Z Evguenim Iagniatinskim, menedżerem obsługi systemów business information w Procter & Gamble, rozmawia Andrzej Gontarz.

Zanim odpowiem, muszę wyjaśnić, jak wygląda usytuowanie naszego działu IT w strukturze organizacyjnej naszej firmy. Procter & Gamble ma wydzielony wspólny dział obsługi operacji wewnętrznych, Global Business Services, który zajmuje się świadczeniem różnego rodzaju usług serwisowych dla całej firmy oraz wszystkich jej oddziałów na całym świecie. W zakresie jego działania znajduje się obsługa istotnych dla sprawnego funkcjonowania firmy procesów w skali globalnej. Serwis ten obejmuje różnego rodzaju działania, np. księgowość, logistykę, kadry, w tym również i rozwiązania IT w zakresie business intelligence. W Warszawie usytuowana jest grupa IT zajmująca się tymi rozwiązaniami dla firmy na skalę globalną.

W outsourcing oddaliśmy polskiej firmie IMPAQ zdalną obsługę sys- temów regionalnych określanych mianem business intelligence dla ca- łego obszaru zachodniej, centralnej i wschodniej Europy oraz Bliskie- go Wschodu i Afryki. Razem jest to 17 aplikacji z zakresu sprzedaży, logistyki, planowania, raportowania finansowego i analiz rynkowych. Przetwarzanie danych odbywa się w systemach bazujących na hurtowniach danych.

Jakie czynniki miały decydujące znaczenie dla podjęcia decyzji o oddaniu tych zadań w outsourcing? Co przesądziło o zastosowaniu takiego rozwiązania?

Nasz dział IT zajmuje się budową i obsługą systemów. Warszawa jest dla całej firmy działem strategicznym pod względem rozwiązań business intelligence. W ciągu ostatnich trzech lat podwoiliśmy zatrudnienie i nadal poszerzamy zakres rozwiązań. Kluczem do sukcesu naszej grupy jest to, że powstałe systemy pod względem jakości i wykorzystanej technologii należą do najlepszych według standardów całej branży. Działamy tak jak każda inna firma IT - najpierw jest projektowanie systemu według potrzeb użytkowników, potem wdrożenie i wreszcie obsługa. Wówczas przychodzi czas na następne zadania, nowe projekty, tworzenie kolejnych systemów albo unowocześnianie i rozwój już istniejących.

W outsourcing oddano systemy zbudowane w poprzednich etapach naszej pracy, już sprawnie funkcjonujące. Kiedy ich obsługa była ustabilizowana, przyszedł czas na budowę i rozwój nowych systemów, do tego byli potrzebni doświadczeni pracownicy. Ludzie zatrudnieni w naszym dziale IT mieli doświadczenie, które chcieliśmy wykorzystać w działalności uznawanej za najbardziej strategiczną - budowę i wsparcie systemów następnej generacji.

To znaczy, że w outsourcing oddano zadania wymagające tylko rutynowej obsługi.

Zadania te zawierają rutynową obsługę, ale w dużym stopniu dotyczą bieżącego rozwoju i usprawnienia systemów. Nie są one ani mniej ważne, ani mniej znaczące dla naszej firmy. Oddaliśmy w outsourcing aplikacje podtrzymujące na co dzień naszą działalność w regionie, kluczowe z perspektywy zapewnienia sprawności funkcjonowania firmy. Wiązało się to z dużym ryzykiem. Obsługa tych systemów musi pozostawać stale na bardzo wysokim poziomie.

Czy zastosowanie outsourcingu wiązało się z koniecznością reorganizacji działu IT?

W grupie IT nie było konieczności wprowadzania dużych zmian, bo do zewnętrznej obsługi wydzielono systemy, które już żyły własnym życiem, były nadzorowane przez wcześ-niej wydzielony, samodzielny zespół. Byliśmy więc przygotowani do outsourcingu, oddawaliśmy firmie IMPAQ coś, co już w zasadzie zostało wcześniej wyodrębnione, nie zabieraliśmy niczego w sposób sztuczny z całości systemu informatycznego po to tylko, aby na siłę przekazać w outsourcing.

Jakie wymogi musi spełniać firma świadcząca usługi outsourcingowe? Według jakich kryteriów oceniali Państwo potencjalnych kandydatów? Co zadecydowało o ostatecznym wyborze?

Na decyzję wpłynęła kombinacja różnych czynników. Musieliśmy ocenić, czy to rozwiązanie jest dla nas opłacalne, ale także czy nie stanowi zbyt dużego ryzyka. Gdyby cena za usługi zewnętrzne była zbyt wysoka, to nie zdecydowalibyśmy się. Tak samo, gdyby przy niskiej, atrakcyjnej cenie nie było dostatecznej gwarancji jakości usług i bezpieczeństwa.