Rozmowa z Tomaszem Rudolfem, dyrektorem firmy Innovatika i wiceprezesem KM.ORG.PL, Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą

Nowe narzędzia Web 2.0, a także przyzwyczajenie użytkowników do udostępniania informacji w sieci może ułatwić wprowadzanie systemów zarządzania wiedzą w firmie. Czy możemy wobec tego mówić o nowej jakości w zarządzaniu wiedzą? Może wręcz o Knowledge Management 2.0?

Niezależnie od nadawanych zjawiskom numerków, mamy do czynienia z nową szansą na spełnienie postulatów pierwszych propagatorów zarządzania wiedzą w firmach. Wreszcie widzimy wyraźnie, że przy odpowiednim podejściu można wykorzystać naturalne procesy samoorganizacji, tworzenia wspólnot zainteresowań i wymiany wiedzy między ludźmi.

Porażki pierwszych wdrożeń zarządzania wiedzą wynikały z błędnego przekonania, że te procesy da się w pełni ustrukturyzować i zaplanować. Rezultatem były skomplikowane, nieelastyczne narzędzia, bardzo dalekie od sposobów myślenia i pracy użytkowników. Dodatkowo była ogromna wola kontroli wszystkiego, co publikuje się w intranecie czy bazie wiedzy. Wszystko musiało przejść przez ręce nielicznych redaktorów lub menedżerów ds. wiedzy, którzy decydowali o wartości danego dokumentu i jego publikacji. Narzędzia Web 2.0, takie jak wiki czy blogi, zmieniają statyczne strony w żyjące miejsca rzeczywistej pracy i otwartej dyskusji.

Czy sieci społeczne mogą być, Pańskim zdaniem, efektywnym narzędziem zarządzania wiedzą w organizacji?

W dużych organizacjach trudno wiedzieć wszystko o kompetencjach, zainteresowaniach i doświadczeniach kolegów. W związku z tym niezwykle cenne są wszelkie narzędzia, które pozwalają szybko lokalizować osoby, z którymi warto porozmawiać, wymienić się pomysłami czy poprosić o radę. Paradoksalnie łatwiej dziś znaleźć właściwego eksperta, szukając poza firmą w serwisach LinkedIn czy GoldenLine niż przeszukując ubogie, wewnątrzfirmowe książki telefoniczne.

Myślę, że to się zmieni. Duże firmy zaczną rozwijać tego typu narzędzia. W rezultacie funkcjonalności znane z LinkedIn, takie jak: stale rozbudowywane profile pracowników, sieci kontaktów, (who knows who), tworzenie grup zainteresowań czy możliwość zadawania pytań (any answers), staną się standardem w firmowych intranetach.

Pracownik, odnajdując profil nowego kolegi z innego działu, powinien z łatwością przeczytać o realizowanych przez niego projektach czy poprzeglądać tagi ulubionych stron internetowych.

Znaczny potencjał widzę także w narzędziach wiki. U nas w firmie od czasu wdrożenia SharePoint Services 3.0 wewnętrzne "Know-How Wiki Innovatiki" rozwija się bardzo szybko. Każdego dnia zauważamy kolejne korzyści z przejścia z komunikacji poprzez kanały takie jak e-mail na współtworzenie stron w naszej żyjącej platformie wymiany wiedzy. Podobnie jak w Wikipedii, zawsze mamy dostęp do ostatniej, najbardziej aktualnej wersji opisu scenariusza warsztatów, opisu procesu czy metodyki danego typu projektu. Z każdym dniem trudniej nam wyobrazić sobie pracę bez takiego narzędzia.

Czy blogi również uważa Pan za pomocne medium w komunikacji wewnątrzfirmowej?

Blogi to troszkę inna sprawa. Mój ulubiony cytat z bloga Guya Kawasaki mówi, że blogger to "ktoś, kto nie ma nic do powiedzenia, piszący dla kogoś, kto nie ma nic lepszego do roboty". Zabieganie ekspertów w organizacjach powoduje, że trudno wyobrazić sobie każdego z nich piszącego wewnątrzfirmowego bloga z refleksjami dnia codziennego. Pewien potencjał mogą mieć blogopodobne strony projektów lub wspólnot praktyków, gdzie użytkownicy zapisują swoje wnioski (klogi - knowledge logs).

Oczywiście czym innym są publiczne blogi ekspertów czy kadry zarządzającej firm, wykorzystywane jako narzędzie PR lub zacieśnianie relacji z partnerami i klientami firmy. Te będą się prawdopodobnie dalej rozwijać, choć pytanie czy ma to jakikolwiek związek z zarządzaniem wiedzą sensu stricto.

Jak organizacje mogą wspomóc i opanować ten żywiołowy ruch Web 2.0, by wykorzystać go do swoich celów?

Na pewno warto zacząć od poznaniatych nowych narzędzi, ich zalet i ogra-niczeń. Niech kadra zarządzająca zało-ży profile na LinkedIn czy del.icio.us - myślę, że wtedy łatwiej będzie jej odkryć zastosowania w kontekście danej firmy. Większość narzędzi Web 2.0 jest łatwo dostępna i, by zacząć prototypowanie pewnych rozwiązań, nie są potrzebne duże inwestycje. Na pewno jest za to potrzebna otwartość na tego typu innowacje oraz gotowość na zwiększanie przejrzystości organizacji i demokratyzację przepływu informacji. Web 2.0 wymusza Management 2.0. Na pewno nie wszyscy są na to przygotowani - zwłaszcza zhierarchizowane, autokratycznie zarządzane firmy.

Czy w Polsce miał Pan już może do czynienia z zastosowaniem podobnych narzędzi w "zarządzaniu wiedzą"?

Na pewno nie jest to jeszcze powszechne - z moich rozmów wynika, że nawet firmy informatyczne - naturalni pionierzy, nie zawsze korzystają z tego typu narzędzi. W ramach Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą próbowaliśmy wdrażać kilka lat temu pionierskie rozwiązanie typu wiki szwajcarskiej firmy Metalayer.

Jego autorzy przekonywali nas, że "śmierć e-maila jest blisko", a przyszłością jest komunikacja i wymiana wiedzy z wykorzystaniem tego typu platform współpracy. Znowu, jak w przypadku wszystkich narzędzi KM, okazało się, że dla sukcesu kluczowe jest określenie celów biznesowych i motywacji użytkowników dla korzystania z danego narzędzia. Jak mówił podczas naszego kongresu KM Poland prof. Karl Erik Sveiby: "Nie mówicie o zarządzaniu wiedzą - mówicie wyłącznie o biznesie".