Wyznaczanie wymiernej efektywności inwestowania w informatykę jest zadaniem, którego do tej pory polskie firmy unikały. Decydował o tym przede wszystkim brak wiedzy. Czas, by sytuacja ta się zmieniła.

Okrzyk "nie da się" i gest rozłożenia rąk to najbardziej typowe reakcje, na pytanie o finansowy rezultat wdrożenia rozwiązania informatycznego. Owszem, łatwo o przymiotniki, typu szybciej, lepiej; słowa klucze, jak optymalizacja; określenia w rodzaju "w większym stopniu". Wciąż jednak znikoma liczba przedstawicieli różnych przed- siębiorstw wskazuje na niemożność podania konkretnych liczb. W trakcie tegorocznej górskiej szkoły Polskiego Towarzystwa Informatycznego w Szczyrku, której tematem przewodnim była efektywność inwestowania w informatykę, zebrani tam profesjonaliści byli jednomyślni, że liczyć trzeba. Zarazem jednak wyraźnie można było wyczuć pewną bezradność - jak to zrobić?

Dla kontrastu, prawie każda inwestycja w rozwiązania informatyczne w Stanach Zjednoczonych musi mieć precyzyjne, wymierne uzasadnienie ekonomiczne. Od początku musi być jasne, dlaczego się inwestuje w dane rozwiązanie i jakich konkretnie korzyści należy się spodziewać. Oczywiście, owa amerykańska dokładność jest w pewnej mierze umowna. To, że jakaś firma deklaruje, iż zainstalowany system pozwolił jej zarobić 56 348 dolarów i 43 centy, nie oznacza, że rzeczywiście była to taka suma. Liczba ta obrazuje jedynie, jaki wynik został osiągnięty w przyjętym modelu, przy założonych współczynnikach. Zresztą - co jest już domeną badań socjologicznych - Amerykanie lubią liczyć dosłownie wszystko (bo daje im to złudzenie kontroli nad otaczającą ich rzeczywistością). Choć może Amerykanie przesadzają, to zważywszy na poziom zastosowania informatyki w ich kraju wyznaczanie opłacalności zdaje się mieć głęboki sens.

Czas na pomiar

W Polsce, w której przyszło nam zmierzyć się z czasem recesji, liczenie opłacalności inwestycji również stanie się koniecznością. Widać już pierwsze jaskółki. Przykładowo, wrocławska spółka IBS, dostawca systemu ASW, wystąpiła z nowatorską ofertą, zakładającą znaczną redukcję opłaty licencyjnej (do 85%) w zamian za udział (50%) w przyszłych zyskach, osiągniętych dzięki wdrożeniu systemu u klienta. Oczywiście, wymaga to wskazania najpierw współczynników, według których będzie liczona osiągnięta efektywność. Tutaj można wyróżnić obszary, w których łatwo to uczynić, np. poprawić efektywność wykorzystania magazynu (poprzez optymalizację zapasów magazynowych i proste wyliczenie, ile uzyskano gotówki dzięki tej redukcji). Gdzie indziej jest to znacznie trudniejsze, tych "łatwych" obszarów jest jednak wystarczająco dużo, by można było zacząć liczyć. W przypadku IBS do tej pory nie znalazł się żaden klient, który zdecydowałby się na taką formę rozliczeń. Ci, którzy razem z konsultantami wykonawcy zaczęli prognozować przyszłe korzyści, doszli szybko do wniosku, że im się to nie opłaca, lepiej od razu zapłacić za licencję. Można to oczywiście potraktować jako dobry zabieg marketingowy, ale również uznać za dowód na to, iż zwyczajnie brakuje determinacji i wiary w sensowność podjęcia takich żmudnych wyliczeń.

Liczenie korzyści z wdrażania rozwiązań informatycznych nie różni się metodycznie od standardowych metod szacowania opłacalności inwestycji, gdzie współczynnik ROI (Return on Investment, czyli zwrot z inwestycji) jest tylko jednym z wielu narzędzi. Działom informatycznym w przedsiębiorstwach brakuje tej wiedzy ekonomicznej, z kolei specjaliści od inwestycji nie potrafią wniknąć w specyfikę wdrożeń informatycznych, bo wymaga to przeniesienia modeli opracowanych na potrzeby produkcji przemysłowej do technologii informacyjnych. Taką sytuację do tej pory podtrzymywało uznawane za aksjomat przekonanie, że inwestować w informatykę zawsze warto. Świadomość menedżerów na tyle się jednak zmienia, że celowość inwestycji w IT trzeba będzie wykazać na drodze kwantyfikowalnych argumentów, nie zaś jedynie jakościowych czy wręcz ideo-logicznych. Dotyczy to również firm informatycznych.

Do tej pory nawet największe podmioty z branży IT, działające na naszym rynku, nie miały pracowników-specjalistów, którzy we współpracy z klientem byliby w stanie takie analizy opłacalności przygotować. Z drugiej strony, nie żądali tego klienci, zapewne przekonani o całkowicie niewymiernym charakterze opłacalności inwestowania w rozwiązania informatyczne.

Wciąż należy jednak pamiętać, że szacowanie takiej opłacalności przed dokonaniem wdrożenia jest prognozowaniem, a to zawsze wymaga dokonania pewnych założeń, bardziej opartych na intuicji i doświadczeniu niż weryfikowalnych danych. Łatwiej zweryfikować to ex post, ale już wyznaczenie kosztów wdrożenia również nie jest zadaniem łatwym.

Dwa światy

Cena, jaką firma płaci za sprzęt i oprogramowanie przy wprowadzaniu nowych systemów, stanowi jedynie ułamek kosztów, które faktycznie będzie musiała ponieść. Gdy mowa o opłacalności inwestycji, po stronie wydatków trzeba zapisać wszystko, co firma wydała na inwestycje.

Do prawidłowego oszacowania efektywności inwestycji w informatykę niezbędna jest wiedza, dotycząca prawdziwych kosztów wdrażania i eksploatacji systemów informatycznych. To nie tylko niezbędne wydatki na płace personelu w dziale IT, szkolenia użytkowników czy materiały eksploatacyjne. To również wiele istotnych czynników, które umykają pobieżnej ocenie - np. czas, jaki pracownicy tracą "rebootując" komputer, który się zawiesił, czy też pomagając koledze w formatowaniu dokumentu w edytorze tekstu.

Wyznaczenie rzeczywistych kosztów jest zadaniem praktycznie niewykonalnym, jeśli nie dysponuje się statystycznymi modelami takich kosztów, które można sparametryzować pod kątem konkretnej firmy. Taką analizę przeprowadzono ostatnio w Telekomunikacji Polskiej SA, gdzie całościowe koszty informatyki liczono wg metodyki TCO (Total Cost of Ownership), opracowanej przez Gartner Group.