Z Jackiem Leśniakiem, zastępcą dyrektora Jednostki Finansująco-Kontraktującej, działającej w ramach Fundacji "Fundusz Współpracy", rozmawia Sławomir Kosieliński.

Przejrzystość i przewidywalność. Firma, która bierze udział w przetargu PHARE, z góry może określić swoje szanse. Powiedzmy, że stara się o kontrakt na usługi o wartości szacowanej np. na milion euro. W każdym ogłoszeniu o przetargu widnieje zaś warunek, że należy się wykazać odpowiednim obrotem, z reguły trzy razy większym od wartości zamówienia. To wystarczy, aby oszczędzić wielu osobom trudu. Przedsiębiorcy doskonale również wiedzą, że w pierwszym etapie dwustopniowego przetargu sprawdzamy ich wiarygodność finansową i merytoryczną oraz czy został prawidłowo wypełniony formularz zgłoszeniowy, np. czy są wszystkie niezbędne podpisy. Jeśli brakuje jakiejkolwiek wymaganej informacji, to nie rozpatrujemy wniosku. Firma musi też wykazać się referencjami w podobnych kontraktach. Ktoś, kto dotychczas tylko sprzedawał komputery, nie może ubiegać się o zamówienie na budowę systemu informatycznego.

Na mocy podpisanych Memorandów Finansowe - czyli corocznych programów ustalających, co można sfinansować z pieniędzy PHARE - oraz Umów Finansowania wszystkie zagadnienia związane z programowaniem, wdrażaniem, monitorowaniem i sprawozdawczością programów finansowanych z Unii Europejskiej są określone w tzw. podręczniku DIS - Podręcznik Zdecentralizowanego Wdrażania. DIS został opracowany przez Komisję Europejską. Stanowi on instrukcję dotyczącą stosowania standardowych procedur, które muszą być respektowane przez organy realizujące program PHARE. Podręcznik DIS określa m.in. obowiązki instytucji nadzorczej związane ze sprawowaniem kontroli, w tym w zakresie skutecznego wdrażania programu, gospodarnego i oszczędnego wykorzystywania środków oraz przestrzegania zasad racjonalnego zarządzania finansowego.

W listopadzie 2000 r. Komisja Europejska opracowała dokument Praktyczny przewodnik procedur zawierania umów w ramach programów PHARE, ISPA oraz SAPARD (PRAG). W przewodniku zamieszczono instrukcje dotyczące procedur przetargowych na roboty budowlane, dostawy i usługi. PRAG obowiązuje od 1 stycznia 2001 r., przy czym wszystkie przetargi będące w toku w dniu 1 stycznia 2001 r. zostały ukończone przy zastosowaniu procedur i standardowych dokumentów zawartych w podręczniku DIS. Zgodnie z DIS oraz PRAG wszystkie przedsięwzięcia finansowane przez wspólnotę mogą podlegać audytowi na każdym etapie, zarówno podczas przyznawania funduszy, realizacji przedsięwzięcia, jak i po jego zakończeniu.

Prześledźmy więc krok po kroku postępowanie przetargowe.

Beneficjent, np. jakieś ministerstwo lub agencja, określa ramowo, co ma być przedmiotem zakupu. Następnie JFK określa wytyczne, jak powinna wyglądać specyfikacja techniczna. Po przygotowaniu jej wstępnej wersji przez beneficjenta weryfikujemy ją od strony formalnej i proceduralnej. Po wprowadzeniu uwag może rozpocząć się proces przetargowy. Prognoza o planowanych przetargach i ich budżetach jest publikowana na stronach Komisji Europejskiej na początku roku. Gdy wchodzi jednak w rachubę zakup sprzętu, unijne instrukcje nakładają obowiązek przeprowadzenia przetargu jednostopniowego bez podawania jego orientacyjnej wartości. Natomiast przy przetargu na usługi, po pierwszym etapie formalnoproceduralnym, wybieramy nie mniej niż 4, zaś nie więcej niż 8 firm, do których kierujemy pełną dokumentację przetargową.