ZMIENIAJĄCA SIĘ ROLA IT W URZĘDZIE

Pracę w Urzędzie Miasta Bydgoszczy rozpocząłem 12 lat temu. Przez ten czas miałem możliwość obserwacji funkcjonowania działu IT z różnych perspektyw - od serwisu, przez administrowanie aplikacjami, serwerami, siecią, zarządzanie projektami, do pełnionej od ponad dwóch lat funkcji dyrektora wydziału IT. Na każdym z poziomów można wskazać inne priorytety działania, inaczej postrzega się rolę działu IT. Widziałem też, jak różnie postrzegana jest rola IT przez kierownictwo urzędu. Bywało i tak, że dział IT odpowiedzialny był wyłącznie za zakupy komputerów i drukarek, czyli nowoczesnych zestawów do pisania. Dziś możemy powiedzieć, że IT jest najważniejszym partnerem wspomagającym usprawnianie pracy urzędu i wewnętrznym usługodawcą odpowiedzialnym za utrzymanie krytycznych dla funkcjonowania nowoczesnej administracji systemów teleinformatycznych. Zmiana miejsca zajmowanego przez IT na przestrzeni ostatnich kilku lat jest - w moim przekonaniu - największym sukcesem zarówno działu IT, jak i władz miasta.

METODYCZNE ZARZĄDZANIE

W Urzędzie Miasta Bydgoszczy od kilku lat funkcjonuje Zintegrowany System Zarządzania zgodny z wymaganiami norm ISO 9001, 14001, 18001 oraz PN-I-07799 /BS-7799/. Ostatnia z wymienionych norm, zarządzania bezpieczeństwem informacji, wdrożona w Wydziale Informatyki w 2006 r. była początkiem procesowego podejścia do zarządzania pracą wydziału. Choć dotyczy ona obszarów związanych bezpośrednio z bezpieczeństwem informacji, to poprzez szeroką definicję bezpieczeństwa - rozumianego jako zachowanie dostępności, poufności i integralności informacji - dotyka wielu istotnych aspektów funkcjonowania IT. Zdefiniowane wówczas i funkcjonujące w wydziale procesy są doskonalone i rozwijane przy wykorzystaniu m.in. dobrych praktyk zawartych w ITIL. Nasza działalność, to nie tylko utrzymanie systemów i aplikacji, to także realizacja projektów rozwojowych. Skala tych przedsięwzięć, mierzona choćby przeznaczanymi na nie środkami, jest przesłanką wskazującą na konieczność metodycznego podejścia do zarządzania również tym obszarem pracy wydziału. W zakresie zarządzania projektami zdecydowaliśmy się na metodykę PRINCE2.

KORZYŚCI Z IT DLA MIESZKAŃCÓW

Systemy IT wspierają dziś wszystkie procesy "biznesowe" (operacyjne) odpowiedzialne za świadczenie usług na rzecz mieszkańców i przedsiębiorców w Bydgoszczy. Ich wykorzystanie, poza poprawą czasu dostępu do informacji, wpływa korzystnie na usystematyzowanie procesów i organizację pracy. W efekcie podnosi to wydajność i jakość pracy urzędu. Ma też korzystny wpływ na optymalizowanie kosztów funkcjonowania. Załatwienie poszczególnych spraw zajmuje mniej czasu, a liczba błędów w wydawanych decyzjach, postanowieniach czy prowadzonych rejestrach jest mniejsza. Technologie teleinformatyczne to również nowe kanały komunikacji administracji z obywatelami. Portale transakcyjne, rozwiązania call center, stosowane z powodzeniem w działalności różnych firm biznesowych, trafiają dziś do administracji i cieszą się coraz większą popularnością. Oszczędność czasu, zarówno klientów urzędu, jak i pracowników, przynosi wymierne korzyści finansowe, przy zachowaniu wysokiej jakości świadczonych usług.