Stopki w służbowych e-mailach już dziś bywają kilka razy obszerniejsze niż treść samej korespondencji, a będzie tylko gorzej.

Wszystko przez przepisy, które weszły w życie z początkiem 2007 r. Dodajmy przepisy odnotowane tylko przez nielicznych, co łatwo można zweryfikować, analizując służbową pocztę elektroniczną otrzymaną po 1 stycznia br. Ustawa z 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, a konkretnie jej artykuł 5, oraz jednoczesne zmiany w przepisach kodeksu spółek handlowych nałożyły na spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne i ich oddziały nowe obowiązki informacyjne, a na członków zarządów kary za nieprzestrzeganie nowych przepisów.

Powszechny obowiązek

O jakie obowiązki chodzi? Dotyczą one wszystkich pism i zamówień handlowych, a więc tak naprawdę wszelkiej korespondencji, bo hasło "pisma" można interpretować bardzo szeroko. Są to więc zarówno papierowe listy polecone, jak i informacje na stronach WWW oraz korespondencja elektroniczna. Mają one zawierać nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka wpisana jest do rejestru, numer identyfikacji podatkowej NIP oraz wysokość kapitału zakładowego. Grzywna za niezastosowanie się do powyższych wymagań wynosi do 10 tys. zł.

W uzasadnieniu projektu rządowego można przeczytać, że "wprowadzony obowiązek ma zagwarantować bezpieczeństwo obrotu oraz upowszechnić i ułatwić dostęp do informacji o spółkach". Zmiany wymienionych ustaw wynikają z ujednolicania we wszystkich państwach Unii Europejskiej wymagań w stosunku do spółek, dzięki czemu chronione mają być interesy zarówno spółek, jak i osób trzecich.

Nowa przepisy nie odbiły się szerokim echem w sieciowej dyskusji. Piotr Vagla Waglowski zapytuje na serwisie vagla.pl: "W kontekście tej ustawy najbardziej zastanawia mnie jak rozumiane są «pisma i zamówienia handlowe». Ofertę rozumiem, zamówienie rozumiem, ale pismo? Czy ta ustawa nie spowoduje konieczności dodania wszystkich tych informacji po prostu do sygnaturki w poczcie elektronicznej?" Z taką interpretacją zgadza się jeden z nielicznych serwisów hostingowych, który przypomina klientom w publicznej informacji o nowych obowiązkach: "Jeśli chodzi o pocztę elektroniczną, to obowiązek umieszczania informacji w formie stopki (sygnatury) dotyczy każdego listu wysyłanego z konta firmowego - w tym wszelkich newsletterów, korespondencji masowej". W gruncie rzeczy nic do końca nie wiadomo, ale można założyć, że w ciągu kolejnych tygodni wszyscy zaczną dodawać wymagane informacje we wszystkich, wysyłanych ze służbowych kont w służbowych sprawach, e-mailach.

Bez stresu

Większość szefów działów IT przyjęła informację o nowych obowiązkach dość obojętnie. Nowe przepisy, wynikające z implementacji dyrektyw unijnych, to coś w rodzaju niesprzyjającej pogody- wieje, no cóż, nie przestanie tylko dla-tego, że nam szalik irytująco łopocze. Już dobre kilka lat wiele firm żyje z ob-szernymi, groźnie brzmiącymi stopkami przypominającymi adresatowi e-maila,że "ta wiadomość i jej załączniki przez-naczone są wyłącznie do użytku adresata i zgodnie ze stosowanymi przepisami mogą zawierać informacje zastrzeżone, poufne lub w inny sposób niejawne", ko-piowanie i rozpowszechnianie surowozabronione, inaczej, nieupoważniony odbiorco tego listu, będziesz miał kłopoty - dziękujemy za współpracę. Są firmy, w których te przez nikogo nie czytane stopki dołączane są w kilku językach, co sprawia, że zrozumienie szóstego w wątku e-maila, w którym cytowane są e-maile poprzednie, staje się niemal niemożliwe.

Nie zmienia to faktu, że są tacy, którzy uważają nowe pomysły ustawodawcy za bulwersujące i nieprzemyślane. Jeden z poirytowanych czytelników napisał do redakcji Computerworlda: "Początkowo uznałem informację o nowych przepisach za jakiegoś hoaxa, jednak google.pl dał mi blisko 99-proc. pewność, że ktoś faktycznie wprowadził taką ustawę, i co gorsza, obowiązuje ona już od kilku dni. Chwyciłem za telefon i obdzwoniłem zaprzyjaźnionych szefów IT. O nowym rozporządzeniu dowiadywali się ode mnie. Poprosiłem naszego prawnika o opinię, czy ww. ustawa dotyczy wszystkich wiadomości e-mailowych, czy tylko zamówień handlowych. Otrzymałem informację jak poniżej: «Wymóg zamieszczania określonych, wskazanych w mojej informacji, danych dotyczy wszelkiej korespondencji, a więc zarówno zamówień handlowych, jak też pozostałych pism wysyłanych elektronicznie lub listem, faksem (...). Czy ktoś pokusił się o analizę, jak te kilkaset znaków na końcu e- maila wpłynie na obciążenie łączy w Polsce, serwerów, transfer e-maili...»".

Wątpliwości jest wiele. Czy można nowe informacje zamieszczać w pliku txt dołączonym do poczty elektronicznej? Kto i jak będzie egzekwował ten przepis? W jaki sposób będzie udowadniany brak odpowiedniej informacji w konkretnym e-mailu? Tego typu ustaw było do tej pory tyle, że od razu można powiedzieć, iż dopóki nie nastąpią pierwsze rozstrzygnięcia w odpowiednim sądzie, dopóty odpowiedzi na powyższe pytania będą obarczone dużym ryzykiem niepewności.

<hr>

Niniejsza wiadomość przekazana została Państwu przez International Data Group Poland SA ul. Jordanowska 12, 04-204 Warszawa

NIP 113-00-16-276, wpisana do KRS pod numerem 0000156196 — Sąd Rejonowy dla miasta Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy, kapitał zakładowy 500 021,20 zł