Telefon IP umożliwia korzystanie z wszystkich funkcji dostępnych w aparatach analogowych. Wdrażaniu cyfrowej telefonii IP towarzyszy jednak szereg wspomagających aplikacji, obejmujących: zintegrowaną obsługę wiadomości, obsługę poczty elektronicznej, systemy zapowiedzi słownych, inteligentną sekretarkę oraz innych, udostępnianych przez infrastrukturę komputerową.

Telefonia IP jest sposobem komunikacji głosowej w sieciach teleinformatycznych, wykorzystującym mechanizm cyfrowej transmisji głosu w postaci pakietowej - realizowany przez sieci komputerowe. Jest to całkowicie odrębne rozwiązanie od przekazów w telefonii tradycyjnej, korzystającej z komutacji łączy i dedykowanej analogowej sieci telefonicznej. Stosowanie w telefonii IP otwartych standardów interfejsowych - opartych na IP, TAPI, JTAPI czy XML - upraszcza pisanie kolejnych aplikacji oraz dostarcza dodatkowe funkcje systemu. Takie podejście decyduje o szybkości wdrażania nowych rozwiązań (wspieranych przez firmy niezależne), chociaż w początkowym etapie wdrożeń może powodować niezgodność współdziałania poszczególnych elementów telefonii IP pochodzących od różnych dostawców.

Telefonia IP jest połączeniem technik przesyłania danych przez łącza komutowane lub linie dzierżawione publicznej sieci telefonicznej PSTN z sieciami z komutacją pakietów, takimi jak sieci Internet/intranet, LAN, X.25 czy innymi przystosowanymi do przesyłania danych. Aplikacje telefonii IP w systemach informacyjnych Call Center zyskały miano technologii IP czwartej generacji lub IP Contact Center. Rozwiązania te są już całkowicie oparte na systemach komputerowych, pozbawione ograniczeń charakterystycznych dla urządzeń telekomunikacyjnych.

Pojawienie się telefonów IP w systemach komputerowych wprowadza istotne oszczędności w firmach posiadających sieć placówek w sieci rozległej, gdzie usługa (głosowa) może być w całości realizowana w technologii VoIP. Oznacza to, że rozmowy telefoniczne wewnątrz firmy są prowadzone za darmo, komunikacja ze światem zewnętrznym w ramach strefy telefonicznej osiąga zwykle koszt rozmowy lokalnej, a połączenia w relacjach międzymiastowych mogą być kilkakrotnie niższe.

W nowoczesnych oddziałach przedsiębiorstw praktycznie nie ma potrzeby instalowania centralek telefonicznych ani odrębnej instalacji sieci telefonicznej. Z niewielkimi wyjątkami telefonia IP korzysta z już zainstalowanej sieci komputerowej i współużytkuje dostępne pasmo komunikacyjne. Telefon internetowy zastępuje wtedy tradycyjny aparat telefoniczny, korzystając bądź z aplikacji zainstalowanych na współpracujących z nim centralkach IP PABX, bądź z aplikacji sieciowych serwerów komunikacyjnych.

Do nawiązania połączenia głosowego w sieci komputerowej LAN używa się zwykle serwera komunikacyjnego, jednak samo prowadzenie rozmowy przebiega już bezpośrednio między terminalami - czyli bez angażowania serwera. Pierwsze rozwiązania komputerowej komunikacji głosowej VoIP zawierały ograniczenia związane z koniecznością używania takiego samego oprogramowania i sposobów kompresji głosowej w czasie rzeczywistym po obydwu stronach współdziałających urządzeń. Spośród wielu istniejących rodzajów oprogramowania stosowanego w pierwszych rozwiązaniach (Internet Phone, WebPhone, Net2Phone) największym powodzeniem nadal cieszą się aplikacje hybrydowe - łączące w całość zarówno wcześniejsze rozwiązania głosowe, jak i nowe opracowania.

Zmiany w usługach telefonii IP

Od strony użytkownika telefonia IP korzysta z odpowiedników tradycyjnych aparatów telefonicznych, zainstalowanych na komputerach osobistych z oprogramowaniem telefonicznym (SoftPhones) lub telefonach cyfrowych (IP Phones) - włączanych wprost do sieci komputerowej Ethernet. Cechą charakterystyczną komputerowych terminali głosowych (SoftPhones) jest możliwość pracy alternatywnej - bądź przez lokalną sieć komputerową LAN, bądź przez telefoniczne łącze komutowane.

Łatwość dokonywania modyfikacji dzięki automatycznej konfiguracji i rekonfiguracji telefonów internetowych oraz niższe koszty utrzymania takiego systemu telefonicznego, uzyskiwane przez jednolite zarządzanie oparte na WWW, stanowią dodatkową zaletę aplikacji zarówno softphonów, jak i telefonów IP łączonych przez sieć komputerową. Poza prowadzeniem rozmów telefony IP realizują szereg standardowych funkcji dostępnych w aparatach systemowych, takich jak: zestawianie połączeń konferencyjnych, zawieszanie i przełączanie połączeń (call forwarding), programowanie klawiszy szybkiego wybierania, identyfikację i prezentację numeru wywołującego czy imienia i nazwiska osoby dzwoniącej (caller ID).