Potrzebne jest przede wszystkim dokładne zrozumienie procesów biznesowych firmy, czyli logiki funkcjonowania firmy w sensie tego, co ona faktycznie robi, a nie jej struktury organizacyjnej. Do tego potrzebna jej odpowiednia wiedza i umiejętności. To nie jest zadanie dla informatyka, lecz dla analityka systemów. Najczęstszym błędem popełnianym jeszcze niedawno w USA było to, że pozwalano informatykom robić systemy informacyjne zarządzania biznesem. Dzisiaj wymaga się, żeby informatyzacja była robiona przez analityków systemowych, którzy mają również wiedzę z ekonomii, z marketingu. Potem dopiero nakłada się na to techniki informatyczne. W Europie wciąż jesteśmy zafascynowani technologią i zostawiamy informatyzację w rękach informatyków.

Różnice w podejściu europejskim i amerykańskim widać bardzo wyraźnie w edukacji. W USA analityków systemów kształci się na uczelniach biznesowych. Natomiast computer science - nauki komputerowe, czyli informatyka w rozumieniu europejskim, jest domeną kształcenia na uczelniach technicznych, inżynierskich. Absolwent computer science, czyli informatyk, jest jak mechanik samochodowy, który musi wiedzieć, jak działa silnik, czyli komputer. Analityk systemów informacyjnych, to z kolei kierowca tego samochodu. Powinien, oczywiście, orientować się w podstawach działania silnika, ale jego głównym zadaniem jest dojechać do celu, jakim jest zysk dla firmy. On musi znać przede wszystkim drogę prowadzącą przez ekonomiczne meandry globalnej gospodarki.

Największym błędem, jaki można popełnić, jest robienie informatyzacji bez analizy i zrozumienia procesów biznesowych w organizacji. Dzięki takiej analizie można procesy też poprawić, usprawnić. Tego jednak nie da się zrobić bez współpracy z użytkownikami końcowymi. Informatyzacja bez zrozumienia procesów biznesowych sprawia, że wspierane są złe procesy i popełniane dalej te same błędy, tylko dwa razy szybciej.

Czym powinny charakteryzować się procesy, by mogły zapewniać wysoką efektywność i jakość działania firmy?

Procesy muszą być przede wszystkim powtarzalne i dobrze zrozumiane oraz udokumentowane. Z tym mają często problem małe i średnie przedsiębiorstwa. Na przykład, dla nikogo nie jest to problemem, kiedy fakturowanie za każdym razem przebiega trochę inaczej, w zależności od klienta. Przy takim podejściu trudno jest mówić o efektywnym wykorzystaniu narzędzi IT. Nie można informatyzować improwizacji, bałaganu, trzeba dokładnie opisać procedury. A tu jest bardzo często bariera mentalna. Wiele firm ma problemy ze zdefiniowaniem procesów. Wiele przedsiębiorstw nie wie nawet, jakie stosuje zasady działania. A to trzeba ściśle opisać. ISO może być dobrym początkiem do uporządkowania procesów w firmie. Firma i jej działalność musi być definiowalna. Dopiero wtedy można myśleć o korzyściach z wdrożenia IT.