Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie w przedsiębiorstwach przeszły już długą ewolucję. Dzisiaj są to dojrzałe rozwiązania, bez których trudno zachować pozycję konkurencyjną.

Zastosowanie informatyki w zarządzaniu przedsiębiorstwem minęło już próg, po przekroczeniu którego nie ma odwrotu. Na konkurencyjnym rynku bez informatyki nie da się skutecznie zarządzać dużym czy też średnim przedsiębiorstwem. Boleśnie zdążyło to już odczuć wiele polskich firm.

Informatyka znajduje zastosowanie nie tylko w finansach i księgowości, ale praktycznie we wszystkich sferach działalności. Po uporządkowaniu procedur organizacyjnych w przedsiębiorstwie i wdrożeniu systemu informatycznego do obsługi sfery podstawowej przedsiębiorstwa: handlu i produkcji, warto wprowadzić sprawniejsze i efektywniejsze zarządzanie sferą ekonomiczną przedsiębiorstwa, stosując takie techniki, jak: kontroling, nadzorowanie sprawności działania przedsiębiorstwa, strategiczna karta wyników i pochodne narzędzia analityczne. Pozwala to na znaczne poprawienie wyników ekonomicznych w horyzoncie średnio- i długofalowym.

Dane dla tych zastosowań pochodzą z podstawowych aplikacji informatycznych, z których najistotniejszy zwykle jest system ERP (Enterprise Resources Planning) - zarządzania przedsiębiorstwem przez pryzmat finansów. System taki może obecnie obejmować praktycznie wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa, pozwalając na wspieranie zarządzania i wzrost wyników przedsiębiorstwa także w horyzoncie krótkoterminowym. Omówię kilka typowych rozwiązań, aczkolwiek niedotyczących instytucji o charakterze finansowym ani firm logistycznych.

Motywacja stosowania

Informatyka wykorzystywana w przedsiębiorstwie do wspomagania zarządzania jest narzędziem w rękach kierownictwa, które ma usprawnić działanie organizacji. Nie jest to panaceum na wszelkie dolegliwości i w wielu przypadkach próba rozwiązywania problemów organizacyjnych lub personalnych przy użyciu komputera kończy się niepowodzeniem. Właściwie użyty system informatyczny jest potężnym i sprawnym narzędziem zarówno do wspierania codziennej działalności, jak i zarządzania operatywnego. W typowym przypadku kierownictwo przedsiębiorstwa otrzymuje zagregowane informacje dotyczące różnych perspektyw czasowych:

• W horyzoncie krótkoterminowym: zagrożeń bezpośrednich, takich jak zagrożenie płynności finansowej, groźba zagrożenia terminów dostaw dla klientów lub istotnych zakłóceń w toku produkcji.
• W horyzoncie średnioterminowym: prognoz i poziomu zamówień, zmiany trendów na rynku, pozycji finansowej, poziomu współpracy z klientami.
• W horyzoncie długoterminowym: dane do opracowania lub aktualizacji wizji i strategii przedsiębiorstwa - zarówno jego obecności na rynku, profilu działalności, inwestycji, jak i struktury wewnętrznej przedsiębiorstwa i sposobu przyszłej obsługi procesów gospodarczych.

Informacje te są różnej jakości, często niespójne i na ogół dostępne z opóźnieniem. Rolą systemu informatycznego wspierającego zarządzanie jest zmiana tego stanu rzeczy. Wdrożenie systemu informatycznego powinno przynosić, oprócz niewątpliwego poprawienia komfortu pracy, konkretne korzyści ekonomiczne. Doświadczenie pokazuje, że zwykle można uzyskać istotną poprawę przede wszystkim w takich elementach, jak:

• Zmniejszenie poziomu zapasów, które bywa znaczne, sięgając 20 lub więcej procent. Dzięki lepszemu planowaniu i harmonogramowaniu działalności uzyskuje się nie tylko jednorazowe ich zmniejszenie, ale także redukcję kosztów utrzymania zapasów, które zwykle wynoszą 25-30% wartości tych zapasów rocznie. Można tu uzyskać oszczędności rzędu 10%.
• System ERP pozwala na precyzyjne planowanie i wytwarzanie oraz zakup tylko tego, co jest w danym momencie niezbędne (by unikać niedoborów jednych składników, a nadmiaru innych). Dzięki temu można także skrócić cykl dostaw: od momentu przyjęcia zamówienia do jego realizacji. Dzięki temu można również zmniejszyć poziom prac w toku i skrócić długość cyklu dostaw dla klienta.
• System ERP pozwala na zmniejszenie kosztów materiałowych w efekcie zastosowania lepszych technik zakupów: łączenie zamówień w grupy czy też dostarczanie aktualnych informacji przydatnych w trakcie negocjacji z dostawcą.
• Dzięki sprawnemu planowaniu można zapewnić płynny przepływ produkcji z niewielką liczbą przestojów i braków, dzięki czemu maleją koszty robocizny bezpośredniej i pośredniej. Zyskuje na tym także jakość produkcji i świadczonych klientom usług.
• System ERP daje możliwość szybkiego reagowania na zmiany w zamówieniach klientów i problemy z dostawami. Możliwa jest zmiana priorytetów dostaw, zawiadamianie klientów o zmianach dostaw lub taka zmiana harmonogramów produkcji, by elastyczniej zaspokajać potrzeby klientów.
• Wykorzystanie procedur nadzoru ściągania należności może w efekcie doprowadzić do zwiększenia dostępnej gotówki. Dodatkowo możliwe jest lepsze nadzorowanie przepływów pieniężnych i lepsze zarządzanie obsługą kredytów, a nawet zmniejszenie wielkości potrzebnych kredytów obrotowych.
• Liczenie kosztów uzyskania produktów może być wykonywane przy użyciu aktualnych danych pochodzących z opisu struktur wyrobów i technologii ich wytwarzania. Możliwe jest symulowanie wpływu na koszty zmian materiałowych, stawek robocizny oraz przewidywanych zmian w technologii wytwarzania. Pozwala to na realistyczną kalkulację cen dla klientów.

Analiza wskaźnikowa jest wygodnym narzędziem do oceny stanu przedsiębiorstwa i pozwala na inne spojrzenie na efekty funkcjonowania systemu ERP. Podstawowe wskaźniki, które mogą być obserwowane:

• Wskaźniki opisujące zarządzanie operatywne przedsiębiorstwem, takie jak wskaźnik rotacji materiałów (koszt sprzedaży/zapasy), pokazujący szybkość obrotu materiałowego, lub rotacja należności (należności x 365/sprzedaż). Im jest on mniejszy, tym większa jest dostępność gotówki.
• Wskaźniki opisujące zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa - przede wszystkim zwrot na aktywach (zysk przed opodatkowaniem/całość aktywów).
• Wskaźniki płynności i inne obrazujące sprawność zarządzania finansami.

Na poziomie zarządzania operatywnego badane są inne dane i wskaźniki. Ich dobór zależy już od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Podstawowe cechy

System informatyczny do zarządzania konkretnym przedsiębiorstwem powinien być zintegrowany. Oznacza to, że raz wprowadzona do systemu informacja jest w nim zachowana i przetwarzana według potrzeb, a dostęp do niej mają wszyscy, których do tego upoważniono. Pozwala to na uniknięcie lub przynajmniej radykalne zmniejszenie wielokrotnego wprowadzania i przepisywania danych, a przez to przyspieszenie obiegu informacji i zmniejszenie liczby błędów. Tylko tyle i aż tyle. Nie oznacza to, że używane oprogramowanie musi być od jednego dostawcy. Obecnie coraz częściej stosowane są rozwiązania systemu, w których wykorzystywane jest oprogramowanie pochodzące od wielu dostawców, zintegrowane na poziomie danych.

Oprogramowanie systemów współczesnych ma architekturę rozproszoną. Są to na ogół systemy typu klient/serwer. Wykorzystywana jest technologia rozproszonych baz danych, co oznacza stosowanie równoczesne wielu kopii roboczej bazy danych dostępnych dla użytkowników na całym świecie. Dostęp do danych możliwy jest przez stosowanie standardowego języka zapytań SQL z użyciem mechanizmów ochrony danych.

Oprogramowanie powinno obsługiwać przedsiębiorstwo wielozakładowe i wielofirmowe (m.in. konsolidacje dla holdingów i firm międzynarodowych). Powinna być też możliwa przyszła ekspansja systemu informatycznego w przedsiębiorstwie do obsługi innych istotnych funkcji, które chwilowo nie są wdrażane (np. zarządzanie danymi produktu, zarządzanie operatywne produkcją, obsługa serwisu itp.) oraz poza opłotki przedsiębiorstwa - to np. obsługa łańcucha dostaw między przedsiębiorstwami.

Wymagania funkcjonalne stawiane systemom informatycznym we współczesnych przedsiębiorstwach to przede wszystkim możliwość wspierania zarządzania poprzez:

• Umożliwienie dostępu do mechanizmów kontrolingu i narzędzi analitycznych (w tym analiz w czasie rzeczywistym OLAP i zaawansowanego systemu analiz BI, włączając zintegrowaną tablicę wyników).
• Obsługę budżetowania działalności przedsiębiorstwa na różnych poziomach zarządzania.
• Pełną obsługę finansów i księgowości.
• Udostępnienie odpowiedniego dla przedsiębiorstwa rachunku kosztów i kalkulacji cenowych.
• Obsługę procesów podstawowych wewnątrz przedsiębiorstwa, a przede wszystkim logistyki, obsługi sfery technicznej, zaopatrzenia, planowania, sterowania produkcją, serwisu i służb pomocniczych.
• Obsługę zarządzania relacjami z klientami i sfery marketingu.
• Obsługę łańcucha dostaw od klientów poprzez przedsiębiorstwa kooperujące między sobą aż do dostawców materiałów i surowców.