów. Systemy klasy workflow często wyposażone są również w mechanizmy ułatwiające wizualizację zależności między dokumentami oraz tworzenie mapy obiegu informacji. "Znam przykłady firm inżynierskich, które tworzą naprawdę duże projekty w systemach CAD. Projektom zwykle towarzyszą setki pozwoleń, a zarządzanie nimi i wersjonowanie projektów inżynierskich to duże wyzwanie, często niewykonalne bez wsparcia systemowego" - podkreśla Michał Kubik.

Jednocześnie prawdziwe korzyści wynikające z wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie informacjami są wypadkową możliwości oprogramowania i zmian organizacyjnych towarzyszących jego wdrożeniu. "Nieuporządkowanie procesów biznesowych i powielanie złych nawyków wrośniętych w kulturę organizacyjną firmy powoduje powstawanie chaosu informacyjnego. Jednocześnie nie brakuje firm, w których obok rozbudowanych systemów transakcyjnych nadal funkcjonują arkusze kalkulacyjne. Nie chodzi więc o to, że w firmie nie ma odpowiednich narzędzi. Brakuje raczej spójności w postrzeganiu informacji na różnych etapach realizacji procesów biznesowych" - uważa Dariusz Szwed, strategic account business consultant w Xerox Polska.